Bestehende Dokumente als Herausforderung: Über den richtigen Einstieg in die Digitalisierung

Autor/Redakteur: Roland Kastner, Sales Manager DACH bei PFU/gg

Die digitale Transformation ist gegenwärtig eines der wichtigsten Themen der IT. Vielfach wird dabei vornehmlich über Industrie 4.0, vernetzte Produktion und intelligente Lieferketten gesprochen. Das sind auch sicherlich wichtige Bestandteile eines umfassenden Ansatzes des digitalen Wandels, doch das ist keineswegs alles.

Bild: PFU

Ein solcher Ansatz lässt einen kompletten Aspekt vollkommen außer Acht: das in Papierform vorhandene Wissen des Unternehmens digital nutzbar zu machen. Dabei geht es darum, die bisherige Papierablage in eine elektronische umzuwandeln, mit Akten, in die – weil nicht verschlagwortet und damit nicht durchsuchbar – dann auch keiner mehr einen Blick wirft.

Es geht dabei jedoch nicht nur darum, mit Hilfe des Scannens und einer anschließenden inhaltlichen Erfassung das Wissen, das bisher nicht nutzbar war, zugänglich zu machen. Vielmehr geht es um einen ganzheitlichen Ansatz mit diesen Informationen umzugehen, um auch Prozesse und Vorgehensweisen schneller und effizienter und damit produktiver zu gestalten, die Kosten in der Administration zu senken und damit auch in diesem Bereich zum Erfolg und zur Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beizutragen. Um dieses Potenzial jedoch zu realisieren, sind schon beim ersten Schritt der Digitalisierung der Dokumente einige Punkte zu beachten.

Der Scanner

Zunächst ist Scanner nicht gleich Scanner. Je nach Bedarf und Ansprüchen gilt es, das optimale Gerät für den persönlichen Gebrauch oder den Einsatz in kleinen oder in großen Teams zu finden.

Kleine, kompakte Scanner, wie der ScanSnap iX1300 von PFU eignen sich beispielsweise für den Einsatz am Einzelarbeitsplatz. Der Hersteller hat dafür einen besonderen Einzugsmechanismus konzipiert, der wenig Stellfläche benötigt und damit auf nahezu jedem Schreibtisch Platz findet. Dazu gehört unter anderem ein Einzug mit Wendemechanismus, bei dem keine Ablagefächer ausgefahren werden müssen. Somit ist die benötigte Stellfläche kaum größer als die einer DIN-A4-Seite.

Bei größeren Scannern, die zum Beispiel in Teams oder Abteilungen zum Einsatz kommen, spielt meist der Platzbedarf eine geringere Rolle. Weitaus wichtiger werden dann andere Eigenschaften.

Dazu gehört unter anderem die Scan-Geschwindigkeit. Moderne Geräte wie die fi-8000 Series von Fujitsu schaffen eine Duplexgeschwindigkeit von bis zu 90 Blatt pro Minute. Dabei gilt es zu beachten, dass die Scanner nicht nur Standard-DIN-A4-Formate unterstützen, sondern in der Lage sind, automatisch unterschiedliche Formate zu erkennen und den Scan-Vorgang dann genauso automatisch an das andere Format anzupassen.