Gleichberechtigt meeten – wie Chancengleichheit bei hybriden Meetings Zufriedenheit und Produktivität steigert

Organisatorische Maßnahmen und Strategien

Die erfolgreiche Umsetzung von Chancengleichheit in hybriden Meetings erfordert aber nicht nur Technik, sondern auch eine Reihe von Maßnahmen im Unternehmen. Dazu gehören unter anderem:

• Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den Technologien und Tools: Um die effektive Nutzung von Kommunikations- und Kollaborationstools zu gewährleisten, ist es wichtig, regelmäßige Schulungen und Trainings für die Mitarbeiter anzubieten. Wer bei der Auswahl auf einfache und einheitliche Lösungen mit Plug and Play oder einem Appliance Modus achtet, hat hier einen Vorteil.
• Entwicklung von Meeting-Richtlinien zur Sicherstellung einer gleichberechtigten Teilnahme aller Teammitglieder: Unternehmen sollten klare Richtlinien entwickeln, die darauf abzielen, eine faire Beteiligung aller Teilnehmer zu fördern. Diese können beispielsweise Regeln zur Redereihenfolge, Pausenzeiten oder Vorschläge zur Gestaltung des physischen Raums enthalten, um Remote-Mitarbeiter besser sichtbar und hörbar zu machen.
• Etablierung eines Moderators oder “Remote-Champions”, der dafür sorgt, dass die Anliegen der Remote-Teilnehmer berücksichtigt werden: Die Rolle des Moderators besteht darin, das Gespräch zu lenken, Fragen zu formulieren und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auch im Meeting integriert sind – insbesondere jene, die remote arbeiten. Der Moderator kann auch als Vermittler zwischen den verschiedenen Standorten fungieren und dafür sorgen, dass die Bedürfnisse der Remote-Teilnehmer berücksichtigt werden.
• Zeitnahe und transparente Kommunikation von Ergebnissen und Entscheidungen an alle Beteiligten, Die umfassende Informationsbereitstellung ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über getroffene Entscheidungen informiert sind und sich einbezogen fühlen.

Regeln individuell an die Meetings anpassen

Unternehmen, die Chancengleichheit bei hybriden Meetings erfolgreich umsetzen, profitieren von verschiedenen Vorteilen wie beispielsweise einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, effektiverem Arbeiten im Team, besserer Entscheidungsfindung durch Einbeziehung unterschiedlicher Perspektiven und der Optimierung der Unternehmenskultur. Letztendlich muss natürlich klar sein, dass es keine One-Size-Fits-All-Lösung geben kann. Dennoch: Mit den folgenden vier Tipps können Unternehmen schon heute anfangen, den Weg zu gleichberechtigteren hybriden Meetings zu ebnen:

1. Eine klare Agenda und Struktur des Meetings sind unerlässlich für eine effektive Kommunikation und Orientierung aller Teilnehmer. Die Tagesordnungspunkte sollten im Voraus festgelegt werden und allen Beteiligten bekannt sein. So kann jeder Teilnehmer gezielt auf seine jeweiligen Aufgabenbereiche eingehen und das Meeting bleibt fokussiert.
2. Remote-Teilnehmer müssen aktiv in Diskussionen einbezogen werden. Technologien wie Umfragen oder Abstimmungen können hier unterstützend wirken, um ihre Meinung einzufangen. Hierdurch wird sichergestellt, dass alle Stimmen gehört werden und Entscheidungsprozesse gemeinsam getragen werden können.
3. Pausen während eines hybriden Meetings sind wichtig, um den Mitarbeitern ausreichend Zeit zur Vernetzung und zum informellen Austausch zu geben. So ergeben sich Gelegenheiten, um sowohl vor Ort als auch online Gespräche zu führen und den Teamzusammenhalt zu stärken. Durch die Umsetzung dieser Schritte wird eine effektive und chancengleiche Kommunikation in hybriden Meetings ermöglicht, wodurch sowohl Präsenz- als auch Remote-Mitarbeiter gleichermaßen am Arbeitsprozess teilnehmen können.
4. Wichtig ist außerdem, dass die Teilnehmer eine einheitliche Benutzererfahrung haben. Egal, ob Personal Workspace, Huddle Room oder Konferenzsaal – mit einheitlichen, einfach zu bedienenden Lösungen gehören Sätze wie „Du bist noch auf Mute!“ der Vergangenheit an.

Chancengleiche hybride Meetings sind entscheidend für den Erfolg von Unternehmen in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt. Durch den Einsatz geeigneter Technologien, Tools und Strategien können Unternehmen die Chancengleichheit aller Mitarbeiter fördern und so ihre Produktivität und Zufriedenheit steigern. In Zukunft werden sich die Anforderungen an chancengleiche hybride Meetings weiterentwickeln, sodass Unternehmen kontinuierlich daran arbeiten müssen, ihre Prozesse und Systeme anzupassen und zu optimieren.