Mit Hilfe von Bild- und Dokumentenerfassung Logistik- und Lieferketten optimieren

Bilderfassung für bessere Dokumentation und weniger Verwaltungsaufwand

Die innovative Integration von Kameras in Mobilcomputer zog zahlreiche Prozessinnovationen für die Art der Dokumentation und Rechnungsstellung für Liefervorgänge nach sich. Eine der einfachsten und kosteneffektivsten Methoden ist die Nutzung eines Computers zur Bilderfassung eines Dokuments, einschließlich der Signatur, die als Liefernachweis dient. Einige Organisationen gehen sogar noch weiter: Sie verwenden Handheld-Computer als Dokumentenscanner, sodass Frachtbriefe, Ladungslisten, Rechnungen und andere Formulare in Echtzeit gescannt, verarbeitet und weitergeleitet werden können.

Die Aufnahme eines Bildes geht schnell und erfordert nur wenige technische Ressourcen. Der Transport- und Logistikbereich profitiert in vielerlei Hinsicht von dieser Methode, insbesondere bei der Umsatzsicherung. Digitale Bilder, die automatisch mit einem Stempel mit Datum, Uhrzeit und Aufnahmeort versehen werden können, sind äußerst effektive Belege, die helfen, Auseinandersetzungen zu vermeiden. Außerdem stellen sie sicher, dass Rechnungen beglichen werden, da sie den Zustand einer Sendung bei Abholung und Auslieferung sichtbar dokumentieren. Aber wenn dieser Prozess isoliert mit einer normalen Digitalkamera für Privatanwender durchgeführt wird und das Bild erst noch in Unternehmensanwendungen und Dokumentenverwaltungssysteme kopiert werden muss, ist der Aufwand bald unüberschaubar. Kameras liefern nur Bilder im Rohdatenformat und keinen Bezug zur Aktivität, mit der das Bild in Verbindung steht. Wenn die Bilderfassung in eine Mobilanwendung mit Mobilcomputern integriert wird, erhalten die Bilder automatisch einen Index. Über den Index können die Bilder einer bestimmten Transaktion zugeordnet werden und einfach organisiert und gespeichert werden. Die Suche nach bestimmten Bildern ist damit schnell erledigt. Ohne Indizierung müssen Fahrer und andere Mitarbeiter Dutzende oder gar Hunderte Bilder manuell überprüfen und auswerten, um die gewünschten Informationen zu finden. Mit einer integrierten Kamera werden die Fotos in einen Datenstrom integriert und verbessern so den Prozess. Zugleich besteht kein Risiko für verloren gegangene Dateien oder Fehler, wie sie typisch für manuelle Prozesse sind. Eine Bilderfassung kann bei Lieferungen an Privatkunden besonders nützlich sein. Bei Lieferungen ohne Empfangsbestätigung lässt sich anhand von Bildern dokumentieren, wo und in welchem Zustand das Paket abgelegt wurde. Fahrer können auch belegen, weshalb eine Zustellung nicht möglich war, beispielsweise wenn sie vor verschlossener Tür standen oder Gefahr durch einen Hund drohte.

Logistikunternehmen setzen häufig Imager zum Scannen von 1D- und 2D-Barcodes ein. Die meisten dieser Anwendungen sind weithin bekannt. Es besteht noch Potenzial für weitere Barcode-Innovationen, insbesondere für Unternehmen, die EDI nutzen. Obwohl EDI und Webservice-Plattformen weit verbreitet sind, lässt ihre Effektivität oft zu wünschen übrig, da die Lieferfahrzeuge häufig vor den zugehörigen EDI-Meldungen eintreffen. 2D-Versandetiketten sind die passende Dokumentationslösung für mehr Effizienz beim Wareneingang, unabhängig davon, ob EDI- oder andere Daten verfügbar sind. Für 2D-Barcodes steht auf Versandetiketten ausreichend Platz für die Codierung von Lieferavisdaten zur Verfügung, die später eingescannt werden können. Diese Methode ist eine Alternative zu elektronischer Datenübertragung im Voraus. Für diese Anwendungen ist ein Barcode-Imager sinnvoller als eine Allround-Digitalkamera. Barcode-Imager verfügen über eine optimierte Optik und Decodierungsalgorithmen, die 2D-Symbole wesentlich schneller und zuverlässiger verarbeiten als Kameras. Zudem sind Symbole in schlechter Qualität oder beschädigte Symbole keine Hindernisse mehr. In Transport und Logistik kommt es auf Genauigkeit und Schnelligkeit an. Daher sind optimierte Barcode-Imager unverzichtbar für reibungslose Barcode-basierte Prozesse.

