Bilanzen und Zahlungsströme konsolidieren
Um sowohl auf die lokalen Anforderungen als auch internationale Standards erfüllen zu können, sollte es mit dem ERP-System möglich sein, sowohl Firmen-Finanzbericht-Standards frei zu definieren und diese neben lokal festgelegten und geforderten Finanz-Standards einzusetzen. Außerdem müssen mittelständische Unternehmen in der Lage sein, in Echtzeit einen Überblick über alle Finanzströme – auch länderübergreifend – zu erhalten. Darüber hinaus ist es erforderlich, dass auch die Finanzvorgaben von Länderniederlassungen zu erfüllen, die in der Regel eine eigene Rechtsform haben.
Praxisbeispiel: Erfolgreicher Einsatz einer ERP-Software
Die Generator Hostels setzen auf Exact Globe und profitieren so von einem vereinheitlichten Berichts- sowie Rechnungswesen an ihren acht europäischen Standorten. Darüber hinaus ist die Hotelkette in der Lage, ihre Personalressourcen effizient auszuschöpfen. Mittlerweile betreibt Generator Häuser in London, Kopenhagen, Dublin, Hamburg, Venedig, Barcelona und Berlin. Im Zuge der Expansion wurde europaweit eine neue ERP-Lösung eingeführt, mit der man auch für weiteres Wachstum sehr gut gerüstet ist. In Kürze werden neue Hostels in Paris, Amsterdam, Rom und Madrid eröffnet.
Ziel waren ein schneller Zugriff der Finanzabteilung durch ein effizientes Berichtswesen und die Möglichkeit, Daten in Microsoft Excel zu exportieren ohne eine neue Schnittstelle einzurichten. Zudem sollte die Software einfach zu bedienen und in möglichst vielen Sprachen verfügbar sein und eine hohe Standardisierung aufweisen. Die größte Herausforderung stellten allerdings die europäischen Steuervorschriften dar, denn jedes Land hat sein eigenes Steuerrecht. Daher war es notwendig, die Schnittstelle des Reservierungssystems an die ERP-Software für jedes einzelne Land individuell anzupassen. In Italien und Spanien basiert das Rechnungswesen beispielsweise anders als in Deutschland auf einem Rechnungsausgangsbuch, in dem zahlreiche Informationen berichtet werden. Doch nicht alle diese Informationen müssen in die Buchhaltung übernommen werden. Daher musste die Software die Möglichkeit bieten, bereits bearbeitete Informationen zusammen zufassen oder einzeln zur umsatzsteuerlichen Weiterbearbeitung darzustellen.
Standardisierung war ausschlaggebend
Die jetzt eingesetzte ERP-Lösung überzeugte durch ihre hohe Standardisierung für die internationale Nutzung sowie eine leichte Installation und Bedienbarkeit. Bei der Implementierung lag die größte Herausforderung darin, die konzerninternen Standards mit den lokalen Steuervorschriften zu kombinieren. Ein Berater von Exact war dazu zwei Tage vor Ort und stellte sicher, dass alle lokalen Einstellungen korrekt vorgenommen wurden. Eine umfassende Einweisung und Schulung der Mitarbeiter der Hotelgruppe war nicht erforderlich, weil das System weitestgehend selbsterklärend ist.
Dank des neuen ERR-Systems konnten die Generator Hostels hohe Einsparpotenziale erzielen. Alleine dadurch, dass keine externen Steuerbüros mehr beauftragt werden müssen, spart die Hotelkette zwischen 1.000 und 2.000 Euro monatlich an jedem ihrer Standorte. Zudem erleichtert die einfache Bedienung den Mitarbeitern die tägliche Arbeit und ermöglicht einen flexiblen Einsatz der Personalressourcen über alle Standorte und Ländergrenzen hinweg.
Entwicklung geht weiter
Seit der Einführung der Software haben die designorientierten Hostels nicht nur in sechs Ländern expandiert, sondern auch ihre IT-Infrastruktur von einer lokalen Serverstruktur auf eine Cloud-Lösung umgestellt. So ist nun auch die ERP-Lösung selbst in der Cloud installiert und steht den Mitarbeitern über ihr Windows-Nutzerprofil zur Verfügung. Die Hotelgruppe ist mit der Software und vor allem mit der hohen Flexibilität sehr zufrieden. Regelmäßig gibt es Weiterentwicklungen und kleine Verbesserungen: Zuletzt realisierte man gemeinsam mit Exact ein Modul, um eingescannte Rechnungen mit der ERP-Lösung direkt in Buchungssätze umzuwandeln.
