{"id":18317,"date":"2021-03-01T11:57:00","date_gmt":"2021-03-01T10:57:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=18317"},"modified":"2021-02-23T11:14:13","modified_gmt":"2021-02-23T10:14:13","slug":"die-entwicklung-des-modern-workplace","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sysbus.eu\/?p=18317","title":{"rendered":"Die Entwicklung des Modern Workplace"},"content":{"rendered":"\n

Autor\/Redakteur: Peter Fuhrmann, Regional Vice President South Europe & DACH bei Conga<\/a>\/gg<\/p>\n\n\n\n

Betrachtet man die Unternehmenslandschaft in Deutschland, wird deutlich, dass die digitale Transformation noch nicht allerorts angekommen ist. Ein Beispiel sind die Gesundheits\u00e4mter, die Daten zu Corona-Infektionen gr\u00f6\u00dftenteils noch per Fax an das Robert-Koch-Institut \u00fcbermitteln, wo man sie dann per Hand abtippt. Gleichwohl hat der Umzug ins Home-Office Unternehmen gezeigt, wie der Umstieg auf neue, digitale Arbeitsweisen gelingen kann. Selbst Skeptiker mussten erkennen, welchen Stellenwert die Digitalisierung f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsstrategie, und nicht zuletzt die Wettbewerbsf\u00e4higkeit hat. Jetzt gilt es, aus der digitalen Tr\u00e4gheit zu lernen. Doch wo setzten die mittelst\u00e4ndischen und gro\u00dfen Betriebe bei der Digitalisierung an? Wo gibt es noch Optimierungspotenzial? Welche Ergebnisse konnten erzielt werden? Und welche Schl\u00fcsse gilt es daraus zu ziehen?<\/p>\n\n\n\n

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Bild: Conga<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n\n

Drucker, Scanner, Laufmappe \u2013 sch\u00f6ne, analoge Welt?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Im Auftrag von Conga befragte YouGov<\/a> rund 1.000 Arbeitnehmer in mittelst\u00e4ndischen und Gro\u00dfunternehmen zur Digitalisierung in ihrem Betrieb. Demzufolge sind Drucker, Kopierer und Scanner nach wie vor aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken \u2013 und damit ebenso wenig die ausgedruckten Dokumente. Betrachtet man die Studienergebnisse gem\u00e4\u00df den unterschiedlichen Abteilungen, sind IT, Vertrieb und Personalwesen diejenigen Teams, die den Drucker t\u00e4glich oder mindestens mehrmals pro Woche nutzen und damit auch am meisten mit ausgedruckten Dokumenten arbeiten. Dementsprechend abh\u00e4ngig ist man an diesen Stellen – wie im Vertrieb – von der handschriftlichen Signatur.<\/p>\n\n\n\n

Auf Basis dieser Erkenntnisse ergibt sich die Frage, wie digitalisiert die internen und kundenbezogenen Prozesse im Unternehmen sind. Die gute Nachricht: Der Anteil der Betriebe, die noch komplett papiergebunden arbeiten, liegt im einstelligen Prozentbereich. Den L\u00f6wenanteil, knapp 80 Prozent, machen die Unternehmen aus, die heterogen organisiert sind. Hier sind Prozesse teilweise papiergebunden und teilweise digitalisiert. Geht es um eine vollst\u00e4ndige Digitalisierung, ziehen Unternehmen, so die Ergebnisse der Studie, die internen Prozesse (16 Prozent) den kundenbezogenen (elf Prozent) vor.<\/p>\n\n\n\n

Die Herausforderungen betreffen alle<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Doch was bedeuten diese Ergebnisse vor dem Hintergrund der aktuellen Situation, in der das Home-Office alternativlos bleibt? Zun\u00e4chst einmal sollte man sich ins Bewusstsein rufen, dass alle Unternehmen, ob Mittelstand oder Gro\u00dfbetrieb, derzeit vor denselben Herausforderungen stehen: So erschwert die Remote-Arbeit die Einholung von Unterschriften sowie die Abstimmung zwischen den Kollegen. Ein weiterer kritischer Aspekt ist der Zugriff auf und die \u00dcberpr\u00fcfung von Daten, die lediglich in ausgedruckter Form vorliegen.<\/p>\n\n\n\n

