{"id":20498,"date":"2022-02-14T11:46:00","date_gmt":"2022-02-14T10:46:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=20498"},"modified":"2022-02-08T11:10:27","modified_gmt":"2022-02-08T10:10:27","slug":"wie-sich-das-volle-potenzial-von-collaboration-tools-ausschoepfen-laesst","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=20498","title":{"rendered":"Wie sich das volle Potenzial von Collaboration-Tools aussch\u00f6pfen l\u00e4sst"},"content":{"rendered":"\n

Autor\/Redakteur: Sion Lewis, VP EMEA bei GoTo<\/a>\/gg<\/p>\n\n\n\n

Corona hat zahlreiche Ver\u00e4nderungen gebracht, vor allem f\u00fcr die Arbeitswelt. Viele Unternehmen stellten auf mobiles und hybrides Arbeiten um. Und das wird auch nach dem Ende der Pandemie so bleiben. Laut einer IDC-Studie<\/a> im Auftrag von GoTo wird der Anteil der Mitarbeiter, die von zuhause arbeiten, nach Corona bei 27 Prozent liegen. Vor der Pandemie waren es 17 Prozent. Viele F\u00fchrungskr\u00e4fte und ihre Teams haben die Vorz\u00fcge des Home-Office zu sch\u00e4tzen gelernt und wollen sie in Zukunft nicht mehr missen.<\/p>\n\n\n\n

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Bild: GoTo<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n\n

Mit den Remote-Arbeitspl\u00e4tzen haben die Unternehmen neue Technologien eingef\u00fchrt, mit denen sich diverse Arbeitsbereiche optimieren lassen. So haben laut Umfrage 29 Prozent der Studienteilnehmer in den letzten anderthalb Jahren in Videokonferenzl\u00f6sungen investiert, darauf folgen Verwaltungs- und Sicherheitssysteme f\u00fcr Endger\u00e4te (26 Prozent) sowie deren Upgrades (25 Prozent). 24 Prozent der Befragten haben team-orientierte L\u00f6sungen implementiert, und 25 Prozent wollen diese auch k\u00fcnftig verwenden. Voraussetzung f\u00fcr die virtuelle Zusammenarbeit ist jedoch, dass alle relevanten Funktionen zum Einsatz kommen.<\/p>\n\n\n\n

Tool-Funktionen kennen und nutzen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Um die Collaboration-L\u00f6sungen optimal in Arbeitsprozesse einbinden zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen die Mitarbeiter wissen, welche M\u00f6glichkeiten sie bieten. Das beginnt schon mit der Videokonferenz: Das Stummschalten von Meeting-Teilnehmern, das virtuelle Handzeichen bei Wortmeldungen, das Teilen des eigenen Bildschirms, die Aufnahmefunktion oder das Weichzeichnen des Hintergrunds \u2013 all dies sind Basics, die jedem regelm\u00e4\u00dfigen Nutzer vertraut sein sollten. Etwas anspruchsvollere Funktionen sind etwa digitale Whiteboards, auf denen sich Ideen \u201ezu Papier\u201c bringen und anschlie\u00dfend als PDF speichern lassen. Und mithilfe von sogenannten Break-Out-Rooms k\u00f6nnen die Teilnehmer in kleinere Arbeitsgruppen eingeteilt werden.<\/p>\n\n\n\n

Neben Videokonferenzen weisen Collaboration-L\u00f6sungen jedoch noch eine ganze Reihe weiterer Funktionen auf \u2013 etwa den unternehmenseigenen Chat. Zur Vermeidung langer E-Mail-Verl\u00e4ufe ist die Gruppenkommunikation \u00fcber diesen Kanal eine sinnvolle Alternative. Gerade f\u00fcr die morgendliche Begr\u00fc\u00dfung oder schnelle Absprachen bieten Chats deutliche Vorz\u00fcge im Vergleich zur klassischen E-Mail. Sie f\u00f6rdern den Zusammenhalt im Team sowie den gegenseitigen Austausch. Die Option, den eigenen Status auf „online“, „nicht erreichbar“ oder „nicht st\u00f6ren“ zu setzen, ist ebenfalls hilfreich. Die Nutzer k\u00f6nnen au\u00dferdem Nachrichten im Chat mit \u201eLikes\u201c oder Quick Reactions kommentieren sowie Dokumente gemeinsam bearbeiten.<\/p>\n\n\n\n

