Frage der Woche: E-Mail im Geschäftsalltag

Seit vielen Jahren hat sich die E-Mail als Quasi-Standardkommunikationsmedium im Geschäftsalltag etabliert. Sie ist schnell, kostengünstig und unkompliziert in der Benutzung. Dennoch treten in Verbindung mit Mails immer wieder Probleme zu Tage: in den letzten Jahren war das hauptsächlich Spam, später haben sich aber auch Schwierigkeiten mit der Sicherheit immer weiter in den Vordergrund gespielt, vor allem in Bezug auf Verschlüsselung und Passwörter, beispielsweise in öffentlichen WLANs. Außerdem existieren heute viele alternative Kommunikationsmedien wie WhatsApp, oder Skype beziehungsweise diverse soziale Netze. Die meisten davon sind zwar nicht unbedingt sicherer, lassen sich aber noch einfacher benutzen und schließen Spam zumindest teilweise aus. Werden Echtzeit-Chat-Funktionen der E-Mail in naher Zukunft das Wasser abgraben? Oder ist die Mail so fest im Unternehmensalltag verwurzelt, dass sie uns noch viele Jahre erhalten bleibt? Zu dieser Frage äußern sich indera, Bitdefender, Clearswift, mindsmash, SEPPmail, SolarWinds und SSP Europe.

Markus Michael, Geschäftsführer indera

Markus Michael, Geschäftsführer der indera gmbh meint dazu: „Die E-Mail als Kommunikationsform ist wichtig und wird auch in den nächsten Jahren ein fester Bestandteil im Arbeitsalltag bleiben. Je nach Dringlichkeit unserer Anfrage werden wir aber in Zukunft das passende Medium wählen. Benötigen wir schnelle Antworten zu zeitkritischen Fragen, werden wir (Video-) Telefonie oder Messenger einsetzen. Bei nicht zeitkritischen Anfragen oder detailreichen Beschreibungen, werden weiterhin E-Mails eingesetzt werden.“

Bogdan Botezatu_komp

„Ich glaube nicht, dass die Geschäfts-E-Mail in absehbarer Zeit durch irgendeine andere Form der Kommunikation ersetzt werden könnte“, so Bogdan Botezatu, Senior E-Threat Analyst bei Bitdefender. „Dies liegt daran, dass eine E-Mail gleichzeitig an viele Empfänger gehen kann, alte Nachrichten als Thread lesbar sind und eine zeitlich unkritische, permanente Kommunikation möglich ist. Selbst wenn Instant Messenger die E-Mail ablösen, würden Spammer diesen Kommunikationsweg verstärkt angreifen, da sie hier dann die Mehrheit der möglichen Opfer finden würden. Entsprechend dürften E-Mail und der entsprechende Spam uns zumindest in den nächsten drei Jahren weiterhin begleiten.“

Guy Bunker, Clearswift

Guy Bunker, Senior VP of Products bei Clearswift fügt hinzu: „E-Mail-Kommunikation wird auf absehbare Zeit entscheidend das Geschäftsleben bestimmen, zusätzlich entwickeln sich aber auch neue Arten des Informationsaustauschs. Die Vorteile der neuen Kommunikationstools sind allseits bekannt –  sie sind schnell, günstig und effektiv. Gleichzeitig bedeuten sie aber auch ein hohes Sicherheitsproblem für das Unternehmen, denn mit den neuen Möglichkeiten steigt das Risiko, dass sensible Daten aus dem  Unternehmensnetz nach außen gelangen. Imageschäden, finanzielle Konsequenzen sowie Compliance-Verstöße können daher die Folge sein.

Es herrscht nach wie vor große Verwirrung in Bezug auf Anwendung und Funktion der Social Media Tools und alternativen Kommunikationsapplikationen im Arbeitsumfeld. Unternehmen fürchten, dass Social Media ein Risiko für ihre Informationssicherheit darstellt und dennoch verfügen sie über keine Strategien um mit der zunehmenden Popularität der neuen Kommunikationsmedien umzugehen. Zwar funktionieren Twitter und Facebook auf den meisten Servern, aber verbindliche Richtlinien gibt es nicht einmal für Corporate Accounts. Unternehmen, welche die Social-Media-Nutzung verbieten, erhoffen sich auf diese Weise Sicherheitsprobleme zu umgehen und durch schädliche oder unbeabsichtigte Posts hervorgerufene Imageschäden zu vermeiden. Genau das Gegenteil ist aber oft der Fall. Zum einen gelingt es Angestellten häufig Sicherheitsvorkehrungen zu umgehen, zum anderen verlieren Organisationen so ein gutes Mittel, mit ihren Kunden zu kommunizieren. Das kann dann wiederrum zu erheblichen Umsatzeinbußen und Imageschaden führen. In dieser Zwickmühle befinden sich selbstverständlich nicht nur große Unternehmen, auch kleinere Firmen haben dieselben Herausforderungen zu bewältigen.“