Kommunikationslösungen – gestern, heute, morgen
Autor: Udo Thermer, Geschäftsführer der byon gmbh/gg
Verteiltes Arbeiten ist nur möglich, wenn die dafür nötigen Lösungen funktionieren und sich dem Wandel der Arbeitswelt stetig anpassen. Dennoch ist es für Unternehmen zum Teil schwierig zu erfassen, welche Produkte welchen Mehrwert leisten können. Es lohnt sich also ein Blick in die Vergangenheit, um die Entwicklungsstufen der Technologie nachzuvollziehen.
Der Weg von Einzelanwendungen hin zu UCC
Der Schreibtisch, wie er vor rund 30 Jahren aussah, zeigt wie sich die Arbeits- und damit einhergehend die Kommunikationswelt verändert haben. Wo früher für jegliche Kommunikationsprozesse wie Fax, Voicemail und E-Mail eine eigene Hardware benötigt wurde, kommen Beschäftigte heute mit nur einem Endgerät aus. Die ersten Versuche, die verschiedenen Kanäle und Geräte zu vereinheitlichen, kamen um 1995 unter dem Stichwort Unified Messaging auf. Der Grundstein oder auch der Kerngedanke der Vereinheitlichung war gelegt. Mit der IP-Telefonie und weiteren technischen Möglichkeiten entwickelte sich Unified Messaging um das Jahr 2000 zu Unified Communications (UC) weiter. UC-Lösungen bringen somit die Messaging-Funktionen und die Telefonfunktion auf einer Plattform zusammen. Mit der orts- und zeitunabhängigen Arbeit an gemeinsamen Dateien können Beschäftigte mittlerweile „kollaborieren“. Die Lösungen wurden damit noch einmal erweitert, sodass heute von UCC, also Unified Communications und Collaboration die Rede ist. Mit der Pandemie hat sich dieser Begriff vor allem in der IT- und TK-Branche etabliert.
Möglichkeiten und Grenzen der Lösungen
UC- oder UCC-Lösungen können und sollen die Arbeit erleichtern. Dafür ist besonders wichtig, dass die Beschäftigten ein gutes Nutzungserlebnis haben, um einen echten Mehrwert ziehen zu können. Mit der verstärkten Nachfrage haben sich die Lösungen in den vergangenen Jahren enorm weiterentwickelt. Müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise nicht zwischen unterschiedlichen Plattformen oder sogar Hardware-Lösungen wechseln, können sie wertvolle Zeit einsparen.
Die gemeinsame Einsicht oder Arbeit an Dokumenten bietet einen weiteren Effizienzvorteil. Neue Arbeitsmodelle wie Mobile Work haben verdeutlicht, wie wichtig eine solche digitale Dokumentenablage etwa in der Cloud ist, um effizient zusammenarbeiten zu können. Mit der Verlagerung vieler Geschäftstermine in die digitale Welt, ist mittlerweile auch die Bildschirmteilung in Videokonferenzen nicht mehr wegzudenken.
Die ständige Verfügbarkeit der Systeme kann jedoch auch zum Problem werden. Ein Beispiel sind verzerrte Erwartungshaltungen bei Arbeitgebern oder auch bei Kundinnen und Kunden. Diese wiederum können Beschäftigte unter Druck setzen, indem sie beispielsweise versuchen, besonders schnell zu reagieren. „Always on“ zu sein, kann Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Fall daran hindern, sich konzentriert Aufgaben zu widmen.
