{"id":20873,"date":"2022-04-09T11:37:00","date_gmt":"2022-04-09T09:37:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=20873"},"modified":"2022-04-06T09:39:38","modified_gmt":"2022-04-06T07:39:38","slug":"bestehende-dokumente-als-herausforderung-ueber-den-richtigen-einstieg-in-die-digitalisierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=20873","title":{"rendered":"Bestehende Dokumente als Herausforderung: \u00dcber den richtigen Einstieg in die Digitalisierung"},"content":{"rendered":"\n

Autor\/Redakteur: Roland Kastner, Sales Manager DACH bei PFU<\/a>\/gg<\/p>\n\n\n\n

Die digitale Transformation ist gegenw\u00e4rtig eines der wichtigsten Themen der IT. Vielfach wird dabei vornehmlich \u00fcber Industrie 4.0, vernetzte Produktion und intelligente Lieferketten gesprochen. Das sind auch sicherlich wichtige Bestandteile eines umfassenden Ansatzes des digitalen Wandels, doch das ist keineswegs alles.<\/p>\n\n\n\n

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Bild: PFU<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n\n

Ein solcher Ansatz l\u00e4sst einen kompletten Aspekt vollkommen au\u00dfer Acht: das in Papierform vorhandene Wissen des Unternehmens digital nutzbar zu machen. Dabei geht es darum, die bisherige Papierablage in eine elektronische umzuwandeln, mit Akten, in die \u2013 weil nicht verschlagwortet und damit nicht durchsuchbar \u2013 dann auch keiner mehr einen Blick wirft.<\/p>\n\n\n\n

Es geht dabei jedoch nicht nur darum, mit Hilfe des Scannens und einer anschlie\u00dfenden inhaltlichen Erfassung das Wissen, das bisher nicht nutzbar war, zug\u00e4nglich zu machen. Vielmehr geht es um einen ganzheitlichen Ansatz mit diesen Informationen umzugehen, um auch Prozesse und Vorgehensweisen schneller und effizienter und damit produktiver zu gestalten, die Kosten in der Administration zu senken und damit auch in diesem Bereich zum Erfolg und zur Wettbewerbsf\u00e4higkeit des Unternehmens beizutragen. Um dieses Potenzial jedoch zu realisieren, sind schon beim ersten Schritt der Digitalisierung der Dokumente einige Punkte zu beachten.<\/p>\n\n\n\n

Der Scanner<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Zun\u00e4chst ist Scanner nicht gleich Scanner. Je nach Bedarf und Anspr\u00fcchen gilt es, das optimale Ger\u00e4t f\u00fcr den pers\u00f6nlichen Gebrauch oder den Einsatz in kleinen oder in gro\u00dfen Teams zu finden.<\/p>\n\n\n\n

Kleine, kompakte Scanner, wie der ScanSnap iX1300 von PFU eignen sich beispielsweise f\u00fcr den Einsatz am Einzelarbeitsplatz. Der Hersteller hat daf\u00fcr einen besonderen Einzugsmechanismus konzipiert, der wenig Stellfl\u00e4che ben\u00f6tigt und damit auf nahezu jedem Schreibtisch Platz findet. Dazu geh\u00f6rt unter anderem ein Einzug mit Wendemechanismus, bei dem keine Ablagef\u00e4cher ausgefahren werden m\u00fcssen. Somit ist die ben\u00f6tigte Stellfl\u00e4che kaum gr\u00f6\u00dfer als die einer DIN-A4-Seite.<\/p>\n\n\n\n

Bei gr\u00f6\u00dferen Scannern, die zum Beispiel in Teams oder Abteilungen zum Einsatz kommen, spielt meist der Platzbedarf eine geringere Rolle. Weitaus wichtiger werden dann andere Eigenschaften.<\/p>\n\n\n\n

