{"id":21457,"date":"2022-07-22T11:09:00","date_gmt":"2022-07-22T09:09:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=21457"},"modified":"2022-06-27T12:18:52","modified_gmt":"2022-06-27T10:18:52","slug":"was-bei-leeren-mail-postfaechern-nach-dem-urlaub-zu-beachten-ist","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=21457","title":{"rendered":"Was bei leeren Mail-Postf\u00e4chern nach dem Urlaub zu beachten ist"},"content":{"rendered":"\n

Autorin\/Redakteur: Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing von MailStore<\/a>\/gg<\/p>\n\n\n\n

In der Ferienzeit stellt sich vielen Unternehmen immer wieder die Frage, wie sie ihre Angestellten davor sch\u00fctzen k\u00f6nnen, von der schieren Menge der E-Mails, die nach ihrer R\u00fcckkehr in den Postf\u00e4chern lagern, „erschlagen“ zu werden. Am einfachsten und deswegen auch immer gerne gesehen, ist die Option, die Mails automatisch zu l\u00f6schen. Das kann aber rechtliche Probleme mit sich bringen. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Unternehmen seine Mitarbeiter vor der Mail-Flut sch\u00fctzt, ohne dabei die Compliance zu gef\u00e4hrden.<\/p>\n\n\n\n

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Bild: MailStore<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n\n

Der Urlaub soll f\u00fcr Mitarbeiter eine echte Auszeit sein, das hei\u00dft, dass Firmen-Laptop und -Handy ausgeschaltet und zuhause bleiben. Das hat aber zur Folge, dass sich h\u00e4ufig w\u00e4hrend ihrer Abwesenheit der Posteingang unabl\u00e4ssig weiter f\u00fcllt. Am ersten Arbeitstag nach der Auszeit warten dann schnell Hunderte bis Tausende E-Mails im Postfach. Das alles aufzuarbeiten, frisst Zeit und sorgt f\u00fcr Frust. Vor allem nach l\u00e4ngeren Urlauben stellt sich zudem die Frage, wie relevant manche Mails zum Zeitpunkt der R\u00fcckkehr \u00fcberhaupt noch sind.<\/p>\n\n\n\n

Mails l\u00f6schen: ein zweischneidiges Schwert<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Einige Unternehmen setzten bereits auf eine sehr konsequente L\u00f6sung: E-Mails an Mitarbeiter im Urlaub werden automatisch gel\u00f6scht. F\u00fcr die Angestellten hat dies den Vorteil, dass sie am ersten Arbeitstag entspannt mit einem aufger\u00e4umten Postfach starten k\u00f6nnen. Damit dem Unternehmen keine wichtigen Informationen verlorengehen, gibt es bei diesem Ansatz allerdings einiges zu beachten.<\/p>\n\n\n\n

So sollte in der Abwesenheitsnotiz unbedingt vermerkt werden, dass Mails automatisiert gel\u00f6scht werden, um dem Absender die M\u00f6glichkeit zu geben, die Nachricht erneut zu senden. F\u00fcr dringende F\u00e4lle kann auch der Kontakt einer Urlaubsvertretung angegeben werden. Hier verl\u00e4sst man sich allerdings darauf, dass der Absender erneut t\u00e4tig wird. Bei allt\u00e4glichen Konversationen, Nachfragen oder Angeboten sollte das in der Regel kein Problem darstellen. Allerdings muss man sich vor Augen f\u00fchren, dass es f\u00fcr bestimmte Dokumentenarten rechtliche Aufbewahrungspflichten gibt \u2013 zumindest ist dies f\u00fcr den \u00fcberwiegenden Teil der Unternehmen in Deutschland, \u00d6sterreich und der Schweiz der Fall. Eine Pflicht zum erneuten Senden von E-Mails existiert hingegen nicht. So k\u00f6nnte es zu Streitf\u00e4llen kommen, in denen sich ein Absender darauf beruft, eine E-Mail versendet zu haben, der Empf\u00e4nger diese aber nicht mehr im System hat, da sie automatisch gel\u00f6scht wurde. Das ist eine unangenehme Situation f\u00fcr alle Beteiligten, die unbedingt vermieden werden sollte.<\/p>\n\n\n\n

