{"id":28423,"date":"2025-01-30T06:33:00","date_gmt":"2025-01-30T05:33:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=28423"},"modified":"2025-01-23T10:38:54","modified_gmt":"2025-01-23T09:38:54","slug":"kommunale-verwaltung-schneller-digitalisieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=28423","title":{"rendered":"Kommunale Verwaltung schneller digitalisieren"},"content":{"rendered":"\n

Die Digitalisierung in der kommunalen Verwaltung ist l\u00e4ngst kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit, um mit den steigenden Anforderungen moderner Verwaltungsarbeit Schritt zu halten. Doch der Weg dorthin ist oft mit Herausforderungen gepflastert: Veraltete Technologien, un\u00fcbersichtliche Software-Landschaften und strenge Datenschutzauflagen machen es vielen St\u00e4dten und Landkreisen schwer, den Wandel voranzutreiben. Dabei bieten moderne L\u00f6sungen enormes Potenzial, um Arbeitsabl\u00e4ufe zu vereinfachen, B\u00fcrgerInnen besser zu bedienen und gleichzeitig die Sicherheit sensibler Daten zu gew\u00e4hrleisten. In diesem Artikel erfahren Sie f\u00fcnf praxisnahe Tipps, wie die Digitalisierung in der kommunalen Verwaltung erfolgreich und effizient umgesetzt werden kann. Philipp Perplies, COO der Business Division Public Sector bei der d.velop AG, hat f\u00fcnf Tipps f\u00fcr eine erfolgreiche Umsetzung herausgearbeitet.<\/p>\n\n\n\n

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Philipp Perplies, COO der Business Division Public Sector bei der d.velop AG, verr\u00e4t f\u00fcnf Tipps, wie die Digitalisierung in St\u00e4dten und Kommunen erfolgreich umgesetzt werden kann. Quelle: d.velop<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

5 Tipps f\u00fcr einfache und schnelle Digitalisierung in der kommunalen Verwaltung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

In deutschen St\u00e4dten und Landkreisen sind oft in einer einzigen Verwaltung weit \u00fcber 100 Fachverfahren, sprich Softwarel\u00f6sungen, im Einsatz. Viele Anbieter derartiger Produkte sind eher klein, existieren seit vielen Jahrzehnten und befinden sich mitten in einem Generationswechsel. In diesem Kontext ist es nahezu unm\u00f6glich, gr\u00f6\u00dftenteils veraltete Technologien f\u00fcr neue Standards und Entwicklungen wie Cloud, Cyber Security oder KI weiterzuentwickeln.<\/p>\n\n\n\n

SachbearbeiterInnen f\u00e4llt es schwer, in diesem \u201eSoftware-Dschungel\u201d die \u00dcbersicht zu behalten. H\u00e4ufig liegt die eigentliche Herausforderung jedoch eine Ebene h\u00f6her: Es gibt strenge Auflagen und Regularien, die Software erf\u00fcllen muss, damit sie vor dem Hintergrund strenger Datenschutzanforderungen in hochregulierten Bereichen \u00fcberhaupt eingesetzt werden darf.<\/p>\n\n\n\n

Durch Kooperation mit den richtigen Partnern lassen sich dennoch einheitliche L\u00f6sungen implementieren, die mit den Anforderungen der Verwaltung wachsen und Mitarbeitenden sowie NutzerInnen den Arbeitsalltag erleichtern, ohne Sicherheitsrisiken einzugehen. Dabei lassen sich die Anforderungen des Onlinezugangsgesetztes (OZG) und der Datenschutzgrundverordnung ebenso erf\u00fcllen wie der Anspruch auf einfache Bedienbarkeit und Barrierefreiheit in der Software selbst. Auch der Einsatz von KI ist unter bestimmten Voraussetzungen m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n

Philipp Perplies, COO der Business Division Public Sector bei der d.velop AG, verr\u00e4t f\u00fcnf Tipps, wie die Digitalisierung in St\u00e4dten und Kommunen erfolgreich umgesetzt werden kann.<\/p>\n\n\n\n

1. Datenhaltung in einer einheitlichen Plattform zusammenfassen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Silodenken hemmt nicht nur die Innovationskraft von Unternehmen, sondern kann auch zu Problemen bei der Data Governance in der Verwaltung f\u00fchren. Wenn jeder Fachbereich oder jede Abteilung eigene L\u00f6sungen einsetzt, wird dadurch die Kollaboration erschwert und unn\u00f6tige Doppelstrukturen treiben die Kosten in die H\u00f6he. Noch schwerer wiegt aber die Gefahr der Schatten-IT. Mitarbeitende, denen keine zeitgem\u00e4\u00dfe L\u00f6sung von ihrer Dienststelle angeboten wird, k\u00f6nnen leicht auf die Idee kommen, nach Workarounds zu suchen und eigenm\u00e4chtig Dienstleistungen zu nutzen, die nicht DSGVO-konform oder potenziell unsicher sind. Um dies zu verhindern, sollten sich die IT-Abteilungen \u00f6ffentlicher Verwaltungen um einheitliche Plattformen k\u00fcmmern, die dem Stand der Regulatorik entsprechen und f\u00fcr Mitarbeitende aller Bereiche einfach zug\u00e4nglich sind.<\/p>\n\n\n\n

