{"id":24740,"date":"2023-08-07T11:52:00","date_gmt":"2023-08-07T09:52:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=24740"},"modified":"2023-07-31T11:03:48","modified_gmt":"2023-07-31T09:03:48","slug":"wie-sich-ablagen-zum-archiv-der-zukunft-mausern","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=24740","title":{"rendered":"Wie sich Ablagen zum \u201eArchiv der Zukunft\u201c mausern"},"content":{"rendered":"\n

Autor\/Redakteur: Andreas Zipser, Vorstandsvorsitzender, easy<\/a>\/gg<\/p>\n\n\n\n

Egal ob Vertr\u00e4ge, Rechnungen, Belege oder Personalakten \u2013 mittlerweile landet ein Gro\u00dfteil der Dokumente digitalisiert im Archiv. F\u00fcr Abteilungen bedeutet das h\u00f6here Effizienz, Effektivit\u00e4t und Transparenz sowie flexible Workflows. Ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem kann aber mehr. Als Startrampe f\u00fcr vorausschauende Analysen und den Einsatz von KI er\u00f6ffnet das \u201eArchiv der Zukunft\u201c neue Wege.<\/p>\n\n\n\n

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Andreas Zipser, Vorstandsvorsitzender easy (Quelle: Andreas Zipser)<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n\n

Trotz aller Unkenrufe zum Digital-Standort Deutschland schreitet die Digitalisierung voran. Das zeigt sich besonders deutlich beim Dokumentenmanagement. Nach einer Umfrage des Bitkom (Office Index 2022<\/a>) druckt erstmals die Mehrzahl der Unternehmen weniger auf Papier als zuvor. 72 Prozent aller Unternehmen haben die Briefpost bereits durch digitale Kommunikationsmittel ersetzt. Und immerhin 40 Prozent der Unternehmen nutzen \u00fcberwiegend elektronische Rechnungsformate.<\/p>\n\n\n\n

Vom digitalisierten Dokument zum digitalen Prozess<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ist die Rechnung per Email aber tats\u00e4chlich schon \u201edigitale Transformation\u201c? Reicht es, Vertr\u00e4ge einzuscannen und in eine Datenbank zu schieben? Unternehmen legen gesch\u00e4ftsrelevante Unterlagen ja nicht erst seit gestern ab. Daf\u00fcr sorgen schon allein die gesetzlichen Vorgaben gem\u00e4\u00df GoBD (\u201eGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff\u201c).<\/p>\n\n\n\n

Die Digitalisierung im Dokumentenmanagement kann mehr als die Ablage zu vereinfachen. Mehr als Revisionssicherheit und Compliance zu erf\u00fcllen und Mitarbeitenden im Bedarfsfall schnell und unkompliziert Zugriff auf relevante Dokumente zu erm\u00f6glichen. Diese Aufgaben sind zwar wichtig und richtig. Zum pulsierenden Datenherz wird das Dokumentenmanagement jedoch erst, wenn es gelingt, die archivierten Dokumente intelligent zu verkn\u00fcpfen und die darin enthaltenen Daten umfassend zu nutzen. Hier sitzen viele Unternehmen auf einem riesigen Wissensschatz, den es aus den Untiefen des Keller- oder Rechencenter-Archivs zu heben gilt.<\/p>\n\n\n\n

Archiv der Zukunft: Drei zentrale Bausteine<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Tats\u00e4chlich baut jedes Unternehmen, das heute automatisierte und cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) nutzt, bereits an einem solchen Archiv der Zukunft. In den meisten F\u00e4llen beschr\u00e4nkt sich die Archivierung auf einzelne Gesch\u00e4ftsprozesse \u2013 wie elektronisches Vertragsmanagement, HR oder Purchase-to-Pay-Prozesse (P2P). Gelingt es, diese Teil-Archive zu einem zentralen Daten- und Wissens-Hub zusammenzufassen, gewinnt das DMS f\u00fcr Unternehmen zuk\u00fcnftig eine neue Dimension.<\/p>\n\n\n\n

