{"id":26415,"date":"2024-04-05T10:34:52","date_gmt":"2024-04-05T08:34:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=26415"},"modified":"2024-03-26T10:43:07","modified_gmt":"2024-03-26T09:43:07","slug":"kostenfalle-businesssoftware-unterlizenzierung-und-ungenutzte-anwendungen-erhoehen-kosten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=26415","title":{"rendered":"Kostenfalle Businesssoftware: Unterlizenzierung und ungenutzte Anwendungen erh\u00f6hen Kosten"},"content":{"rendered":"\n

Autor\/Redakteur: Torsten Boch, Senior Product Manager bei Matrix42<\/a>\/gg<\/p>\n\n\n\n

Unternehmen haben eine Vielzahl unterschiedlicher Softwarel\u00f6sungen im Einsatz. Die meisten davon mittlerweile in der Cloud. Doch auch in der modernen Zeit mit florierender Cloud-Nutzung bleibt das Thema \u201eLizenz-Audit\u201c eine ein wichtiges Anliegen f\u00fcr viele Firmen. Tritt dabei ans Tageslicht, dass Unternehmen ihre Software nicht oder falsch lizenziert haben, kommen in der Regel hohe Kosten durch eine Nachlizenzierungen auf sie zu. Bei konformer Lizenzpaket-Buchung erhalten Firmen \u00fcblicherweise Preisnachl\u00e4sse. Diese entfallen bei der falschen Lizenzierung. \u00a0Die Nachzahlungsforderungen, auch f\u00fcr bereits zur\u00fcckliegende Zeitr\u00e4ume, sind sehr teuer und auf Unternehmensseite nicht in der Finanzplanung enthalten, sodass zus\u00e4tzliche, ungeplante Kosten auf sie zukommen.<\/p>\n\n\n\n

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Quelle: Matrix42<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n\n

Doch stehen Unternehmen damit nicht allein da. L\u00f6sungen f\u00fcr das Software Asset Management (SAM) unterst\u00fctzen sie dabei, sich auf solche Situationen vorzubereiten und den Einsatz ihrer gekauften Software-Lizenzen im Blick zu behalten. Unterlizenzierung ist also kein Los, dass auf einen f\u00e4llt. Vielmehr resultiert es aus dem eigenen Fehlverhalten im Umgang mit Softwarelizenzen und einer nachl\u00e4ssigen Dokumentation fortlaufender Vertr\u00e4ge und ihrer \u00c4nderungen. Geben sich Unternehmen jedoch M\u00fche und setzen SAM nachhaltig im Unternehmen ein, haben sie nur selten Nachzahlungen durch ein Audit zu f\u00fcrchten und k\u00f6nnen signifikant Kosten einsparen.<\/p>\n\n\n\n

Audits: kein Zufall,<\/strong> sondern g\u00e4ngiges Verfahren<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Das Softwareanbieter die Korrektheit der Lizenzierung verkaufter Software \u00fcberpr\u00fcfen, ist ein g\u00e4ngiges Verfahren. Die langj\u00e4hrige Erfahrung hat die Softwareherausgeber gelehrt, dass sie durch die Nachforderungen ein bedeutendes Zusatzgesch\u00e4ft zum reinen Lizenzverkauf generieren k\u00f6nnen. Oftmals ist es aufwendig, Neukunden f\u00fcr sich zu gewinnen und vom Kauf zu \u00fcberzeugen. Bestandskunden hingegen nutzen bereits die eigene Software und Anbieter finden bei der Pr\u00fcfung fast immer Nutzungsverst\u00f6\u00dfe. Die Rechnung auf Basis von Listenpreisen geht damit auf und ist leicht verdientes Geld vor allem, wenn in den meisten F\u00e4llen mehrere Nutzungsjahre gepr\u00fcft werden.<\/p>\n\n\n\n

Gr\u00fcnde f\u00fcr Audits gibt es viele: Softwareanbieter werden hellh\u00f6rig, wenn es zu medialen Ver\u00f6ffentlichungen zu Unternehmensk\u00e4ufen oder Fusionen, nicht verl\u00e4ngerten Rahmenvertr\u00e4gen oder diskreten Hinweisen durch ver\u00e4rgerte Mitarbeiter ihrer Kunden kommt. Ist ein Softwareanbieter besonders gewieft, analysiert er sogar, ob seine Kunden allzu zyklisch Lizenzen nachkaufen. Die Informationen nutzen sie, um noch vor der n\u00e4chsten zu erwartenden Sammelbeschaffung den n\u00e4chsten Audit anzusetzen und eine m\u00f6gliche Unterlizenzierung aufzudecken.<\/p>\n\n\n\n

Ist das offizielle Schreiben erstmal eingetroffen und die Lizenz\u00fcberpr\u00fcfung in Aussicht stellt, fragen die Anbieter die ersten Informationen ab. F\u00fcr Softwarenutzer gilt es dann, strukturiert vorzugehen und geb\u00fcndelt mit dem Absender zu kommunizieren. Ohne eine l\u00fcckenlose Dokumentation durch ein etabliertes SAM entsteht in den Unternehmen \u00fcblicherweise Hektik. Liegen jedoch die validierten Daten \u00fcber die Softwarenutzung im SAM-System vor, sind Firmen f\u00fcr die Pr\u00fcfung gut ger\u00fcstet.<\/p>\n\n\n\n

