{"id":26057,"date":"2024-02-09T11:01:23","date_gmt":"2024-02-09T10:01:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=26057"},"modified":"2024-01-31T11:09:59","modified_gmt":"2024-01-31T10:09:59","slug":"prozesse-wirklich-erfolgreich-digitalisieren-ein-leitfaden-fuer-kleine-und-mittlere-unternehmen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=26057","title":{"rendered":"Prozesse wirklich erfolgreich digitalisieren \u2013 ein Leitfaden f\u00fcr kleine und mittlere Unternehmen"},"content":{"rendered":"\n

Autor\/Redakteur: Oliver Kraus, Software Consultant bei MicroNova<\/a>\/gg<\/p>\n\n\n\n

Vorneweg: Ein vollst\u00e4ndig papierloses B\u00fcro sei hiermit nicht versprochen. Aber ein Weg zu deutlich, wirklich deutlich weniger Papier und sauberen Prozessen. Sowie zu einer L\u00f6sung, mit der sich dieses glorreiche Ansinnen erreichen l\u00e4sst.<\/p>\n\n\n\n

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Quelle: MicroNova<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n\n

Zun\u00e4chst einmal gibt die Digitalisierung von Prozessen folgende Versprechen: Arbeitsabl\u00e4ufe vereinfachen, die Produktivit\u00e4t steigern und\/oder Kosten senken sowie den \u00f6kologischen Fu\u00dfabdruck reduzieren. Warum aber gelingen entsprechende Projekte oft nicht zur Zufriedenheit oder werden im Alltagsstress erst gar nicht in Angriff genommen? Einer der wichtigsten Gr\u00fcnde daf\u00fcr ist, dass vor jedem Sieg die Vorbereitung steht \u2013 und sie kommt nicht selten zu kurz. Dabei steigt mit der sorgf\u00e4ltigen Planung der Gesamtzeitaufwand nicht, im Gegenteil.<\/p>\n\n\n\n

Der erste Tipp lautet demnach: Wer Prozesse erfolgreich digitalisieren m\u00f6chte, braucht vor allem anderen eine strukturierte Herangehensweise. Um noch ein wenig mehr zu spoilern: Der zweite wichtige Tipp ist, eine leistungsstarke und gleichzeitig wirklich einfach einzusetzende Technologie zu verwenden. Und last but not least: Das Thema muss felsenfest auch auf Ebene der Unternehmensf\u00fchrung verankert sein.<\/p>\n\n\n\n

Geordnete Prozess-Analyse als Grundstein<\/strong><\/p>\n\n\n\n

So banal es klingt, so wichtig ist es und so oft werden hier die ersten Fehler gemacht: Jede erfolgreiche Transformation beginnt mit einer sauberen Analyse bestehender Prozesse. Denn wer darauf setzt, schlicht den Bestand zu \u00fcbernehmen, l\u00e4sst sehr viel Potenzial liegen \u2013 denn ein digitaler Prozess ist noch lange kein leistungsf\u00e4higer. Darum gilt es, die Gunst der Stunde zu nutzen und Vorg\u00e4nge sowie Abl\u00e4ufe zu hinterfragen und bei Bedarf neu zu gestalten \u2013 nicht alle auf einmal, daf\u00fcr mit Plan und Ziel. Diese Investition wird sich doppelt auszahlen: in einer leistungsf\u00e4higeren Organisation und einer einfacheren Transformation; der Hebel setzt also bei OPEX und CAPEX gleicherma\u00dfen an.<\/p>\n\n\n\n

Denn eines der Ziele ist es ja, ineffiziente, papierbasierte Abl\u00e4ufe zu identifizieren und zu verstehen. Zu diesem Vorgang geh\u00f6rt die genaue Betrachtung, wie Dokumente erstellt, geteilt und archiviert werden. Wie alle Beteiligten mit ihnen arbeiten. Welche Freigaben an welcher Stelle erforderlich sind. Wie viel Zeit f\u00fcr welche Schritte erforderlich ist, etc. Ein umfassendes Verst\u00e4ndnis der Arbeitsabl\u00e4ufe zu gewinnen hilft au\u00dferdem, entsprechende Widerst\u00e4nde in der Belegschaft abzubauen. Folglich ist es dabei entscheidend, wirklich alle Beteiligten einzubeziehen oder zumindest zu ber\u00fccksichtigen \u2013 also auch gegebenenfalls externe Parteien.<\/p>\n\n\n\n

Machen Sie es sich leicht \u2013 mit Low-Code-L\u00f6sungen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Erst wenn die Abl\u00e4ufe entstaubt sind, geht es an deren eigentliche Digitalisierung. Nat\u00fcrlich wird eine gute Digitalisierungsl\u00f6sung bereits bei diesem Vorgang unterst\u00fctzen \u2013 indem sie hilft, die optimierten Prozesse zu visualisieren. Damit die folgende Umsetzung klappt, ist es wichtig, dass sich Abl\u00e4ufe einerseits schnell und einfach anlegen lassen. Andererseits darf die dahinterstehende Software nicht zu komplex sein, denn andernfalls entsteht schnell ein Kostenproblem. Mit den sogenannten Low-Code- beziehungsweise No-Code-Plattformen steht hier inzwischen gl\u00fccklicherweise ein Ansatz zur Verf\u00fcgung, der genau diese Herausforderung erfolgreich aufgel\u00f6st hat.<\/p>\n\n\n\n

