Softwareroboter: Digitale „Hände“ zur durchgehenden Datenverarbeitung
Better together: End-to-End-Automatisierung mit RPA und Intelligent Automation
RPA ist Wahl, wenn es darum geht, Prozesslücken zu schließen und einzelne manuelle Arbeitsschritte zu automatisieren. Für eine volle End-to-End-Automatisierung komplexerer Prozesse, wie Vertragsabwicklung, Kunden-Onboarding oder Rechnungsfreigaben, braucht man jedoch weitere Tools. Intelligent-Automation-Anwendungen und KI-gestützte Workflow-Tools sorgen dafür, dass auch umfangreiche Prozessketten mit mehreren Arbeitsschritten automatisch laufen. ECM- und Content-Services-Plattformen bieten dafür eine Kombination aus Funktionalitäten für die Verarbeitung von Daten, Inhalten und Dokumenten, RPA und intelligenten Automatisierungs- und Workflow-Tools.
Ein exemplarischer Prozess könnte so aussehen: Obwohl Daten und Informationen in Form von Serviceanfragen oft über digitale Kanäle, wie E-Mail oder Service-Portale, eintreffen, werden Workflows wie die Vertragsbearbeitung in manchen Branchen teilweise auch heute noch papiergebunden abgewickelt. In diesem Fall scannen und digitalisieren Intelligent-Capture-Lösungen eingehende Dokumente und extrahieren automatisch, schnell und präzise relevante Informationen. Optical Character Recognition (OCR) Software identifiziert Worte und Zeichen und kategorisiert die Dokumente automatisch, zum Beispiel in Anfragen. Die intelligenten Lösungen brauchen dazu, anders als traditionelle Extraktionsmethoden, keine Schlüsselworte oder Ankerpunkte für die Kategorisierung. Sie erkennen Muster, „lesen“ das Dokument und identifizieren zuvor für eine bestimmte Kategorie definierte Keywords wie „Antrag“. Auf dieser Basis wird die Dokumentenkategorie ermittelt und alle für den Prozess relevanten Informationen extrahiert. All das geschieht − bis auf wenige Ausnahmen − vollautomatisch. Nach der Erfassung übernimmt eine intelligente Process-Automation-Software und automatisiert die nachgelagerten Abläufe. Sie routet alle Inhalte, Dokumente und Daten – unabhängig, über welchen Kanal sie das Unternehmen erreicht haben – in den Workflow und entsprechende Unternehmensabteilungen beziehungsweise -applikationen, also zum Beispiel Verträge zur Prüfung und Freigabe an die Rechtsabteilung. Etwaige Freigabe- oder Korrekturschleifen lassen sich ebenfalls abbilden.
Eine Plattform, effiziente Prozesse
Die Zukunft der Datenverarbeitung ist vollautomatisch! Dazu braucht man ein geschicktes Zusammenspiel unterschiedlicher Automatisierungslösungen, damit auch Bestandslösungen ohne passende Schnittstellen eingebunden werden können, und komplexe, abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen. Moderne ECM- und Content-Services-Plattformen bieten diesen Mix gepaart mit spezifischen Lösungen für das Management von Daten, Inhalten und Dokumenten für eine zeit- und kosteneffiziente Bearbeitung von Prozessen. Das ermöglicht Unternehmen eine effizientere Nutzung ihrer Daten und einen besseren und schnelleren Customer Service sowie den Vorteil, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.
