Das sind die fünf größten Stärken von cloudbasiertem Dokumentenmanagement
Autor/Redakteur: Nils Becker-Birck, Regional Sales Senior Manager Printing Solutions bei Dell/gg
Das Cloud Computing eröffnet Unternehmen viele neue Möglichkeiten in den unterschiedlichsten Bereichen. Dazu zählt auch das Management von Dokumenten mit Diensten wie Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint Online. Dieser Beitrag befasst sich mit den größten Stärken dieser Plattformen.
Die erste Stärke ist sicher die ständige Verfügbarkeit. In der Cloud abgelegte Dokumente können jederzeit an jedem Ort mit Internetzugang auf jedem beliebigen Endgerät abgerufen werden. Dabei stellen die Dokumenten-Management-Dienste den Nutzern in aller Regel deutlich mehr Kapazität zur Verfügung als die meisten E-Mail-Dienste. Dadurch lassen sie sich als zentrale File-Sharing-Plattform nutzen, über die Mitarbeiter digitale Unterlagen gemeinsam nutzen und teilen können.
Die zweite Stärke: besseres Teamwork. Dies ermöglicht Unternehmen beispielsweise, Prozesse für die Zusammenarbeit verteilter Teams aufzusetzen, ohne dazu in eine kostspielige Individuallösung investieren zu müssen. So können etwa Filialen ihrer Firmenzentrale über diese Cloud-Dienste Quittungsbelege digital zur Verfügung stellen, Mediendienstleister neue Fotos oder Layouts einer Vielzahl von Benutzern unverzüglich zukommen lassen oder Patientenunterlagen an verschiedenen Stellen in einem Krankenhaus genutzt werden.
Stärke drei: höhere Effizienz. Durch Scannen in und Drucken aus der Cloud steigt die Effizienz ganz erheblich. So lassen sich etwa Unterlagen digital erfassen, via Optical Character Recognition in editierbare Digitalformate konvertieren und direkt in die Cloud laden. Partner, Kunden oder Lieferanten können sie dann jederzeit einsehen und bei Bedarf bearbeiten – sei es auf dem PC, dem Notebook, dem Tablet oder dem Smartphone – und danach wieder in die Cloud zurückladen, wo sie sofort zur weiteren Bearbeitung oder zum Ausdruck zur Verfügung stehen.
Die vierte Stärke: mehr Verlässlichkeit. Um bei der Nutzung dieser Dienste sowohl die Dokumente in der Cloud als auch die eigene Infrastruktur abzusichern, müssen die nötigen Vorkehrungen getroffen werden. Dazu zählen etwa der Schutz von Passwörtern und der Einsatz von Sicherheitssystemen wie Firewalls. Dann können Unternehmen aber durchaus von mehr Verlässlichkeit profitieren – etwa im Vergleich zu Dokumenten, die auf Mobilgeräten gespeichert sind, die wiederum gestohlen werden oder verloren gehen können.
Die letzte Stärke ist der geringere Ressourcenverbrauch. Es freut auch die Umwelt, wenn Dokumente in der Cloud gespeichert werden, dadurch weniger Hardware betrieben und damit auch weniger Energie verbraucht wird. Darüber hinaus sorgt die ständige Verfügbarkeit der Dokumente – etwa auch auf Tablets und Smartphones – dafür, dass diese nur noch dann ausgedruckt werden, wenn dies unbedingt nötig ist.
Wollen Unternehmen diese Vorteile voll ausnutzen, sollten sie dabei auf eine intelligente Cloud-Printing-Lösung setzen. Systeme wie der Dell Document Hub ermöglichen es, via Single-Sign-on integriert auf alle gängigen Dokumenten-Dienste der Cloud zuzugreifen. So sind die Nutzer nicht auf einen bestimmten Dienst festgelegt, sondern können über alle Plattformen hinweg nach Dokumenten suchen oder in ihre unterschiedlichen Verzeichnisse scannen, und müssen sich dafür nur einmal anmelden. Die Lösung steht außerdem nicht nur auf PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones zur Verfügung, sondern auch direkt auf einem Multifunktions-Farbdrucker. Sollen Dokumente in die Cloud hochgeladen oder aus der Cloud gedruckt werden, ist der übliche Umweg über einen PC damit hinfällig.
