Was bei leeren Mail-Postfächern nach dem Urlaub zu beachten ist

Autorin/Redakteur: Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing von MailStore/gg

In der Ferienzeit stellt sich vielen Unternehmen immer wieder die Frage, wie sie ihre Angestellten davor schützen können, von der schieren Menge der E-Mails, die nach ihrer Rückkehr in den Postfächern lagern, “erschlagen” zu werden. Am einfachsten und deswegen auch immer gerne gesehen, ist die Option, die Mails automatisch zu löschen. Das kann aber rechtliche Probleme mit sich bringen. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Unternehmen seine Mitarbeiter vor der Mail-Flut schützt, ohne dabei die Compliance zu gefährden.

Der Urlaub soll für Mitarbeiter eine echte Auszeit sein, das heißt, dass Firmen-Laptop und -Handy ausgeschaltet und zuhause bleiben. Das hat aber zur Folge, dass sich häufig während ihrer Abwesenheit der Posteingang unablässig weiter füllt. Am ersten Arbeitstag nach der Auszeit warten dann schnell Hunderte bis Tausende E-Mails im Postfach. Das alles aufzuarbeiten, frisst Zeit und sorgt für Frust. Vor allem nach längeren Urlauben stellt sich zudem die Frage, wie relevant manche Mails zum Zeitpunkt der Rückkehr überhaupt noch sind.

Mails löschen: ein zweischneidiges Schwert

Einige Unternehmen setzten bereits auf eine sehr konsequente Lösung: E-Mails an Mitarbeiter im Urlaub werden automatisch gelöscht. Für die Angestellten hat dies den Vorteil, dass sie am ersten Arbeitstag entspannt mit einem aufgeräumten Postfach starten können. Damit dem Unternehmen keine wichtigen Informationen verlorengehen, gibt es bei diesem Ansatz allerdings einiges zu beachten.

So sollte in der Abwesenheitsnotiz unbedingt vermerkt werden, dass Mails automatisiert gelöscht werden, um dem Absender die Möglichkeit zu geben, die Nachricht erneut zu senden. Für dringende Fälle kann auch der Kontakt einer Urlaubsvertretung angegeben werden. Hier verlässt man sich allerdings darauf, dass der Absender erneut tätig wird. Bei alltäglichen Konversationen, Nachfragen oder Angeboten sollte das in der Regel kein Problem darstellen. Allerdings muss man sich vor Augen führen, dass es für bestimmte Dokumentenarten rechtliche Aufbewahrungspflichten gibt – zumindest ist dies für den überwiegenden Teil der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz der Fall. Eine Pflicht zum erneuten Senden von E-Mails existiert hingegen nicht. So könnte es zu Streitfällen kommen, in denen sich ein Absender darauf beruft, eine E-Mail versendet zu haben, der Empfänger diese aber nicht mehr im System hat, da sie automatisch gelöscht wurde. Das ist eine unangenehme Situation für alle Beteiligten, die unbedingt vermieden werden sollte.

Raus aus dem Posteingang, aber nicht verschwunden

Derart problematische Situationen können beispielsweise bei Vertragskündigungen eintreten. Die Willenserklärung, die hinter einer solchen Mail steckt, wird mit der Zustellung wirksam. Wird die entsprechende Mail allerdings direkt nach der Zustellung gelöscht, weiß unter Umständen niemand im empfangenden Unternehmen über die eigentlich fristgerechte Kündigung Bescheid. Dies ist ein Risiko, das Unternehmen sorgfältig abwägen sollten. Bei E-Mails kann es sich de facto nach Steuer- und Handelsrecht auch um Handels- oder Geschäftsbriefe handeln, die nach dem Gesetz archivierungspflichtig sind. Solche Mails sollten also auf keinen Fall unwiederbringlich gelöscht werden.

Eine Lösung kann die sogenannte Journalarchivierung bieten. Bei diesem Ansatz werden alle E-Mails direkt nach dem Eingang vom E-Mail-Server in ein Archivsystem kopiert – noch bevor sie im Posteingang des Nutzers erscheinen. Unternehmen, die eine derartige Lösung einsetzen, können also getrost die Postfächer der Mitarbeiter während des Urlaubs löschen. Alle E-Mails sind schließlich noch vollständig und originalgetreu im Archiv gespeichert und abrufbar, sodass keine wichtigen Dokumente oder Informationen verloren gehen. Um das Gesuchte schnell finden zu können, sollten Unternehmen darauf achten, dass ihre Archivierungslösung eine leistungsfähige Volltextsuche bietet, mit der die Mitarbeiter schnell zum Ziel gelangen – und dies ohne das IT-Helpdesk bemühen zu müssen.

Fazit

Der Urlaub dient der Erholung und Mitarbeiter sollten während dieser Zeit dienstlich nicht erreichbar sein – darüber herrscht weitgehender Konsens. Oft genug überkommt die heimkehrenden Urlauber dann allerdings direkt am ersten Arbeitstag nach der Auszeit der Stress, da alles aufgearbeitet werden muss. Hier kann es durchaus eine Entlastung darstellen, die Postfächer der Angestellten automatisch zu leeren. Das sollte allerdings nur nach einem ausdrücklichen Hinweis in der Abwesenheitsnotiz und mit einem Archivierungssystem zur (rechtlichen) Absicherung geschehen.