Zentral f\u00fcr diese Entwicklung sind drei Bausteine: Datenverkn\u00fcpfung, Cloud und der Einsatz von KI.<\/p>\n\n\n\n

Intelligente Datenverkn\u00fcpfung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Um einen Single Point of Truth (SPoT) zu schaffen, ist das Aufl\u00f6sen von Datensilos unabdingbar. Im Archiv der Zukunft flie\u00dfen daher gesch\u00e4ftsrelevante Informationen abteilungs\u00fcbergreifend aus den jeweiligen DMS zusammen \u2013 egal, ob es sich um Daten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden oder Partnern handelt. Moderne DMS-L\u00f6sungen verf\u00fcgen hier bereits \u00fcber umfangreiche Features, um die Dokumente automatisch elektronisch zu erfassen, relevante Daten auszulesen und diese zu validieren. Smarte Rechnungsmanagementl\u00f6sungen beispielsweise unterst\u00fctzen unterschiedlichste Formate (zum Beispiel PDF, EDI, ZUGFeRD) und k\u00f6nnen selbst Papierdokumente fehlerfrei einscannen. Auch erste Ans\u00e4tze von KI und Machine-Learning kommen hier zum Einsatz. So lernen die Systeme mit jedem Scan- und Extrahier-Vorgang und wenden das trainierte Wissen automatisch beim n\u00e4chsten Dokument an.<\/p>\n\n\n\n

Eine wichtige Schl\u00fcsselrolle spielt zudem die Integration von Drittsystemen. Dabei werden die aus den Dokumenten ausgelesenen Daten automatisch mit den Stammdaten im ERP- oder CRM-System abgeglichen und mit zus\u00e4tzlichen Informationen \u2013 zum Beispiel mit in einem SAP-System hinterlegten Bestellungen und Wareneing\u00e4ngen \u2013 angereichert. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

Sowohl das Extrahieren und Validieren der Daten als auch die Einbindung Drittsysteme steigert die Datenqualit\u00e4t und hilft, das Archiv der Zukunft im Sinne des Lean Data Management \u201eschlank\u201c und effizient zu halten. Im Datenkontext lassen sich dann wichtige Unternehmenskennzahlen erfassen, neue Synergien und Abh\u00e4ngigkeiten aufdecken und Prognosen und Analysen starten. <\/p>\n\n\n\n

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Das DMS-Archiv entwickelt sich zur Startrampe f\u00fcr die ganzheitliche Digitalisierung (Quelle: Getty Images \/ easy)<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Archivieren in der Cloud<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Keine Technologie ist wohl so stark mit dem Thema Digitalisierung verkn\u00fcpft wie die Cloud. Das Archiv der Zukunft ist hier keine Ausnahme. Nach einer Umfrage von Flexera<\/a> speichern Unternehmen bereits mehr als die H\u00e4lfte der Daten (51 Prozent) in der Public Cloud, Tendenz steigend. Damit scheinen lang gehegte Sicherheitsbedenken in Bezug auf Datenschutz und Cyberkriminalit\u00e4t in der Cloud der Vergangenheit anzugeh\u00f6ren. Cloudbasierte DMS-L\u00f6sungen greifen mittlerweile auf Hochverf\u00fcgbarkeits-Server in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren zur\u00fcck und nutzen die in der Cloud integrierten Sicherheitsma\u00dfnahmen f\u00fcr ein zuverl\u00e4ssiges Identity und Access Management (IAM).<\/p>\n\n\n\n

