Archivieren heißt nicht Managen – Compliance Risiken durch digitales Vertragsmanagement reduzieren

Phase 2 – Sequenzieller Freigabeprozess

Im Anschluss an die kollaborative Bearbeitung folgt die Freigabe der Neuverträge. Unternehmen haben hierbei die Möglichkeit individuelle Freigabeprozesse festzulegen. Der Vertrag durchläuft dabei eine definierte Zahl von Freigabestufen, in denen ihn die verschiedenen Fachbereiche fachlich prüfen und freigeben müssen. Dieses sequenzielle Vorgehen sichert die Qualität der Vertragsdaten und -inhalte zusätzlich ab und schützt dadurch vor teuren Fehlern, wie zum Beispiel der falschen Identifizierung von monetären Konditionen oder Umsatzsteuerkennzeichen. Gerade im Rahmen von komplexen Vertragswerken, wie Auslagerungen mit abweichenden Umsatzsteuerpflichten oder Verträgen mit Haftungsausschlüssen, sorgt ein solcher Freigabeprozess für größtmögliche Sicherheit.

Phase 3 – Kontinuierliches Reporting

Neben der Erstellung und Überprüfung von Neuverträgen unterstützt das Contract Lifecycle Management auch ein kontinuierliches Monitoring und Reporting zu laufenden Verträgen im Unternehmen. Autorisierte Benutzer haben dadurch zu jedem Zeitpunkt Einblick in alle aktuellen Vertragsdaten, wie etwa Laufzeiten, Kündigungsfristen oder einzelne Vertragswerte. Durch individualisierbare Filter sowie automatische Benachrichtigungen, etwa über auslaufende Verträge, priorisieren Anwender die für sie relevanten Inhalte. Insbesondere im Rahmen von Audits lassen sich so beispielsweise Auslagerungsketten über Reports identifizieren, abspeichern und Auditoren über einen eigenen Zugang zur Verfügung stellen.

Zunehmende Akzeptanz durch (mobile) Verfügbarkeit

Zukünftig wird die Zahl der Unternehmen, die digitale Lösungen für ihr Vertragsmanagement einsetzen, weiter zunehmen. Das liegt zum einen am wachsenden Angebot mobiler Lösungen. Dadurch erhöht sich nicht nur die Prozessgeschwindigkeit im Rahmen der Vertragsentwicklung, sondern auch die Akzeptanz für solche Systeme beim Anwender. Gerade im Hinblick auf das Vertragsmanagement stellt die flächendeckende Adaption durch die Mitarbeiter ein zentrales Erfolgskriterium dar. All-in-one-supply-solutions, die komplette Prozessketten auf einer Plattform ohne Interface-Wechsel ermöglichen, erleichtern zusätzlich die Handhabung. Zum anderen enthalten heute viele der Standardprodukte bereits im Auslieferungszustand die nötigen Komponenten zur Abbildung der gewünschten Prozesse. Insbesondere durch die Nutzung von Cloud-Lösungen verkürzt sich die Zeit bis zur Verfügbarkeit von einsatzfähigen Vertragsmanagement-Tools damit oft auf 24 bis 48 Stunden.

Gleichzeitig ergeben sich durch die Nutzung von Cloud-Services neue Herausforderungen, etwa im Hinblick auf die Sicherheit der dort gespeicherten Vertragsdaten. Unternehmen sollten daher sehr genau auf die Wahl ihres Cloud-Anbieters beziehungsweise den Standort des Rechenzentrums achten. Ein weiterer Aspekt, der bei der Verwendung von Cloud-Lösungen berücksichtigt werden muss, ist die Kopplung mit den Altsystemen. So müssen Komponenten wie die Stammdaten flexibel integriert und der Austausch von Vertragsinformationen vor- und nachgelagerten Anwendungen in der Prozesskette ermöglicht werden – etwa bei der Übergabe von Verträgen an ein ERP-System oder bei deren Nutzung für Abrufe durch das Lieferantenmanagement.

Entscheidend ist, dass die Systeme beziehungsweise Anwendungen aufeinander abgestimmt sind. Um Fehler im bei der Auswahl solcher Produkte zu vermeiden, sollten Unternehmen daher vor der der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen den Rat von Experten einholen, die lösungsübergreifendes Knowhow und Projekterfahrung besitzen, um von Beginn an die richtigen Fragen zu stellen und die Antworten bewerten zu können.