Abschied von den alten Flaggschiffen

Autor/Redakteur: Stefan Waldhauser, Director Product Marketing, Alfresco/gg

Der digitale Wandel soll Unternehmen helfen, den hohen Wettbewerbsdruck mit mehr Produktivität und Flexibilität zu meistern. Enterprise Content Management (ECM) kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Daher stellen viele Verantwortliche ihre altgedienten Systeme 2015 auf den Prüfstand.

Langjährig etablierte Installationen tun sich mit der Forderung nach gesteigerter Produktivität besonders schwer. Vor allem in der mobilen Zusammenarbeit, beim Sharing von Inhalten, haben die Flaggschiffe von einst Nachholbedarf. Auch die Suche nach Inhalten ist bei weitem nicht so schnell und elegant, wie sich Mitarbeiter dies vorstellen. Internet-Suchmaschinen haben hier neue Standards gesetzt. Anwender erwarten heute denselben Komfort selbstverständlich von ihrem ECM.

Alte Architektur als Bremser

Auch seitens der IT wünscht man sich mehr Flexibilität. Denn die Fachabteilungen fordern zunehmend maßgeschneiderte Content-Anwendungen. Systeme, deren Architekturen in die Jahre gekommen sind, ermöglichen zwar mitunter noch ein Customizing. Zu verwirklichen sind solche Anpassungen aber nur über langwierige und kostenaufwendige Beratungsprojekte.

Unternehmen, die sich einem einzigen ECM-Anbieter verschrieben haben, leiden unter dieser Abhängigkeit besonders. Denn sie müssen Spezialwissen über die Integration oder die Anpassung ihres Systems in der Regel teuer einkaufen. Und selbst wer viel Geld in die Hand nimmt, stößt schnell an Grenzen – bedingt durch veraltete Software-Architekturen. Überall dort, wo Applikationsschicht und Datei-Repository sehr eng gekoppelt sind, wird eine Anpassung in der Regel zum Großmanöver mit langen Laufzeiten.

Integration hinterfragen

Kein Wunder also, dass zahlreiche Unternehmen über die Migration auf eine moderne Plattform nachdenken. Denn gerade die Zukunftsfähigkeit ist massiv gefährdet, wenn etablierte Softwareanbieter sich auf früheren Erfolgen ausruhen. Wenn sie nicht mehr in den Code ihrer Kernanwendungen oder gar in weitreichende Innovationen investieren, wird der Kunde zur “cash cow” degradiert. So ist zunehmend häufiger zu beobachten, dass etablierte Anbieter moderne Technologie durch Übernahmen zukaufen. Das Produktportfolio dieser Hersteller gleicht dann einer bunt gemischten Flotte aus wendigen Online-Lösungen, Paketen für den Mittelstand und den alten, riesigen “Supertankern”. Wer sich hohe Flexibilität bei großem Leistungsumfang wünscht, steht hier vor einem Problem: Ihm wird nur scheinbar das Gewünschte geboten, doch die Anwendungen, insbesondere Cloud- und On-premise-Lösungen, sind untereinander nicht integriert; von einer Synchronisation gar nicht zu reden.

Security: Cloud ist nicht gleich Cloud

Beim Thema Cloud ist zudem besondere Vorsicht geboten: Es bestehen massive Unterschiede hinsichtlich der Security der verschiedenen Angebote, denn das Thema ist sehr vielschichtig. Der Provider sollte als Grundvoraussetzung die Ausfallsicherheit des Rechenzentrums nachweisen können. Zudem muss er Maßnahmen zum Schutz vor Datendiebstahl belegen können, etwa entsprechende Zertifikate wie SOC2 und ISAE 3000 – und vor allem laufende Kontrollen durch unabhängige IT-Security-Dienstleister. Die verschlüsselte Übertragung von Daten ist ebenfalls ein Muss. Auch am Speicherort sollten sie mit einem 256-Bit-AES-Algorithmus abgesichert werden. Grundsätzlich ist es sicherer, Content zentral vorzuhalten und dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter von überall her darauf zugreifen können. Idealerweise können sie Content auch mit Partnern und Kunden teilen, sofern die Unternehmens-Richtlinien das grundsätzlich gestatten. Für Apps auf Mobilgeräten gilt ebenfalls: Inhalte sind nur verschlüsselt zu speichern. Wesentlich ist zudem ein zuverlässiges, flexibles Rechtekonzept; auch in der Cloud.