Umso mehr \u00fcberzeugen die Cloud-Vorteile \u2013 darunter die hohe Agilit\u00e4t und Skalierbarkeit bei niedrigeren Kosten, der einfache und ortunabh\u00e4ngige Zugriff auf Dokumente und Daten sowie der zus\u00e4tzliche Automatisierungs-Boost f\u00fcr effiziente Workflows. F\u00fcr das Archiv der Zukunft ist die Cloud der Ablageort schlechthin. Denn \u00fcber einfache Plug-Ins l\u00e4sst sich das Archiv mit einer Vielzahl bestehender Systeme und Datenbanken verkn\u00fcpfen. Inhalte stehen vernetzt zur Verf\u00fcgung und wachsen organisch mit dem wachsenden Business und Datenvolumen. Gleichzeitig bietet die Cloud die n\u00f6tige Infrastruktur, um schnell und kosteneffektiv riesige Datenmengen zu verarbeiten. Und sie liefert die notwendige Rechenpower, um die Daten im Rahmen von KI, Machine-Learning und Data Analytics zu nutzen.  <\/strong><\/p>\n\n\n\n

KI-Technologien<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Dass der Datenpool in der Cloud zum Anwendungsfeld f\u00fcr verschiedene Formen von KI wird, ist da nur die logische Konsequenz. Dabei geht es zuk\u00fcnftig nicht mehr nur darum, Gesch\u00e4ftsprozesse weiter zu automatisieren und zu optimieren. Immerhin lassen sich standardisierte und repetitive Aufgaben schon heute beispielsweise mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) durchf\u00fchren. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

Im n\u00e4chsten Schritt soll das Archiv der Zukunft vielmehr als Sprungrampe f\u00fcr g\u00e4nzlich neue Anwendungen dienen, die \u00fcber das klassische Dokumentenmanagement hinausgehen. Ein gutes Beispiel ist ChatGPT: Der intelligente Sprachbot hat in den letzten Monaten das Potential intelligenter Dialogsysteme eindrucksvoll unter Beweis gestellt. In \u00e4hnlicher Weise k\u00f6nnen KI-Bots auch im Rahmen der Unternehmenskommunikation zum Einsatz kommen und dort mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden interagieren. Zur Beantwortung der Fragen nutzen die Bots Natural Language Processing (NLP) und greifen auf die Daten des Archivs der Zukunft zur\u00fcck. Dabei arbeiten die Systeme streng nach aktuellen datenschutzrechtlichen Vorgaben und k\u00f6nnen, richtig programmiert, sogar den Weg der Daten transparent nachzeichnen (Stichwort: DSGVO).<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Einmal vernetzt und abgelegt lassen sich die historischen wie Echtzeit-Daten auch f\u00fcr Data Analytics heranziehen. Vorstellbar sind unter anderem Benchmark-Analysen, die Angebote und Rechnungen von Lieferanten miteinander vergleichen sowie Risikoanalysen von Zulieferern unter Compliance-Gesichtspunkten. Dass sich das Archiv dabei selbst verwaltet, versteht sich in diesem Innovationsumfeld von allein: Die kontinuierlich automatisierte Inventur stellt beispielsweise die Datenqualit\u00e4t und  -Aktualit\u00e4t sicher und l\u00f6scht nicht mehr ben\u00f6tigte oder redundante Daten selbst\u00e4ndig. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements ist ein gutes Beispiel daf\u00fcr, was digitale Transformation tats\u00e4chlich meint: eine tiefgreifende und stetige Weiterentwicklung, die sowohl Technologien als auch Denk- und Arbeitsweisen eines Unternehmens einschlie\u00dft. Galt die Archivierung von Dokumenten lange Zeit als wenig aufregende Compliance-Aufgabe, mausert sie sich in Zeiten von KI und Cloud zum vielversprechenden Daten- und Innovationshub. Noch ist das Archiv der Zukunft keine Realit\u00e4t. Wer jedoch zuk\u00fcnftig den Mehrwert seiner archivierter Dokumente im vollen Umfang aussch\u00f6pfen will, sollte schon heute die Weichen in Richtung intelligentes, cloudbasiertes Dokumentenmanagement stellen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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