Raus aus dem Posteingang, aber nicht verschwunden<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Derart problematische Situationen k\u00f6nnen beispielsweise bei Vertragsk\u00fcndigungen eintreten. Die Willenserkl\u00e4rung, die hinter einer solchen Mail steckt, wird mit der Zustellung wirksam. Wird die entsprechende Mail allerdings direkt nach der Zustellung gel\u00f6scht, wei\u00df unter Umst\u00e4nden niemand im empfangenden Unternehmen \u00fcber die eigentlich fristgerechte K\u00fcndigung Bescheid. Dies ist ein Risiko, das Unternehmen sorgf\u00e4ltig abw\u00e4gen sollten. Bei E-Mails kann es sich de facto nach Steuer- und Handelsrecht auch um Handels- oder Gesch\u00e4ftsbriefe handeln, die nach dem Gesetz archivierungspflichtig sind. Solche Mails sollten also auf keinen Fall unwiederbringlich gel\u00f6scht werden.<\/p>\n\n\n\n

Eine L\u00f6sung kann die sogenannte Journalarchivierung<\/a> bieten. Bei diesem Ansatz werden alle E-Mails direkt nach dem Eingang vom E-Mail-Server in ein Archivsystem kopiert \u2013 noch bevor sie im Posteingang des Nutzers erscheinen. Unternehmen, die eine derartige L\u00f6sung einsetzen, k\u00f6nnen also getrost die Postf\u00e4cher der Mitarbeiter w\u00e4hrend des Urlaubs l\u00f6schen. Alle E-Mails sind schlie\u00dflich noch vollst\u00e4ndig und originalgetreu im Archiv gespeichert und abrufbar, sodass keine wichtigen Dokumente oder Informationen verloren gehen. Um das Gesuchte schnell finden zu k\u00f6nnen, sollten Unternehmen darauf achten, dass ihre Archivierungsl\u00f6sung eine leistungsf\u00e4hige Volltextsuche bietet, mit der die Mitarbeiter schnell zum Ziel gelangen \u2013 und dies ohne das IT-Helpdesk bem\u00fchen zu m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Der Urlaub dient der Erholung und Mitarbeiter sollten w\u00e4hrend dieser Zeit dienstlich nicht erreichbar sein \u2013 dar\u00fcber herrscht weitgehender Konsens. Oft genug \u00fcberkommt die heimkehrenden Urlauber dann allerdings direkt am ersten Arbeitstag nach der Auszeit der Stress, da alles aufgearbeitet werden muss. Hier kann es durchaus eine Entlastung darstellen, die Postf\u00e4cher der Angestellten automatisch zu leeren. Das sollte allerdings nur nach einem ausdr\u00fccklichen Hinweis in der Abwesenheitsnotiz und mit einem Archivierungssystem zur (rechtlichen) Absicherung geschehen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

In der Ferienzeit stellt sich vielen Unternehmen immer wieder die Frage, wie sie ihre Angestellten davor sch\u00fctzen k\u00f6nnen, von der schieren Menge der E-Mails, die nach ihrer R\u00fcckkehr in den Postf\u00e4chern lagern, „erschlagen“ zu werden. Am einfachsten und deswegen auch immer gerne gesehen, ist die Option, die Mails automatisch zu l\u00f6schen. Das kann aber rechtliche Probleme mit sich bringen. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Unternehmen seine Mitarbeiter vor der Mail-Flut sch\u00fctzt, ohne dabei die Compliance zu gef\u00e4hrden.<\/p>\n","protected":false},"author":81,"featured_media":21459,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"colormag_page_container_layout":"default_layout","colormag_page_sidebar_layout":"default_layout","footnotes":""},"categories":[8,10141],"tags":[15456,16586,3796,12065,855],"class_list":["post-21457","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-artikel","category-hintergrund","tag-anwesenheitsnotiz","tag-journalarchivierung","tag-loeschen","tag-mailstore","tag-urlaub"],"amp_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/21457","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/81"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=21457"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/21457\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":21460,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/21457\/revisions\/21460"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/21459"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=21457"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=21457"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=21457"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}