KI-Einführung – Microsoft Copilot: Mehr als nur ein Lizenzkauf
Autor: Tomislav Karafilov, Principal Consultant bei SoftwareOne/dcg
Die Einführung von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen, speziell durch Microsoft Copilot, bietet gewaltige Chancen, aber auch erhebliche Herausforderungen. Aber Copilot ist nicht gleich Copilot – Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie den nötigen Reifegrad haben, um von den Vorteilen der Technologie zu profitieren, und gleichzeitig die Risiken von Schatten-KI vermeiden.
Microsoft Copilot ist ein vielseitiges KI-Tool, aber es ist nicht einfach eine einzelne Lösung, sondern ein komplettes Ökosystem mit verschiedenen Varianten. Der Microsoft Copilot Free ist beispielsweise eine browserbasierte Lösung, die hauptsächlich für Einzelpersonen ohne größere Datenschutzverpflichtungen gedacht ist. Für Unternehmen hingegen ist Microsoft 365 Copilot die geeignetere Lösung. Diese Version ist tief in die Microsoft-365-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Teams integriert und bietet einen erheblich höheren Funktionsumfang sowie umfangreiche Datenschutzmechanismen. Unternehmen müssenjedoch abwägen, ob sich die Kosten pro Nutzer tatsächlich auszahlen, was wiederum eine detaillierte Analyse des Bedarfs und der Nutzungsszenarien erfordert.
KI-Implementierung verlangt mehr als nur einen Lizenzkauf
Ein häufiger Fehler vieler Unternehmen besteht darin, zu glauben, dass der Kauf einer Lizenz allein ausreicht, um von den Vorteilen von Microsoft Copilot zu profitieren. Weit gefehlt: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die nötige technische Infrastruktur und das fachliche Know-how verfügen, um die KI sinnvoll in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist das Adoption & Change Management. Die Mitarbeiter müssen geschult und auf dem Weg zur Einführung begleitet werden. Sie müssen verstehen, wie sie die KI sinnvoll einsetzen können, ohne das Gefühl zu haben, dass ihre Arbeitsplätze gefährdet sind. Hierbei helfen Workshops und Schulungen, die gezielt auf die Bedürfnisse der Nutzer eingehen.
Schatten-KI: Wenn KI-Assistenten zum Risiko werden
Eine weitere Herausforderung, die Unternehmen im Umgang mit KI beachten müssen, ist das Risiko der sogenannten Schatten-KI – also die unkontrollierte Nutzung von inoffiziellen KI-Lösungen. Vor allem bei der Nutzung von generativen KI-Modellen besteht das Risiko, dass sensible Unternehmensdaten unabsichtlich in fremde Hände gelangen. Dies könnte beispielsweise geschehen, wenn Mitarbeiter kritische Kundeninformationen in ein Large Language Model (LLM) eingeben, das diese Daten für zukünftige Trainingszwecke speichert.
Unternehmen müssen klare Leitlinien für den Umgang mit KI-Assistenten entwickeln und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Beispielsweise sollte jeder KI-Output von Menschen überprüft werden, bevor er weiterverwendet wird. Diese Maßnahmen sind unerlässlich, um Datenschutzverletzungen und Compliance-Probleme zu vermeiden.
Reifegrad bestimmen – wann sind Unternehmen bereit für KI?
Bevor Unternehmen die Entscheidung treffen, KI-Assistenten wie Microsoft Copilot in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren, sollten sie ihren KI-Reifegrad bewerten. Manche Unternehmen haben noch keine klar definierte KI-Strategie, während andere bereits tief in die KI-Transformation eingetaucht sind. Eine genaue Analyse des Reifegrads umfasst Fragen zur vorhandenen IT-Infrastruktur, der Nutzung von Cloud-Diensten sowie zur Data Governance. Zudem sollten Unternehmen genau festlegen, welche Aufgabenbereiche durch KI unterstützt werden können und wie sie sicherstellen, dass die Einführung der Technologie von den Mitarbeitern angenommen wird.
Hierbei können externe Dienstleister wertvolle Unterstützung bieten, indem sie den Reifegrad des Unternehmens analysieren sowie Workshops zur Nutzung von Copilot und anderen KI-Lösungen durchführen. Die Einführung von KI kann nur dann erfolgreich sein, wenn sie auf einer soliden Grundlage basiert und der Mensch – als Nutzer und Entscheider – im Mittelpunkt des Prozesses steht.
Fazit: KI-Transformation braucht Strategie und Vorbereitung
Die Einführung von Microsoft Copilot bietet großes Potenzial, erfordert aber eine durchdachte Strategie und sorgfältige Vorbereitung. Unternehmen müssen ihren Reifegrad prüfen, Risiken wie Schatten-KI vermeiden und sicherstellen, dass die Technologie von den Mitarbeitern angenommen wird.
Über den Autor:
Tomislav Karafilov ist Principal Consultant bei der SoftwareOne Deutschland GmbH und ein erfahrener Experte für Microsoft-Technologien. Seine Expertise liegt in den Bereichen Power Platform, M365 und Copilot. Seit 2020/2021 wird Tomislav von Microsoft als Most Valuable Professional (MVP) in den Kategorien „Business Applications“ und „M365 Apps and Services“ ausgezeichnet.
