File Sharing-Plattform strukturiert die Arbeitsabläufe in der Cloud
Autor/Redakteur: Andreas Schlechter, Geschäftsführer des Systemhauses Telonic/gg
In firmeneigenen Cloud-Umgebungen werden Daten oft willkürlich in Ordner gepackt. Später sind die Dokumente nur schwer wiederzufinden. Dies rief die Entwicklung sogenannter Workplace-Tools hervor. Sie dienen in der Cloud als Arbeitsplattform und schaffen wieder Ordnung.
Eine Cloud-Arbeitsplattform sorgt für eine sichere Verbindung zu den Daten in der Wolke und regelt die Verwaltung sowie das File Sharing. Mit Hilfe der Web-basierten Arbeitsplattform lassen sich Dokumente unkompliziert austauschen – beispielsweise von Projekt- und Arbeitsgruppen. Bei firmenübergreifenden Projekten können die Zugänge zur Arbeitsplattform auch gesplittet werden – beispielsweise in Mitarbeiter der Firma und externe Geschäftspartner. Administratoren ist es in der Regel möglich, den Anwendern verschiedene Berechtigungen zuzuweisen: beispielsweise, welche Dateien von wem geöffnet oder geändert werden dürfen. Sogar anonyme Benutzer können für einen begrenzten Zeitraum auf einzelne Dateien zugreifen. Dazu wird seitens des Administrators ein Passwortschutz eingerichtet.
Die Bedienoberfläche einer professionellen Cloud-Arbeitsplattform bietet den Anwendern einige Workflow-Features – zum Beispiel in Form einer integrierten Chronik. Hier können alle registrierten Projektteilnehmer in chronologischer Reihenfolge aussagekräftige Kommentare einsehen. Diese geben Auskunft, wann Dateien von wem verändert wurden. Eine solch transparente Einsicht für alle Mitarbeiter verhindert lästige Nachfragen und beschleunigt die Arbeitsabläufe. Zudem sollte eine Cloud-Workplace-Lösung im besten Fall eine Benachrichtigungsfunktion für Mitarbeiter enthalten: Sobald etwas innerhalb der Cloud geändert beziehungsweise kommentiert wird, erhält der Benutzer per E-Mail oder SMS einen Bescheid darüber. Darüber hinaus sollte es aus Sicherheitsgründen eine Dateiverwaltungsfunktion geben, mit der Daten, die versehentlich gelöscht wurden, gerettet werden können. Professionelle Cloud-Plattformen unterstützen sowohl Windows, Mac OS als auch Apple iOS, Android und RIM Blackberry. Daher können Nutzer auch mit Mobilgeräten auf die Workplace-Lösung zugreifen.
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