Das Sommermärchen von der Platte putzen

Frühlingszeit ist Aufräumzeit – eine lebendige europäische Tradition, bei der der vergangene Winter und sein Dreck aus dem Haus gefegt werden. Ein befreiender Akt, der den IT Verantwortlichen bei Fragen der Datenhygiene durch eine Reihe wichtiger, aber strenger Regeln erschwert wird. Schließlich schreibt der Gesetzgeber genau vor, welche Dokumente wie lange aufgehoben werden müssen.

So sind einige grundlegende Regeln zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten in den Paragrafen 238, 257 und 261 des Handelsgesetzbuchs und in der Abgabenordnung (Paragraf 147) festgezurrt. In einem Schreiben hat das Bundesfinanzministerium weitere klare Vorgaben gemacht: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

So müssen die meisten steuerlich relevanten Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hierzu gehören Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege und Rechnungen. Für allgemeine aufbewahrungspflichtige Unterlagen wie Geschäftsbriefe gilt die sechsjährige Aufbewahrungsfrist. Achtung: Stichtag ist nicht das Datum der Erstellung, sondern das Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Dokumente mit reduzierter Aufbewahrungsfrist sollten mindestens aus dem Jahr 2010 stammen. 2017 können also auf jeden Fall Unterlagen aus den Jahren 2006 und früher entsorgt werden. Files aus der Klinsmann Sommermärchenzeit haben also ab diesem Jahr nur noch nostalgischen Wert.

Zusätzlich zu diesen Grundlagen gibt es natürlich auch eine ganze Reihe von Ausnahmen, die sich auf bestimmte Branchen, Berufe oder Tätigkeiten beziehen. Zudem ist die richtige Einordnung der Dokumente eine Wissenschaft für sich. Viele Handelskammern bieten inzwischen Verzeichnisse an, die Aufbewahrungsfristen für alle wesentlichen Dokumentarten enthalten.

Digitale Unterlagen unterliegen der Aufbewahrungspflicht und können nach Ablauf der Frist also gelöscht werden. Moderne Archivierungslösungen helfen, indem sie Daten richtlinienbasiert mit einem Löschdatum versehen und automatisch den Löschvorgang auslösen, wenn dieses überschritten wird.

„Die Nutzung einer leistungsfähigen Archivierungssoftware hat viele Vorteile“, erklärt Stefan Henke, Regional Vice President Western Europe bei Veritas. „Die Klassifizierung von Daten erlaubt schnelles Löschen, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. So sinken die Speicherkosten. Außerdem lassen sich klassifizierte Daten wesentlich schneller auffinden. Solche Situationen werden sich in Zukunft häufen, wenn Privatpersonen von ihrem ‚Recht auf Vergessen‘ Gebrauch machen wollen, das in der europäischen Datenschutz-Grundverordnung enthalten ist.“ Denn für diese Daten gilt es, falls es die Person wünscht, sie innerhalb einer Frist von allen Firmenplatten zu putzen.

Weitere Informationen: www.veritas.com