{"id":19775,"date":"2021-10-25T11:57:00","date_gmt":"2021-10-25T09:57:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=19775"},"modified":"2021-09-24T11:10:35","modified_gmt":"2021-09-24T09:10:35","slug":"in-fuenf-schritten-zu-einem-effizienteren-vertragsmanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=19775","title":{"rendered":"In f\u00fcnf Schritten zu einem effizienteren Vertragsmanagement"},"content":{"rendered":"\n<p>Autor\/Redakteur: <a href=\"https:\/\/conga.com\/de\">Peter Fuhrmann, Regional Vice President South Europe &amp; DACH bei Conga<\/a>\/gg<\/p>\n\n\n\n<p>Die Verwaltung des kompletten Vertrags- und Dokumentenzyklus stellt Unternehmen in schnelllebigen Zeiten vor gro\u00dfe Herausforderungen: Sie m\u00fcssen Compliance- und Governance-Regularien einhalten, jederzeit existierende Dokumente lokalisieren und den Zugriff kontrollieren k\u00f6nnen. Unternehmen vergeuden wertvolle Zeit mit manuellen, papierbasierten Prozessen, die fehleranf\u00e4llig sind, und setzen auf diese Weise die Kundenzufriedenheit aufs Spiel \u2013 ganz zu schweigen von der mangelnden Effizienz solcher Workflows. Aufgrund dessen wird vermehrt auf Technologien, wie Contract-Lifecycle-Management (CLM)-L\u00f6sungen gesetzt, um Zeit und Kosten einzusparen und die Produktivit\u00e4t der Belegschaft zu verbessern. Allerdings sollten sich Unternehmen nicht kopflos in ein solches CLM-Projekt st\u00fcrzen, sondern mit Bedacht vorgehen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.sysbus.eu\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Peter-Fuhrmann_Profilbild-scaled.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"731\" height=\"1024\" src=\"https:\/\/www.sysbus.eu\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Peter-Fuhrmann_Profilbild-731x1024.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-19777\" srcset=\"https:\/\/www.sysbus.eu\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Peter-Fuhrmann_Profilbild-731x1024.jpg 731w, https:\/\/www.sysbus.eu\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Peter-Fuhrmann_Profilbild-214x300.jpg 214w, https:\/\/www.sysbus.eu\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Peter-Fuhrmann_Profilbild-768x1076.jpg 768w, https:\/\/www.sysbus.eu\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Peter-Fuhrmann_Profilbild-1097x1536.jpg 1097w, https:\/\/www.sysbus.eu\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Peter-Fuhrmann_Profilbild-1462x2048.jpg 1462w, https:\/\/www.sysbus.eu\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Peter-Fuhrmann_Profilbild-1320x1849.jpg 1320w, https:\/\/www.sysbus.eu\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Peter-Fuhrmann_Profilbild-scaled.jpg 1828w\" sizes=\"auto, (max-width: 731px) 100vw, 731px\" \/><\/a><figcaption>Bild: Conga<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<p>Contract-Lifecycle-Management-L\u00f6sungen stellen sicher, dass potenzielle Kunden akkurate Informationen erhalten und Mitarbeiter vom ersten Dokumentenentwurf an mit exakten und aktuellen Daten arbeiten. H\u00e4lt man sich den gesamten Vertragsprozess vor Augen, geht es nach der Erstellung eines Dokumentes auch um eine Erleichterung des Verhandlungs- und Genehmigungsprozesses mittels Automatisierung von einfachen, allt\u00e4glichen Aufgaben. So sollten alle beteiligten Mitarbeiter Einblicke und Analysen erhalten und stets den Status quo der jeweiligen Unterlagen, die im Umlauf sind, \u00fcberpr\u00fcfen sowie die zu Grunde liegenden Daten gewinnbringend nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p>Unternehmen, die auf der Suche nach einer ad\u00e4quaten CLM-L\u00f6sung sind, sollten daher einige