Vier neue Software-Lösungen mit Mehrwert für den Mittelstand

Überschaubar und einfach zu bedienen: Die neuen Solution-Packs von UTAX unterstützen den Fachhändler, seinen Einstieg ins Lösungsgeschäft zu finden und neue Kunden zu gewinnen. Foto: UTAX, A. Mertsch
Überschaubar und einfach zu bedienen: Die neuen Solution-Packs von UTAX unterstützen den Fachhändler, seinen Einstieg ins Lösungsgeschäft zu finden und neue Kunden zu gewinnen. Foto: UTAX, A. Mertsch

Mit einem neuen Softwarekonzept liefert die UTAX GmbH jetzt ihren Fachhändlern einen weiteren Baustein, um den Start in das Lösungsgeschäft zu finden. Es handelt sich um vier modulare Einstiegspakete, die unterschiedliche Wünsche des Mittelstands bezüglich optimierter Dokumenten-Workflows erfüllen: “Mehr Produktivität”, “Sicherheit”, “Scannen” sowie “Archivieren und Verwalten”. Speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) entworfen, nimmt UTAX mit den fertigen Solution-Packs dem Fachhandel für seine wichtigste Zielgruppe wichtige Vorarbeit ab. Die Ziele sind, den Eintritt ins professionelle Dokumentenmanagement sowohl für kleinere Betriebe attraktiv zu machen als auch neue Fachhändler zu gewinnen, die den Einstieg ins Lösungsgeschäft suchen. Damit festigt UTAX seine Positionierung als Fachhandelslieferant, der Mehrwerte für seine Partner und Kunden schafft.

Das Productivity-Pack hatte bereits auf der Cebit Premiere. UTAX-Fachhändler Stefan Pickbrenner von G&P aus Lüneburg ließ sich die neue Lösung auf dem Messestand im Echtbetrieb am MFP erläutern: “Das Productivity-Pack ist ein guter Einstieg. Komplexität und Kosten sind schlank gehalten, womit es die Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen bestens erfüllt. Im Beratungsgespräch beim Kunden können wir die Hardware mit dieser Zusatzausstattung aufwerten. Weniger Wartezeit bei Druckjobs, geringere Kosten und individuell angepasste Dokumenten-Workflows bieten der Zielgruppe einen Mehrwert.”

Jedes der vier UTAX Solution-Packs widmet sich dabei einem speziellen Aspekt für das Outputmanagement im Mittelstand und liefert fertige Antworten und Lösungen auf alltägliche Fragen der Kunden wie zum Beispiel “Wie beschleunige ich die Prozesse am Kopierer?”, “Wie können unnötige Wartezeiten vermieden werden?” oder “Kann ich meine individuellen Druckeinstellungen auch auf andere Systeme übertragen?”

Je nach Anforderungen kann die passende modulare Einstiegslösung gewählt und genau auf die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden. Wie UTAX-Vertriebsdirektor Joachim Brensing sagte, “bieten wir dem Fachhändler über die Lösungs-Packs hinaus Vermarktungshilfen aus einer Hand: Pre-Sales- und After-Sales Support, Produkte und Trainings. Wir unterstützen unsere Partner mit  Produkten, Ressourcen und Schulungen, damit sie sich im lokalen Wettbewerb profilieren können.”

Das Productivity-Pack verfügt über vielfältige Funktionen, die sicheres Drucken, komfortables Arbeiten sowie Verwalten und Kostenkontrolle ermöglichen: Follow-Me-Printing steht für die Aspekte Sicherheit und individuelle Konfiguration, weil erst nach einer Authentifizierung per PIN das Dokument am Ausgabesystem gedruckt wird. Sollte das üblich verwendete Drucksystem bereits besetzt sein, können auf diese Weise alle weiteren Druck- und Kopiersysteme verwendet werden, die sich im Netzwerk befinden und die mit einer Authentifizierungsmöglichkeit ausgestattet sind.

Diese  Zeitersparnis und bequeme Arbeitsabläufe erreicht der Nutzer über Scan-Menüs, die sich individuell einrichten und abrufen lassen. Ein Document-Reader neuester Generation ermöglicht es, Papiervorlagen in bearbeitbare Office-Dokumente für Word, Excel oder PowerPoint zu verwandeln. Per Tastendruck ist eine Mehrfachweiterleitung oder automatische Verteilung von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen möglich. Die Send to E-Mail-Funktion gibt dem Multifunktionssystem den Auftrag, in einem Arbeitsgang ein Dokument zu scannen, in ein Wunschformat zu speichern und per E-Mail zu versenden. Dabei ist auch eine Mehrfachweiterleitung auf Tastendruck möglich. Das Verwalten und eine Kostenkontrolle über Dokumenten-Workflows gelingt beim Productivity-Pack unter anderem dadurch, dass Druckaufträge den entsprechenden Kunden- oder Projektkonten zugeordnet sowie für bestimmte Arbeiten, wie zum Beispiel Farbe drucken ja oder nein, Berechtigungen vergeben werden können.

