Datenschutz-Grundverordnung: Europäische Unternehmen und Kommunen vernachlässigen professionellen Datenschutz
E-Mail ist keine geeignete File-Sharing Plattform
Was selbstverständlich klingt, wird oft außer Acht gelassen und kann ernste Probleme verursachen. Nur allzu häufig verwenden Unternehmen ihre E-Mail als die bevorzugte File-Sharing-Plattform, ohne dass die Infrastruktur explizit zur Dateiübertragung ausgelegt wäre. Bei den meisten E-Mail-Systemen gibt es keine garantierte Zustellung der Inhalte. Die Übertragung geschieht unverschlüsselt. Zudem ist es nicht ganz so simpel und auch zeitaufwendig, übertragene Inhalte zu testen und zu prüfen, ob alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten wurden.
Viele Institutionen arbeiten mit automatisierten und manuell zu bedienenden Systemen. Wer auf diese Weise, große Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten austauscht, holt sich weitere Probleme ins Haus. Denn hierfür werden häufig völlig unterschiedliche Systeme eingesetzt, die die verschiedenen Dateiformate nicht erkennen und somit eine zentrale Kontrolle über den Datenversand, die Konvertierung oder eine langfristige Verwaltung unmöglich machen. Fehlende Protokollierungen von Datenänderungen über den gesamten Lebenszyklus, unsauber geschlossene Überwachungsketten sowie umständliche Konvertierungen zwischen den Dateiformaten sind also hausgemachte Probleme.
Den Überblick behalten
Als Folge dieser Probleme haben die Unternehmen keinen ausreichenden Überblick über Dateiübertragungen und Verwaltungsverfahren. Das wiederum verhindert einheitliche Standards zur Dateiübertragung zwischen allen Abteilungen. Ein mangelhaftes Informationsmanagement macht es schwierig, im Fall behördlicher Prüfungen die Anforderungen zu erfüllen und betriebsinterne oder branchenweite Richtlinien einzuhalten.
Statt sich beim Austausch geschäftskritischer Daten nur auf E-Mail oder ähnlich unzureichende Dateiübertragungsmethoden zu verlassen, benötigen Unternehmen eine robuste File-Transfer-Lösung, die eine sichere und richtlinienkonforme Datenübertragung ermöglicht. Der gesamte Lebenszyklus der Inhalte muss nachvollziehbar sein und damit eine detaillierte Steuerung der Datenübertragung sowie die Validierung der Inhalte zulassen. Über sogenannte Service-Level-Agreements (SLA) sollte sichergestellt sein, dass Unternehmen und Kommunen eine effiziente, erfolgreiche und zeitnahe Dateiübertragung erfüllen.
Eine zunehmende Flut auszutauschender Informationen erfordert von den Verwaltungen als auch von privaten Unternehmen einen File-Transfer, der effizient, zuverlässig und kontrolliert über den gesamten Lebenszyklus hinweg geschehen kann und dabei den gesetzlichen Richtlinien entspricht. Spätestens mit Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung kann es für unzureichend vorbereitete Unternehmen und Behörden recht einsam werden und bei den nächsten Betriebsprüfungen droht ein teures Erwachen.
Link: Sichere Dateiübertragung Managed File Transfer- Ipswitch