Faktoren ber\u00fccksichtigen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Benutzerfreundlichkeit und Kompatibilit\u00e4t<\/strong>: Der Einsatz neuer Technologien und das \u00dcberbordwerfen altgedienter Herangehensweisen kann zu einer Abwehrhaltung seitens der Belegschaft f\u00fchren. Umso wichtiger ist es, auf L\u00f6sungen zu setzen, die eine positive Benutzererfahrung hervorrufen, denn nur auf diese Weise kann eine konsistente und langfristige Nutzung gef\u00f6rdert werden. Einfachheit und Kompatibilit\u00e4t mit bestehenden Systemen sowie ein reibungsloser Implementierungsprozess spielen hier eine tragende Rolle. So sollte die L\u00f6sung der Wahl beispielsweise in bestehende CRM-, ERP-, Finanz- und CPQ-Systeme integrierbar sein, um eine durchg\u00e4ngige Vertragsautomatisierung zu erm\u00f6glichen. Ein automatisiertes Vertragsmanagement reduziert die Zeit, die f\u00fcr die Erledigung einer Aufgabe ben\u00f6tigt wird, ohne dass die Qualit\u00e4t darunter leidet. So lassen sich personalisierte Dokumente mittels vorgefertigter Vorlagen, vorab genehmigter Inhalte und integrierter Daten schnell und einfach erstellen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Praktikabilit\u00e4t und F\u00f6rderung der Zusammenarbeit<\/strong>: Die L\u00f6sung der Wahl sollte mit Funktionen wie der M\u00f6glichkeit zur Erstellung von Vertr\u00e4gen anhand pr\u00e4ziser, fehlerfreier Vorlagen, der M\u00f6glichkeit zum Batch-Versand, Anpassungsoptionen, der automatisierten Weiterleitung von Genehmigungen sowie einem gemeinschaftlich nutzbaren, durchsuchbaren Repository zur Speicherung von Vertr\u00e4gen ausgestattet sein \u2013 sprich: Funktionen, die komplexe Prozesse vereinfachen und den Mitarbeitern Zeit sparen. Teams m\u00fcssen au\u00dferdem die M\u00f6glichkeit haben, Vertr\u00e4ge binnen Minuten zu erstellen, zuzuweisen, zu verwalten und weiterzureichen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Zugriff und Transparenz<\/strong>: Ein Vertragsverwaltungssystem bietet die M\u00f6glichkeit, mehreren Personen den sicheren Dokumentenzugriff zu gestatten \u2013 sowohl innerhalb als auch au\u00dferhalb des Unternehmens. Es wird verhindert, dass wertvolle Zeit mit E-Mail-Kommunikation und dem Weiterreichen von Dokumentenkopien verschwendet wird. Alle am Vertragsprozess Beteiligten erhalten einen umfassenden Einblick in den Status des Dokuments. So ist jederzeit sichtbar, wer die Unterlagen gerade bearbeitet oder wo der Prozess hakt.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Auf diese Weise ist Dokumenten-Monitoring, die gemeinsame Nutzung und das Exportieren von Daten sowie der Vergleich von Dokumentenversionen m\u00f6glich. Unternehmen k\u00f6nnen Risiken w\u00e4hrend des gesamten Lebenszyklus eines Vertrages schneller identifizieren und vermeiden. Der schnelle Zugriff auf Dokumente dient einerseits zur Pr\u00fcfung von Vertr\u00e4gen noch Jahre nach ihrer Erstellung und andererseits zur rechtzeitigen Vorlage von Vertragsverl\u00e4ngerungen f\u00fcr eine bessere Kundenbindung. Eine Vertragsverwaltungssoftware erinnert die zust\u00e4ndigen Abteilungen automatisch daran, wenn Fristen oder Verl\u00e4ngerungen ablaufen. Dabei kommt unter anderem K\u00fcnstliche Intelligenz zum Einsatz, um die Einhaltung von Vorschriften zu \u00fcberpr\u00fcfen und sicherzustellen, dass Vertr\u00e4ge ordnungsgem\u00e4\u00df gespeichert sind.<\/p>\n\n\n\n<!