Bislang lag der Digitalisierungsfokus vieler Unternehmen allerdings vielmehr auf dem kommunikativen Austausch und dem Datenzugriff, als auf einer L\u00f6sungsfindung f\u00fcr die Unterschriftenproblematik. Die Gr\u00fcnde hierf\u00fcr liegen auf der Hand und sind von Seiten mittelst\u00e4ndischer und Gro\u00dfunternehmen gleicherma\u00dfen zu h\u00f6ren: So l\u00f6sen Datenschutzprobleme bei rund jedem zweiten Befragten nach wie vor Bedenken aus. Gleichzeitig hemmen Integrationsprobleme zwischen Software, Teams und Prozessen ebenso gro\u00dffl\u00e4chige Digitalisierungsinitiativen wie das fehlende Technologieverst\u00e4ndnis.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Optimierungspotenzial gibt es dementsprechend noch reichlich und kann anhand eines stufenweisen Plans vorgenommen werden, um eine darauffolgende willk\u00fcrliche Implementierung von Technologie zu vermeiden und die weiteren Schritte auf die Bed\u00fcrfnisse der Mitarbeiter und das Gesch\u00e4ftsziel anzupassen. Um den Status Quo der bisherigen Digitalisierung zu ermitteln m\u00fcssen Unternehmen verstehen, in welcher Phase sich ihre Transformation befindet, um an der richtigen Stelle anzusetzen. Dabei sind folgende Stufen zu beachten:<\/p>\n\n\n\n

  1. Die Schaffung einer Datengrundlage, in der Informationen kontrolliert, angemessen verwaltet und f\u00fcr alle Teams, die sie ben\u00f6tigen, zug\u00e4nglich gemacht wird. Diese Stufe enth\u00e4lt die Definition der Kerngesch\u00e4ftslogik.<\/li>
  2. Das Heranf\u00fchren der Nutzer an das System, um grundlegende Arbeitsabl\u00e4ufe zu verstehen und wiederholbare Prozesse zu erkl\u00e4ren, die Mitarbeiter effektiver arbeiten lassen.<\/li>
  3. Die Automatisierung von Prozessen zur Produktivit\u00e4tsverbesserung.<\/li>
  4. Die End-to-End-Integration, um Silos aufzubrechen, das Kundenerlebnis mit einzubinden und sicherzustellen, dass Daten von einem Teil des Unternehmens zu einem anderen gebracht werden, damit dieser die n\u00e4chste Stufe des Prozesses effektiv ausf\u00fchren kann.<\/li>
  5. das Erreichen eines Zustands, in dem das Unternehmen eine 360-Grad-Sicht auf die Gesch\u00e4ftsprozesse und den Kunden hat. Das Unternehmen kann die Informationen, die es aus nahtlosen, durchg\u00e4ngigen Prozessen gewonnen hat, effektiv zur Entscheidungsfindung nutzen. Das Reporting findet im gesamten Unternehmen statt, nicht nur auf Abteilungsebene. Das Unternehmen ist f\u00fcr eine kontinuierliche Verbesserung ger\u00fcstet. Wenn bestehende oder neue Schwachstellen im Prozess aufgedeckt werden, ist der Weg zu ihrer Behebung klar, und es k\u00f6nnen entsprechende Ma\u00dfnahmen ergriffen werden.<\/li><\/ol>\n\n\n\n

    Weniger Komplexit\u00e4t und Kosten, mehr Produktivit\u00e4t und Kundenzufriedenheit<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Trotz der immensen Herausforderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, sind Gro\u00dfbetriebe aufgrund ihrer Ressourcen eher in der Lage, dementsprechende Projekte auf den Weg zu bringen, als der Mittelstand. Dennoch sollten auch diese Unternehmen nicht in digitale Tr\u00e4gheit verfallen. Und zwar nicht nur, weil sie es ansonsten schwer haben k\u00f6nnten, ihre Marktposition zu behaupten, sondern auch, weil die Digitalisierung Vorteile mit sich bringt.<\/p>\n\n\n\n

    Den Studienergebnissen zufolge konnten lediglich sieben Prozent der Befragten nach der Implementierung von Software keine Erfolge erkennen. Die Mehrheit hingegen, die sich f\u00fcr die Digitalisierung papiergebundener Arbeitsprozesse entschieden hatte, profitiert heute l\u00e4ngst nicht nur von kleineren Papierbergen, sondern von Zeiteinsparungen, einer Produktivit\u00e4tssteigerung im Home-Office, schnelleren Freigabeprozessen, reduzierten administrativen Aufgaben, einer geringeren Fehlerquote und damit nat\u00fcrlich auch von Kosteneinsparungen und einer h\u00f6heren Kundenzufriedenheit.<\/p>\n\n\n\n