Viele Collaboration-Tools verf\u00fcgen zudem \u00fcber eine Telefonanlage. Gerade bei kurzen Absprachen ist nicht immer ein Videomeeting erforderlich. Anrufe bleiben weiterhin ein wichtiges Tool f\u00fcr die interne und externe Kommunikation. Ist eine entsprechende Funktion in der gew\u00e4hlten L\u00f6sung integriert, k\u00f6nnen sich die Mitarbeiter schnell und unkompliziert gegenseitig kontaktieren \u2013 \u00fcber eine einzige Plattform.<\/p>\n\n\n\n

Trainings und Know-How-Transfer<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Um das volle Funktionsspektrum aussch\u00f6pfen zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. In gezielten Trainings lernen sie, wie sie das Potenzial der Collaboration-L\u00f6sung bestm\u00f6glich nutzen k\u00f6nnen. Das gilt vor allem f\u00fcr den effizienten Know-how-Transfer innerhalb des Unternehmens. Denn wenn jeder nur seine Arbeit erledigt, kann es passieren, dass sich verschiedene Mitarbeiter gleichzeitig mit der L\u00f6sung desselben Problems befassen. Durch den Einsatz von Collaboration-Tools und Best Practices k\u00f6nnen Firmen den Austausch f\u00f6rdern und auf diese Weise Arbeitsabl\u00e4ufe und Teamwork optimieren.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Integrierte Analysefunktionen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Jede Kollaborationsl\u00f6sung sollte Funktionen f\u00fcr die Datenanalyse enthalten. Die Auswertungen liefern wichtige Informationen \u2013 etwa \u00fcber die Akzeptanz und Nutzung sowie auftretende Probleme. Auch die Aktivit\u00e4t w\u00e4hrend eines Meetings sowie die Auslastung an verschiedenen Standorten ist damit darstellbar. Auf dieser Basis k\u00f6nnen die Verantwortlichen Kapazit\u00e4ten besser beurteilen sowie analysieren, welche Investitionen ben\u00f6tigt werden.<\/p>\n\n\n\n

R\u00e4umlichkeiten bestm\u00f6glich nutzen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Neben der Software sollten auch die B\u00fcror\u00e4ume an die Anforderungen der Hybrid-Besch\u00e4ftigten angepasst werden. Entscheidend ist eine Atmosph\u00e4re, die eine reibungslose Kommunikation gew\u00e4hrleistet – auch mit den remote arbeitenden Kollegen. Folglich sollte jedem Besch\u00e4ftigten ein Headset zur Verf\u00fcgung stehen, damit kurze Besprechungen am eigenen Arbeitsplatz gef\u00fchrt werden k\u00f6nnen. F\u00fcr l\u00e4ngere Gespr\u00e4che und Meetings eigenen sich Besprechungsr\u00e4ume, die mit Kameras, Bildschirmen und Audiotechnik ausgestattet sind.<\/p>\n\n\n\n

Neue Anwendungsbereiche entdecken<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Bisher kommen Collaboration-Tools nur selten zum Einsatz, wenn es darum geht, bestimmte Gesch\u00e4ftsziele zu verfolgen. Angesichts des Wandels am Arbeitsmarkt ist aber davon auszugehen, dass die L\u00f6sungen auch daf\u00fcr in Zukunft h\u00e4ufiger genutzt werden \u2013 etwa im Kundenservice oder im Au\u00dfendienst. Auch spezifischere Einsatzgebiete sind nicht ausgeschlossen: Beispielsweise k\u00f6nnten sich die Verantwortlichen eines Bauunternehmens live mit dem Personal auf der Baustelle austauschen und einen Video-Einblick \u00fcber den Baufortschritt erhalten. Somit lassen sich Entscheidungsprozesse beschleunigen.<\/p>\n\n\n\n

Einheitliche L\u00f6sung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

S\u00e4mtliche Tools stehen idealerweise auf einer einheitlichen cloud-basierten L\u00f6sung zur Verf\u00fcgung und erm\u00f6glichen eine intuitive Steuerung. Damit l\u00e4sst sich nahtlos zwischen Anrufen und Video-Calls, intelligenten Chat-Funktionen und der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder Whiteboards hin- und herwechseln. Das erh\u00f6ht die  Nutzer-Akzeptanz deutlich. Dar\u00fcber hinaus bietet eine solche Plattform Management-, Sicherheits- und Compliance-Tools f\u00fcr Administratoren. Der Zugang l\u00e4sst sich damit individuell gestalten und sorgt f\u00fcr ein unkompliziertes User-Erlebnis \u2013 ganz nach der Devise: Digitale Kollaboration ist mehr als nur ein Video-Call.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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