Dazu geh\u00f6rt unter anderem die Scan-Geschwindigkeit. Moderne Ger\u00e4te wie die fi-8000 Series von Fujitsu schaffen eine Duplexgeschwindigkeit von bis zu 90 Blatt pro Minute. Dabei gilt es zu beachten, dass die Scanner nicht nur Standard-DIN-A4-Formate unterst\u00fctzen, sondern in der Lage sind, automatisch unterschiedliche Formate zu erkennen und den Scan-Vorgang dann genauso automatisch an das andere Format anzupassen.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Hinzu kommt, dass Hochleistungssysteme auch in der Lage sein sollten, Vorlagen, die schr\u00e4g im Einzug gelandet sind, zum einen nicht zu besch\u00e4digen. Zum anderen sollten sie in der Lage sein, diese Schr\u00e4glage eigenst\u00e4ndig zu erkennen und den zu scannenden Bereich dann so anzupassen, dass s\u00e4mtliche Informationen erfasst werden und nicht nur ein Teil. Sonst m\u00fcsste schon an dieser Stelle manuelles Nacharbeiten erfolgen \u2013 und das ist in der Regel zeitaufwendig und damit teuer.<\/p>\n\n\n\n

Die Software<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Doch besteht der Scanner keineswegs aus der reinen Hardware, um digitale Abbilder der Vorlagen zu erzeugen. Wichtig ist vielmehr, dass die Informationen der papierhaften Dokumente erfasst und nutzbar gemacht werden. Daf\u00fcr kommt OCR \u2013 Optical Character Recognition \u2013 zum Einsatz. Hierbei spielt die Erkennungsrate der Software f\u00fcr die Buchstaben und Zeichen die entscheidende Rolle. Optimal arbeitende Hardware, die anschlie\u00dfend einen enormen Aufwand in der manuellen Nachbearbeitung erfordert, ist somit schlicht nicht hilfreich.<\/p>\n\n\n\n

Empfehlenswert sind daher Systeme, die \u00fcber die sogenannte Clear-Image-Capture-Technologie verf\u00fcgen. Sie garantiert eine au\u00dfergew\u00f6hnliche Bildqualit\u00e4t, welche die F\u00e4higkeiten von Systemen \u00fcbertrifft, die mit Standard Contact Image Sensor (CIS) oder charge-coupled Device (CCD) arbeiten. Clear Image Capture erm\u00f6glicht es dar\u00fcber hinaus, die unterschiedlichsten Dokumententypen zu erfassen, die bei leistungsf\u00e4higen Scannern direkt hintereinander aus der Vorlage gescannt werden.<\/p>\n\n\n\n

Formate und Workflows<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Unterschiedliche Formatvorlagen erfordern in vielen F\u00e4llen auch unterschiedliche Weiterverarbeitung des digitalen Dokuments. Entsprechend sollte darauf geachtet werden, dass der Scanner erm\u00f6glicht, verschiedene Dateiformate wie Word, Excel oder PDF zu erzeugen, die anschlie\u00dfend einfach von den Teams bearbeitet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Dabei spielt es zudem eine Rolle, wohin der Scanner die Dokumente schickt. Nutzen Teams oder ganze Abteilungen das System, ist es sinnvoll, dass sich unterschiedliche Workflows direkt so definieren lassen, dass der Scanner Dokumente automatisch in die jeweils richtigen Workflows schickt. Dies l\u00e4sst sich bei modernen, intelligenten L\u00f6sungen dadurch erreichen, dass einfache, mit QR-Code versehene Trennbl\u00e4tter zwischen die Vorlagen eingef\u00fcgt werden.<\/p>\n\n\n\n

Der Scanner zieht dieses Trennblatt bei seiner Stapelverarbeitung einfach ganz normal mit ein, erkennt und \u201eliest\u201c den QR-Code. Es folgt eine entsprechende Anpassung der Einstellungen, ohne dass manuelles Eingreifen notwendig ist. Die gescannten Dokumente landen automatisch im richtigen Workflow.<\/p>\n\n\n\n

Letztendlich k\u00f6nnen Unternehmen auf diese Weise gro\u00dfe Mengen der Aktenberge schnell und effizient digitalisieren. Die Teams k\u00f6nnen damit gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten, die relevanten Informationen auch anderen zur Verf\u00fcgung stellen und so bessere Ergebnisse erzielen.<\/p>\n\n\n\n

Nebenbei sparen sich die Unternehmen durch mordende Scanner erhebliche Kosten in der Beschaffung von Papier und Kopierern samt Zubeh\u00f6r. Es werden weniger Aktenordner, Aktenschr\u00e4nke und weiteres B\u00fcromaterial ben\u00f6tigt. Lochen, einheften und ausheften, bl\u00e4ttern und neu sortieren, geh\u00f6rt damit der Vergangenheit an.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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