Compliance bei verteilter Arbeit – Wie KI die Rechtsabteilung in 2022 verändern wird

Autor/Redakteur: Charles Cao, Head of Operations and Strategy bei Conga/gg

Digital orientierte Unternehmen setzen heute auf die Automatisierung von Verträgen, um Vertragsabläufe zu vereinfachen, Prüfungs- und Umsatzzyklen zu beschleunigen und den Wert jedes Vertrags zu maximieren. Die automatisierten Arbeitsabläufe und Prozesse erleichtern einen Großteil der manuellen Dateneingabe und des Papierkrams, mit dem die Rechtsabteilung normalerweise zu kämpfen hat. Doch angesichts der heutigen verteilten Belegschaft und der steigenden Anforderungen an Rechtsabteilungen, strategische Aufgaben in Unternehmen zu übernehmen, wird die bisherige Art der Automatisierung im Jahr 2022 nicht mehr ausreichen.

Bild: Conga

Remote-Arbeit deckt Compliance-Lücken auf

Viele Rechtsabteilungen müssen Stunden damit verbringen, physische Dokumente oder E-Mails zu sichten, um den Überblick darüber zu behalten, wo sich ein Vertrag im Zyklus befindet und welche Informationen wann aufgenommen werden müssen. Dies stellt eine Herausforderung für die Transparenz dar. Für Unternehmen ohne automatisierte Systeme hat sich das Problem noch verschärft, da die Remote-Arbeit immer mehr eingesetzt wird.

Dies betrifft auch andere Funktionen in einem Unternehmen. So stehen beispielsweise die Sales-Teams unter dem Druck, ihre Umsatzziele zu erreichen. Daher kann es vorkommen, dass sie dazu gedrängt werden, einen Vertrag mit Anreizen zu versehen, um ein Geschäft schneller abzuschließen. Die Wahrscheinlichkeit ist jedoch groß, dass dies nicht mit den Unternehmensrichtlinien oder Branchenstandards übereinstimmt, da die Informationen über Klauseln, Bedingungen und Konditionen nicht in einem zentralen System aktualisiert werden. Wenn Unternehmen im derzeitigen Klima weiterhin so uneinheitlich vorgehen, wird jede vermeintlich einfache Entscheidung zu einem hektischen Wettlauf mit der Zeit. Denn dabei gilt es zu vermeiden, einen wertvollen Vertrag auslaufen zu lassen oder zusätzliche Einnahmemöglichkeiten zu verpassen.

CLM-Lösungen der nächsten Generation

In diesem Jahr wird der Fokus beim Thema Automatisierung daher verstärkt auf dem zusätzlichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) liegen, um die Transparenz im Unternehmen zu schaffen, die häufig noch fehlt. KI ist in der Lage, den gesamten Vertragslebenszyklus aus der Ferne zu verwalten und die Verträge eines Unternehmens in verwertbare Informationen über alle Abteilungen hinweg umzuwandeln. Sie extrahiert unstrukturierten Text aus Handelsverträgen und verarbeitet diesen in strukturierte Daten, was die Überarbeitung von Verträgen unter Einhaltung der Vorschriften erleichtert, ohne dass Sales-Teams im permanenten Kontakt mit der Rechtsabteilung stehen müssen. Risiken werden dadurch minimiert, weil automatische Benachrichtigungen vor jedem datumsabhängigen Ereignis an die Rechtsabteilung geschickt und Vertragsbedingungen somit rechtzeitig vor einer Neuverhandlung überprüft werden können. Automatische Risikoanalysen können erstellt werden, um potenzielle Haftungsgefahren und fragwürdige Klauseln in Verträgen oder in einer Klauselbibliothek aufzuzeigen. Darüber hinaus werden für das Sales-Team im gleichen Zuge Up-Sell- oder Cross-Sell-Möglichkeiten offengelegt.