Abschied von den alten Flaggschiffen
Oft unterschätzen Unternehmen ihren Datenbestand kolossal – sowohl was die Zahl der Systeme, als auch was das Volumen ihres Contents angeht. Analysten empfehlen daher eindringlich eine genaue Bestandsaufnahme. Nicht selten fördert dies Erstaunliches zu Tage, etwa längst vergessene Datensilos, in denen durchaus wertvolles Material schlummert. Oder es finden sich plötzlich Dateien und Dokumente, die aus Compliance-Gründen schon längst hätten gelöscht werden müssen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um “Altlasten” zu entsorgen und Altbestände zu archivieren. So erfolgt der Stapellauf der neuen ECM-Plattform mit einem absolut aktuellen Datenbestand.
Strategien für die Migration
Geht es schließlich an die Migration, kann man entweder den kompletten Datenbestand auf einmal überführen oder es Schritt für Schritt angehen. Welchen Weg Unternehmen wählen, hängt vor allem von der Branche und ihren Vorschriften ab. Stark regulierte Bereiche wie etwa die Finanzindustrie tendieren eher zu einem Komplettumzug. Der Grund dafür liegt in den Aufbewahrungsfristen und den strengen Compliance-Vorgaben. Diese betreffen nicht nur die Informationen an sich, sondern auch Metadaten und Versionshistorien. Vorausgesetzt, freilich, das neue System kann all diese Formate und Details aufnehmen! Diese Flexibilität ist zwingend nötig, darf aber bei der Organisation des Contents nicht Halt machen.
Prozesse neu denken
Unternehmen, die ihr ECM für die Zukunft flott machen wollen, sollten nicht einfach nur ihre Inhalte von einem Schiff aufs andere verladen. Neue Systeme bieten die Chance, den Umgang mit Content grundsätzlich neu zu denken. Vieles, was in der Vergangenheit nicht möglich war, ist mit Unterstützung von Workflow-Engines der Profiklasse heute umsetzbar. Damit lassen sich mehr Abläufe denn je automatisieren – sei es bei der Vergabe von Metadaten oder im Handling von Bearbeitungs- und Freigabeprozessen. Aufgaben und Projekte werden so schneller abgearbeitet. Unnötige, parallele E-Mail-Schleifen gehören der Vergangenheit an. Der dafür nötige Programmieraufwand bleibt dank modernster Werkzeuge für die Prozessmodellierung minimal. Das Resultat: geschmeidigeres Arbeiten für Mitarbeiter und Vorgesetzte.
Sowohl IT als auch Fachabteilungen profitieren von einem Umstieg auf moderne ECM-Technologien: durch mehr Automatisierung, eine leichte Anpassung an laufende Veränderungen und eine schnellere Entwicklung neuer Apps. Damit setzen sie die Segel in Richtung digitale Zukunft.
