Sicherer gesetzkonformer E-Mail-Versand von Rechnungen

Dem Traum vom papierlosen Büro kommen Unternehmen mit den drei neuen Modullösungen von ByteAction für die E-Mail-Übertragung sensibler Dokumente einen Schritt näher. ByteAction-Bill wurde dabei speziell auf den sicheren Versand von Rechnungen ausgelegt, während sich ByteAction-Pay für die Zustellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten eignet. ByteAction-Mail wurde für alle weiteren E-Mails des geschäftlichen Nachrichtenverkehrs konzipiert, deren sensible Inhalte vertraulich und verbindlich gehandhabt werden sollen.

Bei ByteAction-Mail verfasst der Sender seine Nachricht zunächst als herkömmliche E-Mail, bei ByteAction-Pay und ByteAction-Bill benötigt er ein PDF der entsprechenden Rechnung beziehungsweise des Lohn-/Gehaltsdokumentes. Die elektronische Nachricht, bestehend aus Text und gegebenenfalls Anhängen, wird verschlüsselt, komprimiert und dann als konventionelle E-Mail versendet. Angehängt ist dabei eine automatisch generierte Datei, die die Inhalte der E-Mail in verschlüsselter Form enthält. Der Provider des Absenders übermittelt den zugehörigen Nachrichtenschlüssel sicher an den unabhängigen Clearing-Service.

Anschließend kann der Empfänger der E-Mail die Nachricht entweder über das Webportal oder mittels Client Software öffnen. Damit stellt der Provider des Empfängers zusammen mit der Clearing-Stelle sicher, dass es sich um den korrekten Empfänger handelt, und sendet ihm oder ihr daraufhin den Nachrichtenschlüssel zu. Der Empfänger kann nun die angehängte verschlüsselte Datei öffnen und die Inhalte anzeigen oder speichern. Die Übermittlung des Schlüssels teilt der Provider der Clearing-Stelle mit, die wiederum den Provider des Absenders verständigt, der eine E-Mail-Bestätigung über die vollständige und korrekte Übermittlung der Nachricht an den Sender verschickt.

Mit ByteAction-Mail wandelt der Anwender eine konventionelle E-Mail in einen sicheren elektronischen Brief (elektronisches Einschreiben) um. Die automatische Empfangsbestätigung sorgt dabei für Sicherheit und Klarheit. Mittels des Transaktionsregisters sind alle Nachrichtenvorgänge dokumentiert. Da ByteAction-Mail die Datenschutzgesetze einhält, stehen Unternehmen in puncto Rechtskonformität auf der sicheren Seite.

Mit dem Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes im Juli 2011 müssen Unternehmen neue Anforderungen in Bezug auf elektronisch übermittelte Rechnungen erfüllen. Beispielsweise ist vorgeschrieben, dass die Dokumente mindestens zehn Jahre lang lesbar sein müssen. Unter Einsatz von ByteAction-Bill ist dies möglich. Außerdem sind Firmen mit dieser Lösung in der Lage, rechtskonforme Rechnungen ohne digitale Signatur sowie ohne Zertifikate per E-Mail zu übermitteln. Des Weiteren sorgt ByteAction-Bill für einwandfreie Überprüfbarkeit des Rechnungsversenders und stellt sicher, dass die Unversehrtheit gegenüber der Originalrechnung jederzeit nachgewiesen werden kann.

Speziell auf die elektronische Versendung von Lohn- und Gehaltsdokumenten ist ByteAction-Pay ausgelegt. Die Lösung hält die Datenschutzgesetze sowie die Anforderungen in Bezug auf das Arbeitsrecht ein. Mit ihrer Hilfe lassen sich Papier- und Druckkosten sparen, indem die Personalabteilung die Abrechnungen elektronisch an die privaten E-Mail-Adressen der Empfänger versendet.

Die neuen Modullösungen bietet ByteAction im Rahmen eines Partnerabkommens mit dem internationalen Dienstleistungsunternehmen regify an. Alle Services lassen sich nachträglich in bereits bestehende E-Mail-Umgebungen wie Microsoft Outlook oder Lotus Notes beziehungsweise in vorhandene Systeme zur Rechnungslegung oder Lohn-und Gehaltslösungen integrieren. Dadurch müssen keine zusätzlichen Soft- oder Hardware-Ausgaben getätigt werden. Versand und Empfang der speziell verschlüsselten Nachrichten sind dabei mit jeder E-Mail-Adresse möglich. Darüber hinaus ist problemlos eine Stellvertreterregelung aktivierbar. Je nach Wunsch können Unternehmen die Module als Software-as-a-Service (SaaS) buchen oder über eine Web-Oberfläche nutzen. Dadurch sind die Lösungen auch für den Einsatz auf Smartphones und Tablet-PCs geeignet.

Weitere Informationen: www.byteaction.de