Das kann teuer werden: Der blaue Brief von Microsoft
Was ist so eine Lizenz überhaupt?
Ein Softwarelizenzvertrag ist in etwa wie ein Leasingvertrag beim Auto zu verstehen: Das Unternehmen kauft nicht die Software, mit der es machen kann, was es will, sondern es kauft das Nutzungsrecht. Der Lizenzvertrag legt fest, wie viele Anwender mit der Software arbeiten dürfen, auf welchen Geräten, an welchen Standorten und in welchem Zeitraum. Hinzu kommen Upgrade- und Downgrade-Rechte, Bindungsfristen, Mehrfachnutzungsrechte und so weiter.
Gerade da Lizenzmodelle teils recht kompliziert sind, und die Kunden unbewusst, fahrlässig oder auch bewusst gegen den Vertrag verstoßen, haben die Hersteller von vornherein das Recht einer jährlichen Überprüfung eingeräumt. Mit den Lizenz-Plausibilisierungen. Wie bei einer Leasing-Auto-Rückgabe wo geprüft wird, ob die vereinbarten Kilometer, die Service-Intervalle und der Pflegezustand vertragsgerecht sind, wollen beispielsweise Microsoft, SAP oder Adobe bei einer Lizenz-Plausibilisierung wissen, wer, wie und wann die Software nutzt. Der Hersteller verlangt einen überprüfbaren Nachweis, in dem diese Parameter enthalten sind. Reichen dem Prüfer die Unterlagen nicht aus, hat er das Recht ein eigenes Lizenzmanagement-Tool im Unternehmensnetz zu installieren, das dann die Lizenzen überprüft.
“Es nutzt nichts, wenn der IT-Leiter den Kaufvertrag für 50 Lizenzen vorlegt und bestätigt, dass auch 50 User damit arbeiten”, erklärt Matthias Brühl, Vorstand der DeskCenter Solutions AG. Das Unternehmen hat langjährige Erfahrung bei der Entwicklung und Implementierung von Lizenzmanagement-Lösungen bei Kunden quer durch alle Branchen und Firmengrößen. Brühl empfiehlt Unternehmen, die Softwarelizenzen generell elektronisch zu erfassen und zu verwalten. Dafür kommen spezialisierte Tools, sogenannte SAM-Lösungen (Software Asset Management) zum Einsatz wie zum Beispiel die DeskCenter Management Suite, die als erste Suite von der unabhängigen Unternehmensberatung KPMG zertifiziert ist. Nur zertifizierte SAM-Lösungen liefern bei einer Lizenz-Plausibilisierung die nötigen Informationen zuverlässig auf Knopfdruck und werden von den Herstellern anerkannt.
Bitte nicht zahlen – Software, die gar nicht genutzt wird
Eine ordentliche Erfassung und Verwaltung der Softwarelizenzen über ein geeignetes SAM-Tool hat noch einen ganz griffigen monetären Vorteil: Sie hilft Geld sparen. Denn die Praxis zeigt, dass mehr als 30 Prozent einmal erworbener Software-Lizenzen nicht mehr genutzt werden oder erst gar nie genutzt wurden. Da kann sein, dass die IT-Abteilung nicht erfährt, dass Kollege Schubert gekündigt hat. Die Lizenz kostet weiter. Oder sie brauchen neue Lizenzen und wissen gar nicht, dass sie eigentlich das Recht auf günstige Upgrade-Versionen haben – und zahlen dann den vollen Preis. Alle diese Details sind in einer SAM-Lösung erfasst und kommen automatisch zur Anwendung.
Entspannte Prüfungen und erfüllte Compliance-Anforderungen
Mit dem Einsatz einer professionellen Lizenzmanagement-Lösung schlägt man also gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe. “Wer seine Softwarelizenzen mit unserer DeskCenter Suite verwaltet, erfüllt die Anforderungen an die Lizenzbestimmungen aller gängigen Softwarehersteller wie Microsoft, Adobe, Autodesk und Co. und ist im Prüfungsfall auf der sicheren Seite”, verspricht Brühl. Genau das bestätigt auch die KPMG-Zertifizierung.
DeskCenter bildet den gesamten Lizenzprozess ab: Alle Lizenzen der gesamte Software des Unternehmens auf allen Rechnern und Geräten werden erfasst und die tatsächliche Nutzung der Software gemessen. Inklusive Rechnungen, Lizenzdokumenten und sämtlicher Parameter wie Upgrade- und Downgrade-Rechte, Bindungsfristen oder Mehrfachnutzungsrechte. Zu guter Letzt analysiert DeskCenter die Lizenzsituation und unterstützt das Unternehmen mit einem einfach verständlichen Ampelsystem und einem kontinuierlichen Abgleich der Software.
Eine Statistik der Business Software Alliance (BSA) besagt, dass 60 Prozent aller Unternehmen weltweit unterlizenziert sind. Das heißt, in diesen Firmen kommt Software zum Einsatz, für die nicht bezahlt wird. Die BSA ist die Interessensvertretung vieler großer Software-Hersteller wie etwa Microsoft, Adobe, Autodesk, Novell oder Symantec und ihre Aufgabe ist es, Lizenzverstöße aufzudecken und die “Täter” zur Rechenschaft zu ziehen. Und diese Lizenzprüfungs-Aktionen der Hersteller werden immer häufiger.
Das Risiko ertappt zu werden, steigt also. Zeit für ein professionelles Lizenz-Management-System. Dann sind Lizenz-Plausibilisierungen ein Kinderspiel, Mehrkosten durch ungenutzte Lizenzen gehören der Vergangenheit an und das Unternehmen ist wieder ein Stück sicherer.
