Bilanzen und Zahlungsströme konsolidieren

Autor/Redakteur: Henk Vluggen, Principal Presales bei Exact Software/gg

Die Konsolidierung von Bilanzen und Zahlungsströmen von unterschiedlichen Niederlassungen ist insbesondere für mittelständische Unternehmen, die Tochterunternehmen in anderen Ländern besitzen, eine geschäftskritische Anforderung. Denn Geschäftsführer, Chief Finanz Officer (CFO) oder Chief Operation Officer (COO) müssen in der Lage sein, auf Tages- und Monatsbasis auszuwerten, welcher Geschäftsbereich welche Umsätze erzielt. Darüber hinaus ist es essentiell, dass Firmen einen schnellen Überblick darüber haben, welche Produkte in welcher Region am meisten nachgefragt werden. Mit der folgenden Checkliste können international tätige Mittelständler prüfen, ob ihre bestehende ERP- oder Financelösung alle wesentlichen Anforderungen erfüllt, um im In- und Ausland erfolgreich zu sein.

Checkliste für international Accounting: Haben Sie bereits den richtigen, konsolidierten Überblick über ihre Geschäftsdaten?

1. Ist es möglich bei Bedarf täglich auf die Bilanzen, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie auf die aktuellen Finanzkennzahlen wie Ein- und Verkäufe oder Umsätze zuzugreifen? Diese Daten sollten sofort und tagesaktuell zur Verfügung stehen.
2. Können die Daten beziehungsweise Programme der Tochterunternehmen gelesen und verstanden werden, das heißt, sind die notwendigen Informationen sowohl in der gleichen Software als auch in der gleichen Sprache verfügbar? Dabei sollten sowohl die Maske als auch die Stammdaten für alle Tochtergesellschaften in einer Sprache sein.
3. Werden die Finanzdaten täglich über Schnittstellen aus dem operativen System aktualisiert? Geschieht dies auch bei den ausländischen Tochtergesellschaften? Wie aufwendig ist die Wartung der Schnittstellen, auch bei den Tochterunternehmen? Müssen mehrere Schnittstellen gewartet werden? Das System sollte standardisiert sein, wodurch die Schnittstellen nur einmal für alle Tochterunternehmen eingerichtet, definiert und gewartet werden müssen. Darüber hinaus sollte die Lösung hoch integrierbar sein und über ein modernes Interfacing via XML/DSV, ASCII beziehungsweise HTTPS verfügen.
4. Sind die Daten der Tochtergesellschaften in konsolidierten Auswertungen so verfügbar, wie dies gewünscht wird (International Financial Reporting Standards (IFRS), United States Generally Accepted Accounting Principles (US GAAP), Vorschriften des Handelsgesetzbuch (HGB) etc.)? Diese Standards sollten frei definierbar sein und zusätzlich an Unternehmensvorgaben angepasst werden können. Die Lösung sollte lokale und internationale Bilanzen parallel erstellen, wie beispielsweise nach den US GAAP oder dem HGB.
5. Lassen sich Personalausfälle in der Finanzabteilung der ausländischen Tochterunternehmen durch die Übernahme der Aufgaben am Hauptsitz oder in anderen Niederlassungen kompensieren? Die Software sollte in der Lage sein, durch standardisierte Prozesse Personalausfälle auszugleichen, beispielsweise durch einen Webzugriff oder Shared Service Center.
6. Ist es möglich, Ad Hoc-Anfragen innerhalb kürzester Zeit zu beantworten wie beispielsweise eine länderübergreifende Aufstellung der täglichen Aufwendungen beziehungsweise Kosten abzüglich der Tageseinnahmen? Mit der Lösung sollten derartige, einmal definierte Abfragen jederzeit in allen Niederlassungen durchgeführt werden können.

Die bestmögliche ERP-Lösung

Nur wenn das ERP-System diese Anforderungen erfüllt, sind mittelständische Unternehmen in der Lage, die Zahlenströme und Bilanzen ihrer internationalen Niederlassungen zu konsolidieren sowie eine vollständige, länderübergreifende Finanzbuchhaltung bereitzustellen. Daher sind Firmen auf ein System angewiesen, das sowohl ein internationales Controlling als auch ein umfassendes Workflowmanagement und eine Projektkostenverwaltung ermöglicht.

Damit man mit der Lösung benutzerfreundlich und effizient arbeiten kann, sollte nur eine Benutzeroberfläche notwendig sein, um das Finanzbuchhaltungssystem in allen Ländern zu verwalten. Eine Oberfläche sollte auch ausreichen, um eine Schnittstelle zu einer vorhanden Business Software zu ermöglichen. Zudem muss die Lösung in der Lage sein, mehrere Landes-Finanzbuchhaltungen zu konsolidieren und so die Finanzdaten aller Niederlassungen zusammenzustellen.