Unternehmenseigene App-Stores: Licht und Schatten

Autor/Redakteur: Vincent Smyth, General Manager EMEA bei Flexera Software/gg

Der Trend zur “IT-Consumerization” (Mitarbeiter suchen sich ihre “Wunschgeräte” selbst aus) nimmt ungeahnte Ausmaße an: Immer mehr Mitarbeiter möchten im Büro die Geräte nutzen, die sie bereits privat einsetzen. Es herrscht “Wildwest-Stimmung”. Doch viele IT-Profis blicken kritisch auf die Kosten und die fehlenden Möglichkeiten zur Kontrolle der IT-Ressourcen.

Wohl nirgends sind die mit der IT-Consumerization verbundenen Hoffnungen und Ängste offensichtlicher als beim Thema “App Store”. Apps sind heutzutage der Dreh- und Angelpunkt. Für jede Aufgabe scheint es eine passende App zu geben. Auch im Unternehmensumfeld werden Apps immer populärer.

App Stores – iTunes, Google Play, Windows – stehen symbolisch für die Freiheit der Verbraucher, für jede Aufgabe schnell die passende App zu finden, herunterzuladen und zu implementieren. Die Bedienerfreundlichkeit und die große Verbreitung von App Stores für Konsumenten stehen im Kontrast zu den Regelungen, denen Mitarbeiter in Unternehmen unterworfen sind: Hier sind oft langsame und komplexe IT-Anforderungsprozesse zu beachten, wenn es darum geht, die gewünschten unternehmenseigenen Apps zu finden und zu erhalten.

Die Schattenseite

Unabhängig von ihrer Position erwarten Mitarbeiter in Unternehmen, dass das IT-Management ein Umfeld schafft, das ähnlich komfortabel ist, wie man es aus dem privaten Bereich kennt. Daher werden immer häufiger unternehmenseigene App-Stores mit dem Ziel eingeführt, beruflich benötigte und für das Unternehmen freigegebene Apps leichter aufzufinden und herunterzuladen. Allerdings sind vor der Einrichtung eines unternehmenseigenen App-Stores eine Reihe von Aspekten zu berücksichtigen:

• Kosten: Die meisten Apps für private Nutzer sind kostenlos oder kosten bestenfalls einige Euro. Enterprise Apps können mehrere Hundert, Tausend oder sogar Hunderttausend Euro je Benutzer kosten. Doch wie behält man die Kosten im Griff? Wie ist vorzugehen, wenn ein Manager eine App genehmigen muss, bevor sie heruntergeladen werden kann? Wie lassen sich die Kosten bis zur betreffenden Stelle oder Abteilung nachverfolgen?
• Komplexität: Consumer Apps sind auf die Geräte ausgelegt, mit denen sie auch heruntergeladen werden. So ist sichergestellt, dass beispielsweise Apps, die über iTunes heruntergeladen werden, auf dem iPhone laufen. Im Unterschied dazu werden Apps im beruflichen Umfeld auf mehreren Geräten eingesetzt: Desktop-PCs, Notebooks, mobile Geräte, in SaaS- oder virtuellen Umgebungen und so weiter. Ein unternehmenseigener App-Store muss daher wesentlich mehr Parameter berücksichtigen, damit der Mitarbeiter eine App erhält, die anschließend auch auf dem Zielgerät läuft.
• Umgebung: App Stores für Privatanwender werden für eine überschaubare Anzahl von Betriebssystemen geschrieben, beispielsweise IOS 6, Android 4.2., etc. In den meisten Unternehmen ist das Umfeld deutlich komplexer: Windows, virtualisierte Umgebungen, Private und Public Clouds oder SaaS. Wie kann sichergestellt werden, dass die Benutzerumgebung und der Bedarf des Benutzers im App Store richtig erkannt werden?
• Compliance: Wer für eine App bezahlt und diese in iTunes herunterlädt und anschließend nicht versucht, die App zu manipulieren und weiterzuverkaufen, wird kaum gegen die lizenzrechtlichen Vorschriften verstoßen können. Üblicherweise darf die App dann zeitlich unbegrenzt benutzt werden. Damit verbunden ist der Zugang zu allen Aktualisierungen. Dagegen erwerben Unternehmen Lizenzpakete für Benutzergruppen. Und die Bedingungen für die Bereitstellung und Nutzung der Lizenzen sind komplex. Wie lässt sich diese Komplexität in einem iTunes-ähnlichen App Store meistern?
• Management des Softwarelizenzlebenszyklus: Consumer Apps sind austauschbar. Aus wirtschaftlicher Sicht spielt es daher keine Rolle, ob sie genutzt oder gelöscht werden. Die Implementierung von Enterprise Apps ist dagegen kostspielig und komplex. Diese Apps müssen nachverfolgt, genutzt oder gegebenenfalls wiederverwendet werden. Was geschieht beispielsweise mit der Lizenz, wenn ein Mitarbeiter, der eine App heruntergeladen hat, aus dem Unternehmen ausscheidet? Und wenn der Mitarbeiter eine heruntergeladene App nicht nutzt, wie lässt sich diese App wieder in den Lizenzpool zurückholen, damit die Investition nicht verloren geht?