Bestehende Dokumente als Herausforderung: Über den richtigen Einstieg in die Digitalisierung
Hinzu kommt, dass Hochleistungssysteme auch in der Lage sein sollten, Vorlagen, die schräg im Einzug gelandet sind, zum einen nicht zu beschädigen. Zum anderen sollten sie in der Lage sein, diese Schräglage eigenständig zu erkennen und den zu scannenden Bereich dann so anzupassen, dass sämtliche Informationen erfasst werden und nicht nur ein Teil. Sonst müsste schon an dieser Stelle manuelles Nacharbeiten erfolgen – und das ist in der Regel zeitaufwendig und damit teuer.
Die Software
Doch besteht der Scanner keineswegs aus der reinen Hardware, um digitale Abbilder der Vorlagen zu erzeugen. Wichtig ist vielmehr, dass die Informationen der papierhaften Dokumente erfasst und nutzbar gemacht werden. Dafür kommt OCR – Optical Character Recognition – zum Einsatz. Hierbei spielt die Erkennungsrate der Software für die Buchstaben und Zeichen die entscheidende Rolle. Optimal arbeitende Hardware, die anschließend einen enormen Aufwand in der manuellen Nachbearbeitung erfordert, ist somit schlicht nicht hilfreich.
Empfehlenswert sind daher Systeme, die über die sogenannte Clear-Image-Capture-Technologie verfügen. Sie garantiert eine außergewöhnliche Bildqualität, welche die Fähigkeiten von Systemen übertrifft, die mit Standard Contact Image Sensor (CIS) oder charge-coupled Device (CCD) arbeiten. Clear Image Capture ermöglicht es darüber hinaus, die unterschiedlichsten Dokumententypen zu erfassen, die bei leistungsfähigen Scannern direkt hintereinander aus der Vorlage gescannt werden.
Formate und Workflows
Unterschiedliche Formatvorlagen erfordern in vielen Fällen auch unterschiedliche Weiterverarbeitung des digitalen Dokuments. Entsprechend sollte darauf geachtet werden, dass der Scanner ermöglicht, verschiedene Dateiformate wie Word, Excel oder PDF zu erzeugen, die anschließend einfach von den Teams bearbeitet werden können.
Dabei spielt es zudem eine Rolle, wohin der Scanner die Dokumente schickt. Nutzen Teams oder ganze Abteilungen das System, ist es sinnvoll, dass sich unterschiedliche Workflows direkt so definieren lassen, dass der Scanner Dokumente automatisch in die jeweils richtigen Workflows schickt. Dies lässt sich bei modernen, intelligenten Lösungen dadurch erreichen, dass einfache, mit QR-Code versehene Trennblätter zwischen die Vorlagen eingefügt werden.
Der Scanner zieht dieses Trennblatt bei seiner Stapelverarbeitung einfach ganz normal mit ein, erkennt und „liest“ den QR-Code. Es folgt eine entsprechende Anpassung der Einstellungen, ohne dass manuelles Eingreifen notwendig ist. Die gescannten Dokumente landen automatisch im richtigen Workflow.
Letztendlich können Unternehmen auf diese Weise große Mengen der Aktenberge schnell und effizient digitalisieren. Die Teams können damit gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten, die relevanten Informationen auch anderen zur Verfügung stellen und so bessere Ergebnisse erzielen.
Nebenbei sparen sich die Unternehmen durch mordende Scanner erhebliche Kosten in der Beschaffung von Papier und Kopierern samt Zubehör. Es werden weniger Aktenordner, Aktenschränke und weiteres Büromaterial benötigt. Lochen, einheften und ausheften, blättern und neu sortieren, gehört damit der Vergangenheit an.