2. Skalierbarkeit bedenken<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Auch im Verwaltungsumfeld ist die Digitalisierung nicht statisch, sondern eine dynamische Entwicklung. Verantwortliche sollten darauf achten, dass die L\u00f6sungen, f\u00fcr die sie sich entscheiden, mit zuk\u00fcnftigen Anforderungen mitwachsen k\u00f6nnen. Sollen weitere Prozesse digitalisiert oder gar automatisiert werden, muss daf\u00fcr die notwendige Infrastruktur vorhanden sein \u2013 sowie Tools, die dies bei Bedarf auch den Mitarbeitenden erm\u00f6glichen, ohne dabei externe Dienstleister zurate zu ziehen. Unter dieser Pr\u00e4misse sollte auch die Cloud in St\u00e4dten und Kommunen kein rotes Tuch mehr sein. Inzwischen existieren L\u00f6sungen europ\u00e4ischer Anbieter, die vollst\u00e4ndig innerhalb der EU gehostet werden, DSGVO-konform sowie sehr gut abgesichert sind und sich somit auch f\u00fcr sensiblere Daten eignen. Cloud-L\u00f6sungen bieten den Vorteil, dass sie sich im Bedarfsfall ganz einfach per Klick erweitern lassen.<\/p>\n\n\n\n

3. Digitale B\u00fcrgerportale f\u00f6rdern<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Digitalisierung von Terminvereinbarungs- oder Antragsprozessen bietet sowohl f\u00fcr B\u00fcrgerInnen als auch f\u00fcr Mitarbeitende viele Vorteile. F\u00fcr einige Vorg\u00e4nge ist dadurch kein pers\u00f6nliches Erscheinen auf dem Amt und auch kein Postversand mehr notwendig. Sind dennoch In-Persona-Termine vorgesehen, k\u00f6nnen diese effizienter und k\u00fcrzer gehalten werden, wenn Daten bereits im Vorfeld digital erfasst worden sind. Nicht zuletzt sind Beh\u00f6rden nach dem OZG dazu verpflichtet, Dienstleistungen in elektronischer Form zur Verf\u00fcgung zu stellen und so einerseits die Mitarbeitenden zu entlasten und zugleich die Servicequalit\u00e4t zu erh\u00f6hen. Bei der Suche nach einer geeigneten L\u00f6sung sollten Verantwortliche auch darauf achten, dass diese mittels Programmierschnittstellen mit der internen Software-Landschaft des Hauses integrierbar ist. Nur so lassen sich komplette Antrags-Workflows vom Ausf\u00fcllen eines Online-Formulars bis zur internen Abwicklung wirklich nahtlos digitalisieren.<\/p>\n\n\n\n

4. Auf Low Code und No Code setzen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

In praktisch allen IT-Berufen fehlen Fachkr\u00e4fte und auch Verwaltungen fragen sich, wie sie weitere Prozessautomatisierung trotz fehlender Ressourcen umsetzen k\u00f6nnen. No-Code-, bzw. Low-Code-Ans\u00e4tze bieten auch f\u00fcr Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse die M\u00f6glichkeit, in die Prozessautomatisierung einzusteigen, indem sie intuitiv zu bedienende, grafische Oberfl\u00e4chen nutzen k\u00f6nnen. Dabei erwerben die Angestellten nebenbei zus\u00e4tzlich neue Digital-Skills.<\/p>\n\n\n\n

5. KI-Wissens-Bots nutzen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Viele Verwaltungen verf\u00fcgen \u00fcber einen enormen Wissensfundus, aus dem ben\u00f6tigte Informationen erst aufwendig extrahiert werden m\u00fcssen. KI-Integration in Form von interaktiven Bots bietet die Chance, solche Abfragen zu automatisieren und erheblich zu beschleunigen. Ein spezialisierter Bot erm\u00f6glicht es Mitarbeitenden, in nat\u00fcrlicher Sprache Fragen an Datenbest\u00e4nde zu richten. Wichtig bei \u00dcberlegungen zum KI-Einsatz in regulierten Umgebungen ist allerdings, dass \u00f6ffentliche Verwaltungen mit zertifizierten Anbietern zusammenarbeiten, die spezielle Modelle verwenden, die den europ\u00e4ischen Regularien entsprechen.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Grundlegendes Ziel von Stadt- und Kreisverwaltungen sollte es sein, eine zentrale, standardisierte Plattform einzusetzen, statt weiterhin auf unz\u00e4hlige separate Softwarel\u00f6sungen zu vertrauen, deren Interoperabilit\u00e4t oft nicht gew\u00e4hrleistet ist. Nur so lassen sich sukzessive Prozesse f\u00fcr alle Fachbereiche digitalisieren und automatisieren, vom ersten Kontakt zu B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrgern bis hin zu digitalen Antr\u00e4gen, der internen Verarbeitung und Umsetzung. Gleichzeitig wird damit die Grundlage f\u00fcr den datenschutzkonformen Einsatz von KI-Technologien geschaffen.<\/p>\n\n\n\n

Intelligentes Workflow- und Dokumentenmanagement | d.velop<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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