Denn diese Plattformen erm\u00f6glichen es selbst Personen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse, wirklich ma\u00dfgeschneiderte Anwendungen zu entwickeln. Und zwar in kurzer Zeit und mit inzwischen sehr hoher Qualit\u00e4t. Nun ist es nicht so, dass die Nutzung komplett ohne Einarbeitung und Tool-Kenntnisse m\u00f6glich ist. Doch der entscheidende Unterschied zu fr\u00fcher ist: Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) k\u00f6nnen sich damit eben Individualisierungen leisten. Und gerade das macht den Unterschied: Nur wenn ma\u00dfgeschneidert auf Anforderungen von Prozessen und Abl\u00e4ufen eingegangen werden kann, stimmen am Ende die Akzeptanz und Performance. Nur so entsteht wahre Nutzerfreundlichkeit. Ein weiterer Vorteil: Was erstellt wurde, ist nicht in Stein gemei\u00dfelt. Wenn sich Abl\u00e4ufe im Unternehmen \u00e4ndern, l\u00e4sst sich das zeitnah in der Plattform nachziehen.<\/p>\n\n\n\n

Einbindung auf Gesch\u00e4ftsf\u00fchrerebene<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Wer an dieser Stelle vielleicht einige Male im Stillen mit dem Kopf genickt hat: All das funktioniert nur, wenn ein Digitalisierungsvorhaben die volle Unterst\u00fctzung der Gesch\u00e4ftsleitung hat. Dass es sich hierbei um ein strategisches Unterfangen handelt, erkl\u00e4rt sich eigentlich von selbst. Denn sp\u00e4testens, wenn (vermeintlich) bew\u00e4hrte Abl\u00e4ufe angefasst werden m\u00fcssen, sind auch auf Leitungsebene hinterlegte Entscheidungen erforderlich. \u00dcber diese unmittelbare Lenkungsfunktion hinaus darf auch der Faktor Unternehmenskultur nicht vernachl\u00e4ssigt werden. Es gilt, andere F\u00fchrungskr\u00e4fte und das ganze Team gleicherma\u00dfen \u201eabzuholen\u201c. Eine Vorbildfunktion sowie entsprechende Kommunikation sind hierbei unerl\u00e4sslich.<\/p>\n\n\n\n

Und auch all das w\u00e4re noch ohne Wert, wenn nicht die Priorisierung und die Zuweisung von Ressourcen entsprechende Unterst\u00fctzung erf\u00fchren. Das gilt ganz offensichtlich f\u00fcr die Investitionen in Software und Dienstleister, geht jedoch dar\u00fcber hinaus: erforderliche Abstimmungsrunden, wom\u00f6glich umpriorisierte Kundenprojekte, andere interne Vorhaben \u2026 der eigentliche Vorgang, die Prozesse zu digitalisieren, muss irgendwo in der allt\u00e4glichen Arbeit seinen Platz und seine eigene Zeit finden. Denn nat\u00fcrlich ist ein solches Vorhaben letztlich nichts anderes als eine klassische Investition: Am Anfang steht der Aufwand, und die Ertr\u00e4ge kommen \u00fcber die Zeit.<\/p>\n\n\n\n

Erfolgreiche Nutzung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Trotz aller offensichtlicher Vorteile, Prozesse zu digitalisieren, gibt es also einige Stolpersteine auf dem Weg dorthin. Diese sind jedoch nicht so gro\u00df, als dass Unternehmen sie nicht im Grunde recht einfach vermeiden k\u00f6nnen. Die meisten Ma\u00dfnahmen m\u00fcssen dabei auch nur einmal durchgef\u00fchrt werden. Damit sich jedoch die Wirkung voll entfaltet, ist es ratsam, die Belegschaft immer wieder aufs Neue mit an Bord zu holen: Regelm\u00e4\u00dfige Schulungsangebote \u2013 Stichwort Personalfluktuation \u2013 und kontinuierliche Kommunikation sind die simplen und nicht sonderlich aufwendigen Gegenmittel. Denn beides wird ohnehin f\u00fcr die betreffenden Prozesse durchgef\u00fchrt werden.<\/p>\n\n\n\n

Jenseits der User-Seite ist es allerdings auch f\u00fcr das Backend im Unternehmen wichtig, f\u00fcr eine digitale L\u00f6sung richtig aufgestellt zu sein. Auch hier sollte im Grunde bereits alles an Bord sein, was erforderlich ist: eine solide, gut abgesicherte IT-Infrastruktur. Wer kein gutes Gef\u00fchl oder gar belegbare Herausforderungen rund um die eigene Cybersicherheit hat, sollte jedoch zuerst diese Baustelle angehen und im Anschluss damit beginnen, Prozesse zu digitalisieren. Das mag nach einer Selbstverst\u00e4ndlichkeit klingen, ist es aber eben nicht \u2026 Ebenfalls im Rahmen \u00fcblicher Vorgehensweisen h\u00e4lt sich die Technologieauswahl: Mit Pilotprojekten und herstellerneutraler Beratungen sollte es schnell gelingen, das passende Tool zu finden.<\/p>\n\n\n\n

Zukunft sichern<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Abschlie\u00dfend bleibt zu sagen: Digitalisierung verhilft Unternehmen auch zu einer besseren Datenqualit\u00e4t und -verf\u00fcgbarkeit, was zu fundierteren Gesch\u00e4ftsentscheidungen f\u00fchrt. Digitale Prozesse sind zudem flexibler und leichter skalierbar \u2013 wichtig, um sich schneller an Marktver\u00e4nderungen anzupassen, und damit auch wichtig f\u00fcr die eigene Wettbewerbsf\u00e4higkeit. Damit ist die Entscheidung, Prozesse (endlich?) zu digitalisieren auch eine Entscheidung, die Zukunft des Unternehmens zu sichern.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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