Otto International vereinfacht Informationsaustausch mit Lieferanten und Kunden durch Erweiterung seiner BI-Lösung

Autor/Redakteur: John-Henry Mee, Sales & Partner Manager Write! im INFORM DataLab von INFORM/gg

Durch Produktionsstopps und Einschränkungen im Warenverkehr stieg bei Otto International während der Corona-Pandemie der Abstimmungsbedarf mit Lieferanten und Handelsgesellschaften rasant. Der Beschaffungs- und Dienstleistungsspezialist suchte daher nach einer Lösung, um Informationen zum Bestell-, Produktions- und Lieferstatus von Aufträgen zentral zu erfassen und zu ergänzen. Er fand sie in Write! Edit, einer Erweiterung für Qlik Sense.

John-Henry Mee, Sales & Partner Manager Write! im INFORM DataLab des Aachener Optimierungsspezialisten INFORM (Quelle: INFORM)

Corona hat die Wirtschaft vor enorme Herausforderungen gestellt und in vielen Unternehmen eingespielte Abläufe durcheinandergebracht. So auch beim Beschaffungs- und Dienstleistungsspezialisten Otto International, der mit rund 1.400 Mitarbeitern an 26 Standorten in Europa, Asien und Afrika die Otto Group und andere Handelsunternehmen mit Bekleidung, Stoffen, Heimtextilien, Schuhen sowie Möbeln, Wohnaccessoires und Haushaltsgeräten versorgt. Als es infolge der Pandemie zu Produktionseinschränkungen und Produktionsstopps sowie Beschränkungen im Warenverkehr kam, gab es Lieferengpässe, die den Abstimmungsbedarf zwischen den Key Account Managern und Vermarktern des Unternehmens mit den Lieferanten in den Beschaffungsmärkten und den europäischen Handelsgesellschaften erhöhten. Otto International wollte in seiner Rolle als vermittelnde Agentur zuverlässig Informationen über den Bestell-, Produktions- und Lieferstatus von Aufträgen bereitstellen und brauchte dafür eine Möglichkeit, Auswertungen einfacher zu teilen, mit Anmerkungen zu versehen und Rückmeldungen einzusammeln.

Durch Write! Edit konnte Otto International den Informationsaustausch zwischen seinen Mitarbeitern und den Handelsgesellschaften deutlich verbessern: Die in Qlik Sense erstellten Auswertungen von Auftrags- und Lieferdaten aus den operativen Systemen teilt das Unternehmen im Excel-Format mit Kunden. Sowohl Kunden als auch die eigenen Mitarbeiter können die Informationen kommentieren – die Ergänzungen und Anmerkungen werden in Excel gesammelt und anschließend zentral in Write! Edit erfasst. Nach dem initialen Anlegen der neuen Datenstruktur funktioniert das Ablegen der Daten in der Datenbank einfach und reibungslos. Dort stehen die neuen Informationen dann für den Wiederaufruf und neue Berichte bereit.

Gesucht war ein Software-Werkzeug, mit dem sich Kennzahlen zu Lieferperformance, Verschiffungsmengen und Verschiffungswerten sowie Übersichten über den Bestell-, Produktions- und Lieferstatus flexibel ergänzen und kommentieren lassen. Für die Generierung der Auswertungen und Übersichten aus unterschiedlichen Systemen nutzte Otto International bereits die Business-Intelligence-Lösung Qlik Sense. Diese wurde um die Erweiterung Write! Edit aus dem DataLab des Aachener Optimierungsspezialisten INFORM, einem Elite Solution Provider von Qlik, ergänzt.

Otto International versorgt europäische Handelsunternehmen mit Bekleidung und anderen Produkten; das Unternehmen nutzt Write! Edit, um Anmerkungen zu Berichten und Auswertungen zentral zu erfassen (Quelle: Alexander Andrews – Unsplash)

Die Einführung von Write! Edit, das Aufsetzen der ersten Anwendung und die Schulung der Mitarbeiter dauerte lediglich zwei Wochen. Otto International verfügt nun über eine einfach zu nutzende Lösung für die Kommentierung und Ergänzung operativer Daten und konnte unterschiedliche Excel-Listen durch ein einheitliches Format für den Austausch von Informationen ablösen. In einem nächsten Schritt soll Write! Edit für einen Kennzahlenbericht eingesetzt werden, der monatlich an Handelsgesellschaften verschickt wird und den die Vermarkter momentan noch per E-Mail kommentieren.