--nextpage-->\n\n\n\n<p><strong>F\u00fcnf Schritte zur erfolgreichen Implementierung<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Bei der Implementierung einer Contract-Lifecycle-Management-L\u00f6sung gilt es, f\u00fcnf essenzielle Schritte zu beachten, um den gesamten Vertrags- und Dokumentenprozess effizienter zu gestalten:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" type=\"1\"><li><strong>Die Ermittlung des IST-Zustandes<\/strong>: Wo befinden sich die bestehenden Vertr\u00e4ge aktuell? So simpel diese Frage scheint, umso schwieriger ist sie f\u00fcr viele Unternehmen zu beantworten. Vereinzelte Prozesse, die in keinem Zusammenhang stehen oder das Fehlen eines zentralen Speichers k\u00f6nnen dazu f\u00fchren, dass das Auffinden, Sammeln und Kategorisieren bestehender Vertr\u00e4ge zur Mammutaufgabe werden. Schwachstellen und Risiken aktueller Workflows m\u00fcssen aufgedeckt werden, um festzustellen, an welcher Stelle sich Unternehmen auf dem Weg zu einer digitalen Dokumententransformation befinden.<br><\/li><li><strong>Detailarbeit und Priorisierung: <\/strong>Ist der Umfang des Projektes erst einmal erfasst, lassen sich einzelne Ziele und die gew\u00fcnschten Ergebnisse im Detail festlegen. Hierbei sollte zwischen den gro\u00dfen \u201eMust haves\u201c und den weniger priorisierten \u201eNice to haves\u201c klar unterschieden werden, sodass sich Unternehmen bereits im Vornherein auf m\u00f6gliche Kompromisse einstellen k\u00f6nnen und gr\u00f6\u00dfere Entt\u00e4uschungen ausbleiben. Diese Herangehensweise macht es m\u00f6glich, sich zun\u00e4chst auf vereinzelte kritische Komponenten zu konzentrieren und messbare beziehungsweise effektive Ergebnisse schnellstm\u00f6glich zu erzielen \u2013 und zwar ohne gleich alle Prozesse einem Wandel unterziehen zu m\u00fcssen.<br><\/li><li><strong>Erstellung eines Business Cases: <\/strong>Auf Basis der Bestimmung von Ziel und Ergebnis l\u00e4sst sich definieren, wie die gesteckten Ziele erreicht werden k\u00f6nnen, wie viel investiert werden muss und wie lange es dauern wird, bis der gew\u00fcnschte Return on Investment erreicht ist.<br><\/li><li><strong>Bestimmung des Reifegrades und Projektstart: <\/strong>Bevor Unternehmen dedizierte Ma\u00dfnahmen starten k\u00f6nnen, sollten sie ihren CLM-Reifegrad bestimmen. Zwar k\u00f6nnen CLM-L\u00f6sungen die Effizienz, Kosten und Transparenz einer Organisation erheblich steigern und das Gesamtrisiko reduzieren, allerdings ist die Umsetzung solch eines Projektes nicht so trivial wie die einfache Implementierung einer Technologiel\u00f6sung im engeren Sinne. Wie effektiv und ganzheitlich die umfassenden M\u00f6glichkeiten einer CLM-Technologie ausgesch\u00f6pft werden, entscheidet dar\u00fcber, wie ausgereift die CLM-Nutzung im Unternehmen ist. Dieser Reifegrad der CLM-Strategie bestimmt wiederum, inwieweit die Vertr\u00e4ge effektiv verarbeitet, verwaltet und genutzt werden. Somit impliziert ein h\u00f6herer Reifegrad ein geringeres Risiko, geringere Kosten, schnellere Gesch\u00e4ftszyklen und eine h\u00f6here Kapitalrendite.<br>Um den Reifegrad bestimmen zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen f\u00fcnf Bereiche einer genaueren Bewertung unterzogen werden: wie Vertr\u00e4ge derzeit verwaltet werden, wie gut die CLM-L\u00f6sung in die Prozesse integriert ist, wie viel Zeit die Vertragserstellung in Anspruch nimmt, welche Investitionen in neue Technologien flie\u00dfen und wie offen die Kommunikationswege im gesamten Unternehmen sind. So betrachtet kann ein h\u00f6herer Reifegrad auch in Zusammenhang mit positiven Gesch\u00e4ftsergebnissen stehen.