Vor allem für Unternehmen mit Publikumsverkehr, die sensible Daten verarbeiten, wie zum Beispiel Behörden, Banken oder Anwaltskanzleien, ist der Aspekt sicheres Drucken von Bedeutung. Das Security-Pack erfüllt  diese Anforderung, indem es die Daten direkt nach dem Versenden des Druckauftrages verschlüsselt und diesen erst aktiviert, wenn der Nutzer sich am Ausgabesystem seiner Wahl authentifiziert hat. Ob per Benutzeranmeldung oder per ID-Chip: der Druckjob erfolgt an dem Ort und zu dem Zeitpunkt, den der User wählt. Mehr Effizienz in der Abrechnung gelingt mit dem Security-Pack dadurch, dass Aufträge direkt bestimmten Kundenkonten zugeordnet werden können. Mit der flexiblen Berechtigungsvergabe können Nutzer zudem individuell für bestimmte Funktionen, wie unter anderem Farbdruck oder Scannen, autorisiert werden.

Ein Papierdokument in eine digitale Vorlage verwandeln und am PC bearbeiten und archivieren zu können, ist der große Vorteil des Scan-Packs. Sei es eine Word-, Excel- oder PDF-Datei: durch OCR (Optical Character Recognition) ist eine Texterkennung zur automatischen Umwandlung von gescannten Dokumenten möglich. Das Scan-Pack konvertiert Dokumente auch in durchsuchbare Dateien, so dass sie anhand von Schlagworten wiedergefunden werden können. Direkt am MFP kann auf eine Archivstruktur zugegriffen und Dokumente unmittelbar in vordefinierte Ordner abgelegt werden. Möglich ist auch der sofortige Versand an E-Mail-Adressen oder andere Ziele wie Netzwerkordner und  Fax-Server. Am Ausgabesystem als “One-Touch”-Bedienung gespeicherte Arbeitsschritte, zum Beispiel wenn der Nutzer häufig etwas als durchsuchbare PDF Dateien einscannen und im Rechnungsordner ablegen möchte, beschleunigen wiederkehrende Tätigkeiten im Büroalltag.

Das UTAX Eco-Pack ist ein Instrument, um digitale Datenbanken anzulegen. Es dient dazu, Ablagesysteme, die auf Papier basieren, in eine digitale Form zu überführen. Der Vorteil: Alles – egal ob Lieferschein, E-Mail, Rechnung oder Vertrag – ist in Sekunden per automatischer Suchfunktion wiederauffindbar. Passende Schlagworte können direkt am MFP oder am Computer eingegeben werden. Wer auf die Datenbanken Zugriff hat und sie verwalten darf, kann individuell festgelegt werden. Das Eco-Pack scannt Papiervorlagen von A6 bis A3, schwarz/weiß oder Farbe in die Formate PDF, TIFF und JPEG. Die Archivierung erfolgt automatisch bei jedem Scan-Vorgang einschließlich einer Volltext-Indexierung der abgelegten Dokumente.

Alle vier UTAX Solution-Packs folgen dem Ansatz, die Vielfalt an Hardware mit entsprechenden Softwarekonzepten zu verbinden. Systeme werden auf diese Weise intelligenter und deren Einsatzmöglichkeiten lassen sich weiter steigern. Dieser Ansatz lässt sich eins zu eins im Showroom des Fachhändlers demonstrieren. “Erhöhte Produktivität durch schnelle Authentifizierung am System oder mobiles Scannen wird für Kunden greifbarer, wenn sie es direkt am Gerät vorgeführt bekommen”, betont Joachim Brensing.

Voraussetzung für den Vertrieb der Solution-Packs ist die bereits abgeschlossene Teilnahme an den technischen Trainings bei UTAX. Fachhändler wenden sich dann einfach an ihren  Regionalvertriebsleiter. Wer noch kein technisches Training absolviert hat, kann sich ab sofort für die nächsten Termine im Juni anmelden. Sie sind einsehbar im Trainingskatalog auf der UTAX-Partner-Webseite. Als begleitendes Marketingmaterial stellt UTAX Präsentationen, Datenblätter, Pflichtenhefte und einen Kalkulator für Fachhändler zur Verfügung.

Weitere Informationen: www.utax.de

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