Unified Messaging as a Service

Autorin/Redakteur: Sibylle Klein, serVonic GmbH/gg

Kaufen oder mieten – dies fragen sich zunehmend mehr Unternehmen, die neue Software im Unternehmen einführen möchten. On-Premises oder On-Demand – diese Überlegung stellt sich auch bei der Einführung einer Unified Messaging Lösung. Unified Messaging vereint alle Nachrichtenarten – E-Mail, Fax, Voice, SMS – unter einer Oberfläche und macht den PC zum universellen Endgerät. Für den Benutzer spielt es keine Rolle, ob die Lösung im Haus installiert oder aus der Cloud genutzt wird, für das Unternehmen allerdings schon. Cloud Computing verspricht mehr Flexibilität und weniger Aufwand. Mit Unified Messaging in der Cloud sollen die Vorteile beider Lösungen vereint werden.

Unified Messaging in der Cloud

Ob und wie Unified Messaging in der Cloud realisiert werden kann, hängt maßgeblich von der Art der UM-Lösung ab. Grundsätzlich gibt es zwei Wege, Unified Messaging zu verwirklichen: Als eigenständigen Kommunikationsserver oder als integrierte Add-On Software zu einem bestehenden Messaging Server. Einen eigenständigen Kommunikationsserver zu entwickeln, erscheint zunächst bestechend: Hier können alle Ideen für Unified Messaging relativ einfach umgesetzt werden. Doch viele Unternehmen setzen bereits einen Messaging Server – zum Beispiel Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino – ein, der die grundsätzliche Struktur und Architektur für Messaging bereits zur Verfügung stellt. Hier eine Add-On UM-Lösung zu entwickeln, die die vorhandene Architektur nutzt, scheint daher sinnvoller: Die Add-On Lösung integriert sich in das vorhandene Messaging System und ergänzt lediglich die fehlenden Funktionen: E-Mail ist bereits vorhanden, Fax, Voice und SMS wird dem Benutzer im gewohnten E-Mail Client, beispielsweise Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes, zur Verfügung gestellt. Er kann die neuen Nachrichtenarten intuitiv nutzen und ebenso wie seine E-Mails verwalten, versenden, empfangen und bearbeiten.

Mit der Add-On Unified Messaging Lösung IXI-UMS von serVonic erhält der Benutzer alle Nachrichten – E-Mail, Fax, Voice, SMS – im gewohnten E-Mail Client, beispielsweise Microsoft Outlook (Screenshot: serVonic GmbH)
Mit der Add-On Unified Messaging Lösung IXI-UMS von serVonic erhält der Benutzer alle Nachrichten – E-Mail, Fax, Voice, SMS – im gewohnten E-Mail Client, beispielsweise Microsoft Outlook (Screenshot: serVonic GmbH)

Eine hochintegrierte Add-On Lösung nutzt auch die vorhandenen Datenbanken, das bedeutet, es werden keine Daten repliziert. Dadurch bleibt der Bedarf an Hardware gering und es entstehen keine, auch keine temporären, Inkonsistenzen. Von Vorteil ist es darüber hinaus, wenn sich die Add-On UM-Lösung auf Basis gängiger Standards in den jeweiligen Messaging Server integriert: Die führenden Hersteller von Messaging Systemen bieten ihre Software nicht mehr nur On-Premises, sondern ebenso On-Demand, an. Eine Add-On Unified Messaging Lösung, die die gängigen Standards bedient und sich in das Messaging System integriert, wird hier wenig Schwierigkeiten haben, auch mit dem jeweiligen Messaging Server in der Cloud zusammen zu arbeiten.

Standards: Das Zusammenspiel der Komponenten

Für die Nutzung von Unified Messaging spielt jedoch nicht nur der Messaging Server, sondern auch die TK-Anlage eine Rolle. Diese drei Komponenten müssen sich, unabhängig davon, ob sie On-Premises oder On-Demand genutzt werden, verstehen: Das Messaging System stellt die Kommunikationsstruktur und -architektur zur Verfügung, die TK-Anlage übernimmt die Verbindung in das öffentliche Telefon-Netzwerk. Der UM-Server vermittelt zwischen TK-Anlage und Messaging System und bereitet die UM-Nachrichtenarten Fax, Voice und SMS entsprechend auf, prüft die Berechtigungen und routet die Rückmeldungen über den Versand der Nachricht zum entsprechenden Postfach. Verständigen sich die drei Komponenten auf Basis gängiger Standards, gibt es für ein Unternehmen im Prinzip drei mögliche Varianten, Unified Messaging aus der Cloud zu nutzen.

Variante 1: Messaging Server und Unified Messaging Lösung in der Cloud, TK-Anlage On-Premises

Werden sowohl Unified Messaging Server und Messaging System aus der Cloud genutzt, integriert sich der UM-Server wie gehabt in das Messaging System, zum Beispiel Microsoft Office 365, IBM LotusLive Notes oder Google Apps. Der Benutzer erstellt eine UM-Nachricht – beispielsweise ein Fax – wie gewohnt in seinem E-Mail Client und versendet diese über das jeweilige gehostete Messaging System an den UM-Server in der Cloud. Dieser prüft die Berechtigungen und wandelt die Nachricht in faxfähiges Format um. Für die Verständigung mit der TK-Anlage ist jetzt lediglich eine sogenannte on-site Komponente vor Ort nötig: Von der Cloud wird die Faxnachricht via on-site Komponente über die TK-Anlage versendet. Der Empfang einer UM-Nachricht funktioniert in umgekehrter Richtung: Der an der TK-Anlage ankommende Ruf wird nach Berechtigungsprüfung von der on-site Komponente angenommen, die Übertragung wird gestartet, die Daten werden entsprechend aufbereitet und an das UM-System in der Cloud übergeben. Die Nachricht landet dann im E-Mail-Postfach des Benutzers. Die Verständigung zwischen UM-Server und Messaging System in der Cloud basiert auf dem Standard SMTP, on-site Komponente und UM-Server kommunizieren auf Basis von HTTP oder HTTPS und WebDAV. Die on-site Komponente vor Ort und die TK-Anlage verstehen sich je nach TK-Anlage auf ISDN Basis oder mit Hilfe von SIP oder H323.