Microsoft 365 bestmöglich absichern
Worauf sollten Unternehmen außerdem bei der Wahl einer E-Mail Security Software achten?
Grundsätzlich sollte eine moderne Lösung für E-Mail Security eine kontinuierliche automatisierte Überwachung von Microsoft 365 bieten – und dies auch auf mobilen Geräten. Dazu gehören die transparente Nachverfolgung von Nachrichten, eine nutzerspezifische Rechteverwaltung unter anderem für die Aktionen „antworten“, „weiterleiten“ und „löschen“ sowie eine Nachrichten-Rückholfunktion.
Verschlüsselung
Darüber hinaus erhöht eine End-to-End-E-Mail-Verschlüsselung nicht nur den Microsoft-eigenen Schutz, sondern auch den Benutzerkomfort. Voreingestellte Verschlüsselungsfunktionen sorgen dafür, dass nicht der Mitarbeiter selbst entscheiden muss, ob er seine sensiblen Daten vor dem Versand chiffriert. Dies spart Zeit und vermeidet Anwendungsfehler, denn es kann auf diese Weise nicht passieren, dass die Datenverschlüsselung versehentlich vergessen wird. Und anders als bei der nativen Verschlüsselung von Microsoft 365 sollten auch Empfänger kontrollieren können, ob sie sichere Nachrichten und Dateien zurücksenden möchten.
E-Signatur
Die E-Signatur ist ein Feature, das in Microsoft 365 nicht enthalten ist. Wenn jedoch eine Sicherheitslösung es ermöglicht, in jedes erstellte oder bearbeitete Dokument die Anforderung einer elektronischen Unterschrift zu integrieren, bevor die Datei mit Kollegen oder Geschäftspartnern geteilt wird, erhöht dies maßgeblich die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation. Außerdem hilft die E-Signatur Unternehmen dabei, ihre papierbasierten Workflows zu digitalisieren und somit Ressourcen einzusparen. Das Unterschreiben per digitaler Signatur beschleunigt geschäftskritische Arbeitsabläufe wie Vertragsabschlüsse, erhält die Produktivität bei mobilen Arbeitsweisen aufrecht und beachtet zudem die Compliance-Anforderungen, da die Unterschrift rechtsverbindlich ist.
Große Dateien versenden
In Microsoft Outlook haben Unternehmen meist für alle E-Mail-Konten eine einheitliche Beschränkung der Dateigröße eingerichtet. Wer größere Dokumente versenden möchte, weicht oftmals auf nicht genehmigte, öffentliche File-Sharing-Apps aus und bringt somit sensible Daten in Gefahr. Deutlich sicherer ist es, wenn Mitarbeiter Dateien, die zwanzig, dreißig oder mehr MB umfassen, einfach in ihrer gewohnten E-Mail-Umgebung versenden können und dieser Transfer durch eine externe Lösung geschützt wird. E-Mail-Security-Produkte, mit denen sich große Anhänge schnell und sicher übertragen lassen, steigern gleichzeitig die Produktivität am Arbeitsplatz und sind eine sinnvolle Ergänzung zu Microsoft 365.
E-Mail Backup und Business Continuity
Wenn Cloud-Dienste oder E-Mail-Systeme ausfallen, kommt der Geschäftsbetrieb zumindest teilweise zum Erliegen. Umso wichtiger ist es, einen zusätzlichen Schutz mit Backup-, Continuity- und Recovery-Funktionen einzusetzen. Eine solche Lösung sollte gewährleisten, dass Unternehmen sogar bei einem Ausfall von Microsoft 365 weiterhin auf Dateien und E-Mails zugreifen und diese versenden können. Außerdem sollte es möglich sein, E-Mails in diesem Programm über einen gewissen Zeitraum zu speichern und im Falle eines Cyberangriffs die Systeme auf jeden beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit zurückzusetzen und E-Mail-Nachrichten wiederherzustellen.
Fazit
Unternehmen, die Microsoft 365 einsetzen und das Versenden und Empfangen von Nachrichten zusätzlich absichern möchten, können auf externe Software-Produkte wie die Security- und Compliance-Lösungen von Zix zurückgreifen. Diese lassen sich zusammen mit der Microsoft Suite über eine einheitliche Cloud-Oberfläche verwalten und stärken die Resilienz von Unternehmen in puncto E-Mail-Kommunikation. Reseller und Systemhäuser können Unternehmen dabei unterstützen und die Lösungen von Zix über sysob beziehen.
