Die Digitalisierung im Homeoffice

Gegenwärtig rollt über nahezu alle Staaten weltweit die zweite Welle der Corona-Pandemie hinweg. Nach dem ersten „Homeoffice-Block“ im Frühling sind auch jetzt wieder viele Arbeitnehmer erneut in den eigenen vier Wänden. Trotz der Einschränkungen arbeiten Unternehmen daran, einen möglichst reibungslosen Geschäftsbetrieb auch unter neuen Gegebenheiten aufrechtzuerhalten. Dazu müssen Organisationen eine Vielzahl ihrer Geschäftsprozesse überdenken, optimieren und sicherlich auch von Papier-basiert auf elektronisch umstellen. Das klingt offensichtlich, doch gibt es nach wie vor eine hohe Zahl von Dokumenten, die nicht als Datei von einem Mitarbeiter zum nächsten weitergereicht werden, sondern als Akte auf Basis von Papier.

Bild: PFU

Nun haben viele Unternehmen selbstverständlich den Büro längst Scanner implementiert, um aus diesen Papierakten elektronische zu erstellen, doch längst nicht jedes Unternehmen kümmert sich darum, diesen Prozess unter den aktuellen Gegebenheiten weiter voranzutreiben. Unterlag man bisher kaum platzbedingten Einschränkungen bei den Scannern – nicht selten kommen daher in den Büros große, abteilungsübergreifend nutzbare Netzwerk-Scanner zum Einsatz, haben die Mitarbeiter im Homeoffice selten so viel Platz. Plötzlich spielen neben der reinen Scanleistung beim Kauf auch Aspekte wie platzsparendes Design, eine unkomplizierte Bedienung mit einem präzisen Papiereinzug sowie eine automatische Datenextraktion und nahtlose Übertragung in nachgelagerte Workflows eine wichtige Rolle. Genau diesen Ansatz verfolgt auch der Scanner-Spezialist PFU (EMEA) Limited mit dem fi-800R.

„Viele Organisationen stehen vor großen Herausforderungen, wenn es darum geht, die Mitarbeiter im Home-Office an Geschäftsprozesse im Unternehmen anzubinden“, sagt Roland Kastner, Channel Development Manager DACH bei der Fujitsu-Tochter PFU. Das betrifft zum einen die technische Infrastruktur und Anwendungen beziehungsweise die Frage nach ausreichender Anbindung ans Internet. Zum anderen geht es aber auch die Bereitstellung notwendiger Endgeräte wie Laptops oder Peripherie-Geräte. Darüber hinaus spielen auch Themen wie SharePoint, oder einem Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Systemen (DMS/ECM) eine Rolle.

Häufig vergessen wird dabei aber das Administrative wie digitale Genehmigungsprozesse, die Freigabe von Rechnungen aber auch das Teilen von Dokumenten in Gruppen oder im Bereich der Personalabteilung. Moderne Scanner wie der fi-800R, die zudem über intelligente Software mit der Möglichkeit zur Integration in digitale Workflows verfügen, können hier auch in Zeiten des Homeoffice dafür sorgen, dass nicht nur Videokonferenzen, E-Mail und Chat Geschäftsprozesse am Laufen halten, sondern auch Freigaben, Genehmigungen und andere administrative Aufgaben weiterhin abgewickelt werden können. Auf diese Weise gerät die Arbeit im Homeoffice nicht zum administrativen Stillstand.

Weitere Informationen: https://www.fujitsu.com/de/products/computing/peripheral/scanners/fi/workgroup/fi800r