Unternehmen sind oft \u00fcberlizenziert<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Unternehmen setzen ihre gekauften Lizenzen in vielen F\u00e4llen nicht effizient ein. Analysen haben gezeigt, dass mehr als jedes dritte Unternehmen (bis zu 40 Prozent) ihre bereitgestellten Anwendungen kaum oder gar nicht einsetzen. Das f\u00fchrt zu \u00dcberbest\u00e4nden bei Mietlizenzen, Updates oder Wartungsgeb\u00fchren und dauerhaften unn\u00f6tigen Mehrkosten. Identifiziert ein Unternehmen jedoch gezielt ungenutzte Software, k\u00f6nnen sie auf der einen Seite entsprechenden Lizenzen reduzieren und dadurch unn\u00f6tige Ausgaben f\u00fcr Software einsparen. Auf der anderen Seite hat die \u00dcberlizenzierung jedoch den Vorteil, dass eine gegebenenfalls bestehende Unterlizenzierung seltener vorkommt oder im Pr\u00fcfungsfall der Softwareeinsatz sogar \u00fcberkompensiert wird.<\/p>\n\n\n\n

Das Audit betrifft jedoch nicht nur On-Premises-Lizenzen, sondern auch viele ungenutzte Komponenten im Rechenzentrum sowie in der Cloud. Dort die entsprechenden Ressourcen zu erkennen, ist allerdings komplexer. Dennoch ist es gerade hier den Aufwand wert. Lizenzen f\u00fcr Cloud-Software sind relativ teure Anwendungen f\u00fcr die Infrastruktur. Sie bergen entsprechend gro\u00dfes Einsparpotenzial in Bezug auf Lizenzen und Wartung \u2013 von den Betriebskosten f\u00fcr die Hardware sowie den R\u00e4umlichkeiten bereits abgesehen.<\/p>\n\n\n\n

Fehlender \u00dcberblick straft<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Unternehmen stehen also grunds\u00e4tzlich vor der Herausforderung, ihre bestehenden Softwarevertr\u00e4ge und die Anzahl der \u00fcber die Zeit beschafften Lizenzen zu dokumentieren. Denn dies ist die anf\u00e4lligste Informationsquelle beim Lizenz-Audit. Dementsprechend ist es ratsam, den erworbenen Bestand sorgf\u00e4ltig zu erfassen und fortlaufend zu pflegen wie viele und welche Lizenzen wo im Einsatz sind. Kaufen Unternehmen Lizenzen innerhalb eines Rahmenvertrags, sind bei der Vertragsverl\u00e4ngerung nicht selten Umrechnungen des Altbestandes vorzunehmen.<\/p>\n\n\n\n

Weitere Herausforderungen bietet der Geltungsbereich bei Vertr\u00e4gen und Lizenzbest\u00e4nden. Unternehmen wachsen selten ausschlie\u00dflich organisch. Kaufen Organisationen andere Unternehmen zu, fusionieren, beteiligen sich oder Spalten Abteilungen ab, kann es in Bezug auf die Lizenzen problematisch werden. Softwareanbieter nutzen diese Anl\u00e4sse gerne, da sie unternehmensseitig zu besonders unliebsamen \u00dcberraschungen im Audit f\u00fchren k\u00f6nnen. Es ist also unerl\u00e4sslich, dass die Fachleute aus dem Rechnungswesen in den Aufbau und die Pflege der sogenannten Lizenzbilanz eingebunden werden, um solche Problemsituationen zu verringern.<\/p>\n\n\n\n

Abhilfe durch SAM<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ein verl\u00e4ssliches Bild \u00fcber den Status der Softwarelizenzierung sowie eventuell bestehender finanzieller Risiken zu haben, ist vor allem f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsleitung des Unternehmens von gro\u00dfer Bedeutung. Daher ist es zu empfehlen, im Bereich IT-Service-Management (ITSM) verantwortliche Rollen zu definieren, die sich um das SAM k\u00fcmmern. Ebenfalls ratsam ist das Aufsetzen effektiver Prozesse entlang des gesamten Software-Lebenszyklus, um die dauerhafte Dokumentation zu gew\u00e4hrleisten. Das umfasst sowohl die Beschaffung als auch die Bereitstellung der Software und betrifft auch die Fachabteilungen, die letztlich Transparenz \u00fcber die verursachten Kosten haben sollten.<\/p>\n\n\n\n

Eine SAM-L\u00f6sung begleitet diesen organisatorischen Prozess. Sie unterst\u00fctzt dabei, viele Routineaufgaben wie die Lizenzverteilung zu automatisieren und die Ver\u00e4nderungen im technischen sowie vertraglichen Bestand zu dokumentieren. Damit l\u00e4sst sich der Softwarebestand proaktiv optimieren \u2013 idealerweise eng integriert in einer ITSM-L\u00f6sung. Langfristig senkt dies die laufenden Kosten und vermeidet das Risiko einer Unterlizenzierungen, w\u00e4hrend es gleichzeitig die notwendigen Informationen f\u00fcr die n\u00e4chste Lizenzpr\u00fcfung bereith\u00e4lt, um jederzeit gelassen Auskunft geben zu k\u00f6nnen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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