    Fazit & Ausblick<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Nachdem sich erste Ma\u00dfnahmen zur Bew\u00e4ltigung der Herausforderungen im Home-Office bew\u00e4hrt haben, wird anhand der Studienergebnisse der n\u00e4chste Schritt in Richtung digitale Transformation deutlich: Das Schaffen eines Modern Workplace, indem Mitarbeiter neuer Technologien und Aufgaben entsprechend geschult und deren Bed\u00fcrfnisse, die sich aus der neuen Situation ergeben, ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n\n\n\n

    Mit dem krisenbedingten Home-Office wird klar, dass das Arbeiten von zu Hause aus, eine echte Alternative zum B\u00fcro darstellt, um das Gesch\u00e4ft aufrechtzuerhalten und um positive Effekte, wie Zeiteinsparungen und Produktivit\u00e4tssteigerung zu erzielen. Gleicherma\u00dfen kann sich jedoch noch nicht jeder Mitarbeiter mit dem Home-Office anfreunden, sei es aus privaten Gr\u00fcnden, dem Bed\u00fcrfnis nach direktem Kontakt zu den Kollegen oder aufgrund langj\u00e4hriger angeeigneter Arbeitsgewohnheiten, wie zum Beispiel die Arbeit mit dem Drucker und Unterlagen, die im B\u00fcro vorliegen. Daraus ergibt sich seitens Unternehmen der Gedanke, das klassische B\u00fcro beizubehalten und es prim\u00e4r f\u00fcr den Austausch zu nutzen und Mitarbeitern die Wahl zu lassen, von welchem Ort aus sie am produktivsten arbeiten. <\/p>\n\n\n\n

    Unternehmen, die sich an dieser Stelle jedoch auf der Implementierung von Technologien zur Aufrechterhaltung des Gesch\u00e4fts ausruhen, schr\u00e4nken das Potenzial zur Steigerung der Wettbewerbsf\u00e4higkeit ein. Klar ist n\u00e4mlich, dass die Innovationsdynamik weiter anhalten und neue Arbeitsprozesse, Produkte, Dienstleistungen und Gesch\u00e4ftsmodelle auf den Weg bringen wird. Um die Wettbewerbsf\u00e4higkeit zu beg\u00fcnstigen, darf der Fokus nicht nur auf dem Menschen oder nur auf der Technologie liegen. Ganze Teams m\u00fcssen in die weiteren Digitalisierungsprozesse einbezogen werden. Auch die Studie verdeutlicht, dass noch Optimierungspotenzial bei der Schulung der Mitarbeiter und bei der Integration von Technologien, Prozessen und Teams herrscht. Dabei gilt, dass Unternehmen in ihrer Strategie ganzheitlich denken und das Aufbrechen von Silos beg\u00fcnstigen m\u00fcssen, um einen Modern Workplace der Zukunft zu schaffen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Betrachtet man die Unternehmenslandschaft in Deutschland, wird deutlich, dass die digitale Transformation noch nicht allerorts angekommen ist. Ein Beispiel sind die Gesundheits\u00e4mter, die Daten zu Corona-Infektionen gr\u00f6\u00dftenteils noch per Fax an das Robert-Koch-Institut \u00fcbermitteln, wo man sie dann per Hand abtippt. Gleichwohl hat der Umzug ins Home-Office Unternehmen gezeigt, wie der Umstieg auf neue, digitale Arbeitsweisen gelingen kann. Selbst Skeptiker mussten erkennen, welchen Stellenwert die Digitalisierung f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsstrategie, und nicht zuletzt die Wettbewerbsf\u00e4higkeit hat. Jetzt gilt es, aus der digitalen Tr\u00e4gheit zu lernen. Doch wo setzten die mittelst\u00e4ndischen und gro\u00dfen Betriebe bei der Digitalisierung an? Wo gibt es noch Optimierungspotenzial? Welche Ergebnisse konnten erzielt werden? Und welche Schl\u00fcsse gilt es daraus zu ziehen?<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":18318,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"colormag_page_container_layout":"default_layout","colormag_page_sidebar_layout":"default_layout","footnotes":""},"categories":[8,14618],"tags":[14690,8595,5262,1759,74,1750],"class_list":["post-18317","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-artikel","category-collaboration","tag-conga","tag-digitale-transformation","tag-digitalisierung","tag-drucker","tag-fax","tag-scanner"],"amp_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/18317","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=18317"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/18317\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":18320,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/18317\/revisions\/18320"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/18318"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=18317"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=18317"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sysbus.eu\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=18317"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}