Fr\u00fchlingszeit ist Aufr\u00e4umzeit \u2013 eine lebendige europ\u00e4ische Tradition, bei der der vergangene Winter und sein Dreck aus dem Haus gefegt werden. Ein befreiender Akt, der den IT Verantwortlichen bei Fragen der Datenhygiene durch eine Reihe wichtiger, aber strenger Regeln erschwert wird. Schlie\u00dflich schreibt der Gesetzgeber genau vor, welche Dokumente wie lange aufgehoben werden m\u00fcssen.<\/p>\n
<\/p>\n
So sind einige grundlegende Regeln zur Aufbewahrung von Gesch\u00e4ftsdokumenten in den Paragrafen 238, 257 und 261 des Handelsgesetzbuchs und in der Abgabenordnung (Paragraf 147) festgezurrt. In einem Schreiben hat das Bundesfinanzministerium weitere klare Vorgaben gemacht: „Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.<\/p>\n
So m\u00fcssen die meisten steuerlich relevanten Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hierzu geh\u00f6ren Jahresabschl\u00fcsse, Lageberichte, Buchungsbelege und Rechnungen. F\u00fcr allgemeine aufbewahrungspflichtige Unterlagen wie Gesch\u00e4ftsbriefe gilt die sechsj\u00e4hrige Aufbewahrungsfrist. Achtung: Stichtag ist nicht das Datum der Erstellung, sondern das Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Dokumente mit reduzierter Aufbewahrungsfrist sollten mindestens aus dem Jahr 2010 stammen. 2017 k\u00f6nnen also auf jeden Fall Unterlagen aus den Jahren 2006 und fr\u00fcher entsorgt werden. Files aus der Klinsmann Sommerm\u00e4rchenzeit haben also ab diesem Jahr nur noch nostalgischen Wert.<\/p>\n
Zus\u00e4tzlich zu diesen Grundlagen gibt es nat\u00fcrlich auch eine ganze Reihe von Ausnahmen, die sich auf bestimmte Branchen, Berufe oder T\u00e4tigkeiten beziehen. Zudem ist die richtige Einordnung der Dokumente eine Wissenschaft f\u00fcr sich. Viele Handelskammern bieten inzwischen Verzeichnisse an, die Aufbewahrungsfristen f\u00fcr alle wesentlichen Dokumentarten enthalten.<\/p>\n
Digitale Unterlagen unterliegen der Aufbewahrungspflicht und k\u00f6nnen nach Ablauf der Frist also gel\u00f6scht werden. Moderne Archivierungsl\u00f6sungen helfen, indem sie Daten richtlinienbasiert mit einem L\u00f6schdatum versehen und automatisch den L\u00f6schvorgang ausl\u00f6sen, wenn dieses \u00fcberschritten wird.<\/p>\n
„Die Nutzung einer leistungsf\u00e4higen Archivierungssoftware hat viele Vorteile\u201c, erkl\u00e4rt Stefan Henke, Regional Vice President Western Europe bei Veritas. „Die Klassifizierung von Daten erlaubt schnelles L\u00f6schen, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. So sinken die Speicherkosten. Au\u00dferdem lassen sich klassifizierte Daten wesentlich schneller auffinden. Solche Situationen werden sich in Zukunft h\u00e4ufen, wenn Privatpersonen von ihrem ‚Recht auf Vergessen‘ Gebrauch machen wollen, das in der europ\u00e4ischen Datenschutz-Grundverordnung enthalten ist.\u201c Denn f\u00fcr diese Daten gilt es, falls es die Person w\u00fcnscht, sie innerhalb einer Frist von allen Firmenplatten zu putzen.<\/p>\n