Licht ins Dunkel: Der Schatten-IT mit Kooperation, Tools und neuen Beschaffungsprozessen begegnen
Autor/Redakteur: René Delbé, International Solution Sales Engineer bei Ipswitch/gg
Auch das noch! Eine IT-Abteilung hat doch schon alle Hände voll zu tun, wenn sich alle Anwender an die Regeln halten. Sie baut ein Unternehmensnetzwerk auf, bestückt alle Arbeitsplätze mit einer funktionierenden IT, muss das alles in Schuss halten und für Sicherheit und Stabilität sorgen. Doch ein Nebenschauplatz bringt das IT-Management vieler Unternehmen zunehmend unter Druck: Schatten-IT. Viele Fachabteilungen oder einzelne Mitarbeiter beschaffen sich Anwendungen, die sich dem Sichtfeld der IT-Verantwortlichen entziehen. In einer Studie hat PricewaterhouseCoopers (PwC) festgestellt, dass in den Unternehmen zwischen 15 und 30 Prozent der IT-Ausgaben durch Geschäftseinheiten außerhalb des offiziellen IT-Budgets getätigt werden.
BYOD hat Wildwuchs legitimiert
Dieser IT-Wildwuchs ist für die IT-Verantwortlichen ein wahres Schattengewächs und wird mit dem Schlagwort “Schatten-IT” belegt. Darunter fällt der Einsatz “nicht genehmigter IT Produkte und Services” oder, wie es der Informatikprofessor der Hochschule Konstanz, Christopher Rentrop, in einem Fachvortrag ausdrückte: Schatten-IT sind “alle Anwendungen, die ohne die IT beschafft und nicht im Rahmen von IT-Service-Management (ITSM) betrieben werden.” Das Phänomen ist nicht neu. Mit Bring Your Own Device (BYOD) hat es in Unternehmen verstärkt Einzug erhalten und wurde in vielen Unternehmen in gewisser Weise legitimiert. Die selbst mitgebrachten Geräte sind jedoch nicht das eigentliche Problem. Diese Hardware können Netzwerkmanagement-Tools identifizieren. Sehr schwierig wird die Kontrolle von Social Media-Plattformen und Cloud-basierten Anwendungen. Über Facebook oder Dropbox können Mitarbeiter zum Beispiel unbeobachtet Dokumente versenden oder veröffentlichen.
Nicht-freigegebene Software und Services nicht überschauen, managen und eliminieren zu können, frisst Bandbreite, verlangsamt Netzwerke, bringt Compliance-Probleme und erhöht die finanzielle und personelle Last für die IT-Abteilungen. Laut der PwC-Studie geht die Hälfte der IT-Manager davon aus, dass 50 Prozent ihres Budgets für das Verwalten von Schatten-IT dahinschmilzt. Grundsätzlich ist Transparenz für IT-Administratoren das A und O. Immerhin zwölf Prozent der IT-Administratoren nannten “Licht in die Schatten-IT bringen” als ihren größten Herzenswunsch bei einer Befragung von 400 IT-Administratoren durch den Netzwerkspezialisten Ipswitch. Sie sind der Meinung, dass es ihren Arbeitsalltag immens erleichtern würde, wenn die Anwender offenlegten, welche Applikationen sie auf ihren Arbeitsrechnern installiert haben.
Der Beschaffungsprozess krankt
Die Argumente der Fachabteilungen, warum sie bei der IT-Beschaffung unter dem Radar der IT-Abteilungen fliegen, wiederholen sich durchweg. Ob in persönlichen Gesprächen oder als Ergebnis von Studien, drei Begründungen finden sich immer wieder. Erstens: Die interne IT ist zu träge und umsetzungsschwach. Zweitens: Der internen IT fehlt für die Bereitstellung und den Betrieb bestimmter Anwendungen die nötige Kompetenz. Drittens: Die interne IT ist zu teuer und komplex. Das Analystenhaus Gartner prognostiziert, dass im Jahr 2020 nicht weniger als 90 Prozent der IT Budgets außerhalb der IT kontrolliert werden. Und auch Forrester stellt die Vermutung auf, dass dann die zentrale IT-Abteilung vielerorts bereits obsolet sein könnte. Somit stellt Schatten-IT eine geradezu existenzielle Bedrohung für die IT-Abteilungen dar. Doch kann nicht genau dieser Trend auch eine große Chance bieten?
Die Vorwürfe an die IT, die im Zusammenhang mit Schatten-IT im Raum stehen, sollten die Unternehmen – und gerade die IT-Abteilungen selbst – ernst nehmen. Einer der wichtigsten Gründe, warum Schatten-IT so floriert, liegt in der Tatsache, dass der IT-Beschaffungsprozess heutzutage in den meisten Unternehmen krankt. Es sind diese schwerfälligen Prozesse, die seit über 25 Jahren Anwendung finden, die den Schatten werfen. Sie müssen überdacht und neu ausgerichtet werden. Organisationen sollten die Bedürfnisse ihre Mitarbeiter genau im Blick haben und überlegen, welche Anschaffungen und Vorgehensweisen es braucht, um die Mitarbeiter effizienter, effektiver und letztlich auch zufriedener zu machen.
Den Mitarbeitern zuhören
Die IT-Verantwortlichen müssen die Schatten-IT einkreisen und einfangen. Die IT-Abteilung sollte anstreben, dadurch eine konstruktive Kraft zu werden, dass sie den Mitarbeitern genau zuhört. Die Consumerization of IT muss man erst einmal als Chance begreifen, bevor man die Risiken eindämmen kann. Die Mitarbeiter wollen ja in der Regel nicht vorsätzlich das IT-Management umgehen. Meist haben sie ein ganz konkretes und akutes Problem, für das sie eine schnelle Lösung wünschen. So ist es natürlich für Mitarbeiter viel weniger Aufwand, einfach eine kostengünstige Cloud-basierte Lösung aus dem Netz zu nutzen, als langwierige IT-Beschaffungsprozesse anzustoßen, die möglicherweise im Sande verlaufen oder das Kernproblem nicht lösen. Im privaten Umfeld sind Mitarbeiter den Komfort gewohnt, sich mit Apps und Cloud-Anwendungen das Leben zu vereinfachen. Warum sollen sie dann im Business darauf verzichten? Das erklärt beispielsweise die große Beliebtheit von Dropbox in Unternehmen. Das Mailsystem ist für großen Anhänge ungeeignet – also erstellt ein Mitarbeiter schnell eine Dropboxverlinkung und schon ist die Sache vom Tisch.
