Digitale Zusammenarbeit hilft nicht nur in Krisenzeiten
Die elementaren Funktionsbereiche
Aus Anwendersicht sollte die Technik dabei in den Hintergrund treten, um die Bedienung so einfach und intuitiv wie nur irgend möglich zu machen. Nur so können eine hohe Akzeptanz und Nutzungsquote sichergestellt werden. Andererseits entscheidet sich durch den technischen Funktionsumfang der potenzielle Nutzen einer modernen Kollaborationsplattform. Die folgenden sechs sich ergänzenden Funktionsbereiche sind dabei ausschlaggebend:
- Die Wissensbasis: Hier werden Informationen jeder Art und Quelle zentral gespeichert und beliebig strukturiert.
- Das Innovationsmanagement: Ideen werden hier gesammelt, gefiltert, evaluiert und weiterentwickelt, sowie digitale Innovationen medienbruchfrei auf digitaler Ebene erarbeitet.
- Das Risikomanagement: In diesem Funktionsblock werden verteilte und heterogene Risiken identifiziert, kontinuierlich überwacht und gesteuert.
- Das Kommunikationsmanagement: Die Kommunikation von Veränderungsprozessen wird hier koordiniert und interaktiv und medienübergreifend gesteuert.
- Das Strategie- und Portfoliomanagement: Hier erfolgt die Strukturierung und Priorisierung digitaler Initiativen und die Erstellung von Roadmaps.
- Das Projektmonitoring: In diesem Funktionsbereich werden heterogene Projekte gesteuert, auditiert und auswertet.
Eine dementsprechende Kollaborationsplattform für Organisationen und Unternehmen ist beispielsweise das DigitalRadar von CGI. Die sechs genannten Funktionen sind in Form von verschiedenen Modulen zugänglich und können zusätzlich auf spezifische Kundenanforderungen zugeschnitten werden.
Die individuelle Anpassung erfolgt durch die Abbildung von Workflows und Abhängigkeiten, die Einbindung interner und externer Datenquellen und die Erstellung übersichtlicher Dashboards.
Dieser modulare Aufbau macht es auch möglich, mit Teilfunktionen einzusteigen. So lassen sich unkompliziert erste Erfahrungen und Erkenntnisse sammeln, um später bei Bedarf die Vorteile des gesamten Leistungsumfangs effizient nutzen zu können. Gerade in kritischen Ausnahmesituationen wie COVID hilft zudem die Schnelligkeit, mit der die Plattform konzipiert und implementiert werden kann, um rasch auf neue Herausforderungen reagieren zu können.
Mit einer digitalen Kollaborationsplattform kann ein Wissensnetzwerk geschaffen werden, das zur Effizienzsteigerung und besseren Partnerschaft beiträgt. Im öffentlichen Sektor ermöglicht sie eine organisationsweit einheitliche Planung und schnelle Kommunikation – etwa durch Feedbackoptionen per Daumen hoch oder Daumen nach unten. Zusätzlich offeriert das Tool Dialogmöglichkeiten, damit Diskussionen oder das intuitive Visualisieren und Zusammenführen individueller Prioritäten einfach und schnell erledigt werden können. Diese Funktionen können sowohl intern für einen geschlossenen Nutzungskreis eingesetzt als auch über sichere Redaktionsprozesse für die direkte Beteiligung von Bürgerinnen und Bürger geöffnet werden.