Erweiterte Dokumentenerfassung

Mobile Imager stellen Mitarbeitern eine schnelle und zuverlässige Methode zur Konvertierung von Papierdokumenten in elektronische Formate bereit. Durch die Kombination von mobiler Dokumentenerfassung und drahtloser Kommunikation erhalten Back-End-Systeme die Dokumentation, die sie zur Initiierung verschiedener Prozesse benötigen (Routenplanung, Kommissionierung, Rechnungsstellung, Beantworten von Kundendienstanfragen und so weiter) – Stunden oder sogar Tage früher als bei Verwendung papierbasierter Prozesse. Die drahtlose Übertragung von Dokumentbildern verschafft Büromitarbeitern nicht nur einen Zeitvorteil, sondern spart auch viel Zeit bei der Dateneingabe und verhindert Fehler bei der manuellen Dateneingabe.

Imager eignen sich zwar als Digitalkameras, aber Digitalkameras eignen sich nicht wirklich zur Dokumentenerfassung. Einige Imager und Computer zeigen einfach ein Bild des gescannten Dokuments an, während andere über eine Software zur Digitalisierung und Verarbeitung von Daten aus Formularen verfügen. Um Verwirrung zu vermeiden: Dokumentenerfassung und erweiterte mobile Dokumentenerfassung bezeichnen hier Systeme, die Papierdokumente digitalisieren und in automatisch verarbeitbaren Formaten speichern. Dokumentenfotografie bezeichnet Systeme, die Dokumente in einem Rohdatenformat erfassen. Dieses lässt sich zwar anzeigen und speichern, erfordert aber eine manuelle Eingabe und Verarbeitung der zugehörigen Daten. Heutige Kameras eignen sich für die Dokumentenfotografie; eine echte Dokumentenerfassung erfordert jedoch eine hochwertigere Optik und Spezialsoftware. Es gibt Software zum Extrahieren von Adressen und anderer wichtiger Informationen aus Papierformularen und zum elektronischen Verarbeiten der Daten. Dies ist jedoch nur anhand hochwertiger Dokumentbilder möglich. Dokumentenfotos können diesen Qualitätsstandard nicht zuverlässig erreichen.

Eine der nützlichsten Anwendungen mobiler Dokumentenerfassung in der Transportbranche ist die Erfassung von Frachtbriefen und Ladungslisten beim Empfang durch den Fahrer und das anschließende Senden des elektronischen Bildes an die Zentrale zur Verarbeitung. Dieser Prozess bietet viele große Vorteile. Erstens stellt er Informationen bereit, die für die nachfolgende Planung und Optimierung essenziell sind. Zweitens verkürzt er den Zeitraum bis zur Rechnungsstellung, weil die Rechnungsabteilung nicht warten muss, bis ein Fahrer mit der Dokumentation in Papierform zurückgekehrt ist, bevor sie mit der Rechnungsstellung beginnen kann. Drittens ermöglicht der Prozess dem Unternehmen, mit elektronischen Datensätzen anstatt Papierdokumenten zu arbeiten. Elektronische Formulare sind genauer und ihre Erstellung, Verarbeitung und Archivierung ist kostengünstiger.