<br>Der Reifegrad ist daher wesentlich mehr als ein \u201eSelbstzeugnis\u201c, denn er zeigt schwarz auf wei\u00df, welche Vorteile mit der Umsetzung eines CLM-Projektes einhergehen. So f\u00fchren schnellere Vertragszyklen zu schnelleren, effizienteren Gesch\u00e4ftszyklen und schlussendlich zu einer schnelleren Umsatzrealisierung. W\u00e4hrend \u201ereife\u201c Organisationen durchschnittlich 1,2 Tage f\u00fcr die Ausf\u00fchrung eines Auftrags ben\u00f6tigen, ben\u00f6tigen \u201eunreife\u201c laut <a href=\"https:\/\/conga.com\/resources\/clm-technology-forrester-ebook\">Forrester-Studie<\/a> fast dreimal so lange &#8211; \u00a0ein Unterschied, der den Verlust eines Auftrags bedeuten kann. Nicht unerheblich sind auch die Vorteile, die sich aus einer team\u00fcbergreifenden Transparenz und Zusammenarbeit ergeben: So k\u00f6nnten beispielsweise CLM-L\u00f6sungen auch zur abteilungs\u00fcbergreifenden Berichterstattung eingesetzt werden, sodass etwa Mitarbeiter der Rechtsabteilung die CLM-L\u00f6sung zur Erstellung von Berichten nutzen, die Themen wie vertragliche Verpflichtungen, Anspr\u00fcche und Risiken behandeln, wodurch sich das Unternehmen besser auf eventuelle Probleme einstellen kann.<br>Ist der CLM-Reifegrad hingegen niedrig, sind alle Prozesse, die mit dem Vertragsmanagement in Verbindung stehen, langsam und ineffizient gestaltet, die Transparenz fehlt und eine team\u00fcbergreifende Zusammenarbeit ist nur marginal erkennbar. Alle diese Faktoren wirken sich negativ auf die Organisation als Ganzes aus.<br><\/li><li><strong>Kontinuierliche Optimierung<\/strong>: Mit zunehmendem Reifegrad werden weitere Vorteile der zunehmenden Automatisierung und Intelligenz von Vertr\u00e4gen sichtbar. Mittels der neu gewonnenen Erkenntnisse l\u00e4sst sich der Vertragsprozess schrittweise weiter optimieren. Mithilfe von Analysewerkzeugen, die in den meisten CLM-Softwareprogrammen enthalten sind, l\u00e4sst sich \u00fcberpr\u00fcfen, wie effizient ein Vertragszyklus von statten ging. Diese Werkzeuge k\u00f6nnen somit auf Schritte aufmerksam machen, die deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere, was dabei hilft, \u00c4nderungen zu implementieren, um den Vertragsprozess weiter zu verbessern.<br>Die Automatisierung von Vertr\u00e4gen in den Bereichen Vertrieb und Einkauf hat bei vielen Unternehmen sicherlich Priorit\u00e4t, allerdings lassen sich \u00e4hnliche Vorteile auch bei anderen Dokumententypen erzielen. Dazu geh\u00f6ren Angebote, Mitarbeitervereinbarungen, Partnervereinbarungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Ausschreibungen, Anfragen und vieles mehr.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Vertragsmanagements m\u00f6gen auf dem Papier \u00fcberschaubar erscheinen, aber ohne einen zuverl\u00e4ssigen Prozess kann die Vertragsvergabe leicht aus der Compliance herausfallen. Zur Vermeidung solcher Missgeschicke gilt die Implementierung von Vertragsverwaltungssoftware und die damit einhergehende Automatisierung von Prozessen als wesentlicher Aspekt des digitalen Transformationsprogramms eines jeden Unternehmens, um mit dem Wettbewerb mitzuhalten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Verwaltung des kompletten Vertrags- und Dokumentenzyklus stellt Unternehmen in schnelllebigen Zeiten vor gro\u00dfe Herausforderungen: Sie m\u00fcssen Compliance- und Governance-Regularien einhalten, jederzeit existierende Dokumente lokalisieren und den Zugriff kontrollieren k\u00f6nnen. Unternehmen vergeuden wertvolle Zeit mit manuellen, papierbasierten Prozessen, die fehleranf\u00e4llig sind, und setzen auf diese Weise die Kundenzufriedenheit aufs Spiel \u2013 ganz zu schweigen von der mangelnden Effizienz solcher Workflows. Aufgrund dessen wird vermehrt auf Technologien, wie Contract-Lifecycle-Management (CLM)-L\u00f6sungen gesetzt, um Zeit und Kosten einzusparen und die Produktivit\u00e4t der Belegschaft zu verbessern. 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